Sikring av oppdragsdokumentasjon

Bransjestandardutvalget presiserer at nivået på sikringen av oppdragsdokumentasjon må tilpasses formålet med dokumentasjonen, og risikoene knyttet til oppbevaringen. Dette tilsier ikke noe forbud mot oppbevaring i tekstbehandlings- eller regnearkformat.

Del

Regnskapsførerforskriften § 3-2 og standard for god bokføringsskikk (GRFS) kapittel 6 stiller krav til regnskapsfører skal dokumentere sitt arbeid gjennom såkalt oppdragsdokumentasjon. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse. Kravet til sikring forstås på samme måte som etter bokføringsloven § 4 nr. 9 og § 13 tredje ledd, bokføringsforskriften kapittel 7 og NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale. Spørsmålet er om dette innebærer at oppdragsdokumentasjonen ikke kan oppbevares i direkte redigerbare filformater, typisk tekstbehandlings- og regnearkformater? Et vanlig eksempel på dette er oppbevaring av periodiske avstemminger etter GRFS punkt 5.7.3 i Excel-format, hvor avstemmingsskjemaene oppdateres for hver ajourholdsperiode.

Bransjestandardutvalget henviser til at de kravene i bokføringsreglene som ifølge GRFS skal gjelde på samme måte for oppdragsdokumentasjonen er som følger:

  • Oppdragsdokumentasjonen skal på en forsvarlig og betryggende måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap. Her ligger det et «forsvarlighetskrav», altså ikke et krav om absolutt sikring. Det er ikke stilt konkrete krav til filformater, oppbevaringsmedier mv., og bestemmelsene forbyr ikke oppbevaring av oppdragsdokumentasjonen for eksempel i tekstbehandlings- eller regnearkformat så lenge regnskapsfører totalt sett mener at sikringen mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse er betryggende/forsvarlig.
  • Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Det kan skje for eksempel i tekstdokumenter eller regneark.
  • Det skal foreligge en sikkerhetskopi av elektronisk oppdragsdokumentasjon, for eksempel tekstdokumenter eller regnearkfiler.
  • Det stilles krav til risikovurdering og tilpassede sikringstiltak ved elektronisk oppbevaring av oppdragsdokumentasjon, se særlig NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale punkt 6.2.

Krav som etter GRFS ikke gjelder for oppdragsdokumentasjonen, men for spesifikke typer regnskapsmateriale etter bokføringsreglene, er ifølge Bransjestandardutvalget som følger:

  • Salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet (bokføringsforskriften § 5-2-9).
  • Dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag) og dokumentasjon av balansen som utstedes på papir skal utstedes med en papir- og trykkvalitet som sikrer lesbarheten i hele oppbevaringsperioden (bokføringsforskriften § 5-13).
  • Begrensninger i adgangen til oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag) og dokumentasjon av balansen i tekstbehandlings- og regnearkformater etter NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer.

Det er etter Bransjestandardutvalgets oppfatning sentralt å vurdere kravene til betryggende og forsvarlig sikring i forhold til formålet med oppdragsdokumentasjonen, og i forhold til risikoen knyttet til oppbevaringen av denne. Mens oppdragsgivers regnskapsmaterial blant annet underbygger skatte- og avgiftsberegninger, så er oppdragsdokumentasjonen kun ment til intern bruk hos regnskapsfører og ved ekstern kvalitetskontroll. Dette antyder at det kan kreves noe mindre av sikringen av oppdragsdokumentasjonen. Videre oppbevares oppdragsdokumentasjonen som hovedregel internt hos en profesjonell part, regnskapsføreren, noe som i seg selv kan gi lavere risiko enn for regnskapsmateriale som oppbevares hos den enkelte bokføringspliktige som ikke nødvendigvis har særskilt kompetanse på området.

Regnskapsfører må etter dette gjøre en vurdering av risikoen for at oppdragsdokumentasjonen ikke vil oppfylle sitt formål grunnet urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse (sannsynlighet og konsekvens), og eventuelt implementere nødvendige sikringstiltak for å redusere denne risikoen til et forsvarlig/betryggende nivå. Dette tilsier ikke noe forbud for eksempel mot å oppbevare avstemminger i regnearkformat.

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs