Oppdragsdokumentasjonen har fått halvert oppbevaringstid

Oppdragsdokumentasjonen for regnskapsførere er redusert til fem år. Unntatt er kopi av korrespondanse med kunden om feil og mangler som fortsatt må oppbevares i 10 år.

Del

Unntaket innebærer at man må ha et system for å skille ut den delen av dokumentasjonen som har forlenget oppbevaringstid. Regnskap Norge er skuffet over at fem års fristen ikke er innført på alt, slik vi argumenterte for i høringen. Forhåpentligvis er dette bare et midlertidig tilbakeslag. Vi jobber videre med saken i det pågående lovutvalgsarbeidet vedrørende regnskapsfører- og revisorlovgivningen.

Endringen er tatt inn i regnskapsførerforskriften § 3-2 annet ledd (endringer i kursiv):

Ǥ 3-2.Dokumentasjon av oppdrag

Regnskapsfører skal kunne dokumentere hva som er utført for hver enkelt oppdragsgiver. Kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører har påpekt feil og mangler skal kunne fremlegges.

Dokumentasjon som nevnt i første ledd, første punktum skal oppbevares i fem år etter utløpet av regnskapsåret. Dokumentasjon som nevnt i første ledd, annet punktum skal oppbevares i 10 år etter utløpet av regnskapsåret. Regnskapsførervirksomhetens eksemplarer av periodiske regnskaper og avstemmingsdokumentasjon trenger ikke oppbevares lenger enn to år etter utløpet av regnskapsåret.

Dokumentasjonen skal oppbevares i samsvar med forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring § 7-1 og § 7-2.»

Endringen trer i kraft straks med virkning fra og med regnskapsåret 2017. Det innebærer at man med unntak for den nevnte korrespondansen kan slette oppdragsdokumentasjon som per nå er fem år (fra 2011) eller eldre. Denne forståelsen er bekreftet av Finanstilsynet. 

Nærmere om korrespondanse om feil og mangler

Brev og annen korrespondanse om feil og mangler refererer seg til de tilfeller der god regnskapsføringsskikk krever at regnskapsfører tar opp forhold skriftlig med kunden. I følge standarden for god regnskapsføringsskikk (GRFS) punkt 5.3 gjelder dette der regnskapsfører under oppdragsutførelsen oppdager vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i lov eller i medhold av lov. Det er altså denne dokumentasjonen som fortsatt skal oppbevares i ti år. Dersom påpekningene ikke er gjort i egne brev e.l., men for eksempel i perioderapport, må en passe på å også bevare disse. For å skille fra annen oppdragsdokumentasjon, men også generelt, vil det fremover uansett anbefales å rapportere om slike forhold i egen korrespondanse. 

Forholdet til andre oppbevaringsplikter

Forskriftsendringen berører ikke oppbevaringsplikt som følger av andre bestemmelser. Dette gjelder blant annet dokumentasjon for oppfyllelse av pliktene etter hvitvaskingsloven. Slik dokumentasjon skal oppbevares i fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført.

Også plikten til å ha skriftlig avtale med oppdragsgiver til enhver tid, herunder hvilke fullmakter regnskapsfører eventuelt har, vil gjelde uendret. Dette nevnes særskilt fordi GRFS-standarden angir dokumentasjon for etterlevelsen av hvitvaskingsloven og oppdragsavtalen med fullmakter som en del av oppdragsdokumentasjonen.

Vedlegg

Forskrift om endring i forskrift om autorisasjon av regnskapsførere m.v.

 

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs