Oppbevaring av styre- og generalforsamlingsprotokoll

Styre- og generalforsamlingsprotokoll skal oppbevares i hele selskapets levetid, og oppbevaringen skal skje på papir.

Del

NARF Fagsupport har fått enkelte spørsmål knyttet til oppbevaringsplikten for styre- og generalforsamlingsprotokoll, herunder krav til oppbevaringstid, oppbevaringsmedium og sikring. Styre- og generalforsamlingsprotokoll er ikke oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13, og oppbevaringsreglene i bokføringslov og -forskrift gjelder derfor ikke.

Reglene om styre- og generalforsamlingsprotokoll finnes i aksjeloven:

  • Aksjeloven § 5-16 krever at møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede, holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet, og oppbevares på en betryggende måte.
  • Aksjeloven § 6-29 bestemmer at det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal som hovedregel underskrives av alle styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Her er det ikke gitt bestemmelser om tilgjengelighet, oppbevaring og sikring.

I norsk lovkommentar legges det til grunn at generalforsamlingsprotokoll kan føres som et løsbladsystem, men da bør sidene pagineres. Derimot kan protokollen neppe føres elektronisk, ettersom det forutsettes at den skal undertegnes. Selve utarbeidelsen av protokollen kan skje elektronisk, men da må det tas utskrift for signering og oppbevaring. Tilsvarende konkluderes det med at styreprotokollen kan føres som et løsbladsystem, men det bør da gjennomføres på en slik måte at det ikke er mulig å plukke ut sider av protokollen i etterkant. Styreprotokollen kan ikke være i elektronisk form.

Problemstillingen er videre omhandlet i Ot.prp. nr. 108 (2000-2001) Om lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon punkt 3.11.1.5.3:

"Når det gjelder aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 2-9, 5-16 og 6-29 holder departementet fast ved at stiftelsesdokument, generalforsamlingsprotokoll og styreprotokoll ikke kan være i elektronisk form. Protokoller skal oppbevares i hele selskapets levetid, og det er viktig at det finnes i et medium som er svært tidsbestandig. Elektroniske dokumenter tilfredsstiller ikke dette kravet. Det forhold at det kreves at stiftelsesdokument og protokoller finnes i papirbasert original, er selvsagt ikke til hinder for elektronisk kommunikasjon av disse, for eksempel til Foretaksregisteret. Etter dagens regler er det ikke originaldokumentet, men en bekreftet kopi av dokumentet som sendes Foretaksregisteret, jf. foretaksregisterloven § 4-4. Plikten til å oppbevare protokollene på papir er ikke til hinder for at man i stedet for å sende en bekreftet papirkopi til Foretaksregisteret sender en elektronisk kopi."

Konklusjonene blir etter dette som følger:

  • Styre- og generalforsamlingsprotokoll kan utarbeides elektronisk
  • Protokollene må skrives ut på papir for signering
  • De signerte protokollene skal oppbevares på papir i hele selskapets levetid
  • Protokollene kan føres/oppbevares som et løsbladsystem, paginert og slik at det ikke er mulig å plukke ut sider i etterkant
  • Protokollene skal oppbevares på en betryggende måte. Det antas av bokføringsreglene for sikring av papirbasert regnskapsmateriale kan legges til grunn også for styre- og generalforsamlingsprotokoll.

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs