Er det stor forskjell i tidsbruk på manuell og digital bokføring?

Dette spørsmålet var utgangspunkt for et prosjekt som NARF nylig har gjennomført. Vi ville teste om digital bokføring faktisk reduserer tidsbruken, og samtidig vurdere hvilke konsekvenser dette kan ha for regnskapsførers honorar.

Del

Regnskapsbransjen er nå inne i en tid hvor det skjer mye på teknologiområdet. Vi ser at elektronisk faktura, skytjenester og helautomatiske betalingsløsninger får stadig større utbredelse. Mange er nok derfor bekymret for at timegrunnlaget vil bli redusert i takt med at systemer og programvare overtar oppgaver som i dag utføres manuelt. Men er det virkelig slik at man bør frykte de økonomiske konsekvensene av teknologiutviklingen, og hvor effektivt er egentlig digital bokføring sammenlignet med manuell registrering per i dag? 

For å kunne si noe om hvorvidt digital bokføring går vesentlig raskere enn manuell bokføring måtte vi gjennomføre målinger i et relevant testmiljø. Vi gikk derfor i dialog med tre regnskapsbedrifter. En hvor all fakturabehandling er papirbasert, og to hvor alle faktura mottas elektronisk eller blir digitalisert ved hjelp av skanning. Med disse tre avtalte vi å avlegge besøk for å gjennomføre målinger på et utvalg av leverandørfakturaer.

Vi var klar over at når såpass få forsøkspersoner innlemmes i målingen vil ikke resultatene være statistisk representative, men de vil likevel gi et godt grunnlag for vurderinger på mer overordnet nivå.

Manuelle og digitale verdikjeder I forkant ble det utviklet en modell hvor stegene i bokføringsprosessen ble forsøkt brutt ned i målbare tidsenheter. Modellen måtte imidlertid tilpasses med hensyn til om regnskapsbedriften er basert på en manuell eller digital verdikjede.

Det vil finnes flere alternative måter å organisere arbeidet på i begge verdikjedene, og de mange regnskapssystemene som er tilgjengelig i markedet har gjerne noe ulik arkitektur og funksjonalitet. En modell som favner absolutt alle er derfor i praksis ikke mulig.

Det vi la til grunn var at i en manuell verdikjede mottar kunden selv sine leverandørfakturaer, og sørger for at alle bilag er både godkjent og betalt før de overleveres til regnskapsfører. Tiden medgått hos regnskapsfører handler kun om registrering av fakturainformasjon i regnskapssystemet.

Den digitale verdikjeden ble basert på at regnskapsfører mottar alle inngående faktura på kundens vegne. Faktura leses inn i regnskapssystemet og sendes i flyt for godkjenning og attestering. Når faktura er godkjent effektueres bokføringen. Regnskapsfører tar deretter hånd om betaling ved å sende fil til banken. Tiden medgått hos regnskapsfører handler om fakturamottak og innlesning av fakturainformasjon, sende og følge opp faktura i flyt, effektuere bokføring samt utarbeide og sende betalingsinformasjon til banken. Resultater fra målingene Bokføring av inngående faktura ble utført raskest i den manuelle regnskapsbedriften. Det må imidlertid ses i sammenheng med at kundens tidsbruk, knyttet til godkjenning og betaling, ikke er omfattet av målingen.

Det er åpenbart at kunder vil bruke en del tid på å kontrollere faktura og utføre betalinger via egen nettbank, og dess flere bilag dess mer tid vil medgå. Kundens verdsettelse av egen tid er avgjørende for om dette vurderes som en kostnad eller en besparelse. 

Et sentralt spørsmål blir om manuell regnskapsproduksjon faktisk er et rimeligere alternativ for kunden når de selv forvalter godkjenning og betaling. Siden antall fakturerte timer normalt utgjør inntektsgrunnlaget for regnskapsfører, og denne testen viser at timeantallet blir lavere ved manuell registrering, er det svært sannsynlig at i alle fall små kunder vil få levert regnskapstjenesten til et lavere honorar ved å velge tradisjonell bokføring. Om dette er til gode for regnskapsførers inntjening er en litt annen sak, men lønnsomheten kommer vi tilbake til.

Manuell bokføring kan sies å ha en kostnadsfordel med tanke på at den ikke er spesielt teknologiintensiv. Det påløper få eller ingen lisenser og abonnementer på programvare utover regnskapssystemet, og ingen kostnader knyttet til innlesing av elektronisk faktura. Dermed er det også færre IT-kostnader som skal dekkes inn via honoraret til regnskapsfører.

Ulempen med manuell bokføring er at regnskapsinformasjonen er inntil 2 måneder gammel når den registreres i regnskapssystemet. Alt har allerede skjedd, og det handler utelukkende om behandling av historiske data. Regnskapsproduktet er i all hovedsak innrettet mot å tilfredsstille myndighetenes lovmessige krav, men ikke noe særlig mer. Det er vanskelig å se at manuell regnskapsproduksjon, gitt et såpass stort tidsetterslep, kan gi tilfredsstillende styring av økonomien hvis kundene er av en viss størrelse.

I en digital verdikjede har regnskapsfører påtatt seg å motta alle kundens inngående faktura, også de papirbaserte. Potensialet for effektivisering blir gjerne basert på at selve innlesningen av fakturainformasjon foregår automatisk, men forsøkene viser at dette potensialet realiseres ikke fullt ut hvis faktura er mottatt i papirversjon eller som PDF. Ofte klarer ikke den «elektroniske tolken» å lese inn all fakturainformasjon riktig, og konsekvensen er at regnskapsfører likevel må registrere noe data manuelt. Hvis inngående faktura er mottatt som EHF fungerer innlesingen langt bedre, og tidsbruken går ned. Omfanget av EHF faktura er dog fremdeles veldig lavt, og forsøkspersonene ga uttrykk for at ytterst få av deres kunder mottar inngående faktura i EHF format.

Dernest kommer dimensjonen med godkjenning og betaling. Digital regnskapsførsel forutsetter at regnskapsfører har systemer og programvare for å håndtere fakturamottak, dokumentflyt og betaling. Dette i kontrast til manuell regnskapsproduksjon hvor alle inngående faktura er både godkjent og betalt før de overleveres til regnskapsfører. Teknologien i digital regnskapsførsel er ikke gratis, og det påløper til dels betydelige ekstrakostnader som må dekkes inn via regnskapsførers honorar.
Når både tidsbruken og teknologikostnadene er høyere virker det ikke som om digital regnskapsførsel isolert sett er verken tidsbesparende eller mer kostnadseffektivt per i dag. Men arbeidsprosessene og regnskapsproduktene er heller ikke direkte sammenlignbare.

Kvalitet i et kundeperspektiv Det er viktig å få frem at kvaliteten på regnskapsleveransen er vesentlig bedre i en digital hverdag. Der manuelle regnskaper oppdateres kanskje annenhver måned, vil et digitalt regnskap bli oppdatert flere ganger per uke. For kunden innebærer dette at de får et styringsverktøy som gir god kontroll og oversikt over egen økonomi. I tillegg får de frigjort tid på grunn av at regnskapsfører overtar oppgaver som de tidligere har utført selv.

Resultatene fra denne testen ble for øvrig diskutert med flere regnskapsførere, og samtlige har bekreftet at hovedkonklusjonen er riktig. Digital regnskapsførsel er verken tidsbesparende eller mer kostnadseffektivt, men det gir et langt bedre regnskapsprodukt til kunden.

Et bedre produkt burde tilsi høyere betalingsvillighet. Det er i alle fall en velkjent dynamikk som gjør seg gjeldende i de fleste markeder. Man kan selvfølgelig risikere å støte på kunder som uansett ikke vil foretrekke et dyrere alternativ, og i slike tilfeller må man bare gjøre en vurdering av hva som tjener byråets interesser på kort og lang sikt.    

Vi tror at når EHF blir mer utbredt, og teknologien videreutvikles, ligger det et stort potensiale for å øke effektiviteten på digital regnskapsførsel. Prisbildet kan derfor bli endret, men vi kan ikke si når og i hvilken grad.

Det vi likevel kan si med stor grad av sikkerhet er at antall elektroniske bilag vil øke i tiden fremover. Det er vel ingen som tror at papirfaktura eller PDF er en del av morgendagens løsninger. Digital regnskapsførsel har kommet for å bli, og sannsynligvis vil vi se at manuelle verdikjeder fases ut etter hvert som teknologien blir billigere og bedre. Dette kan likevel ta litt tid, og det er usikkert hvor lenge de «manuelle regnskapsbedriftene» egentlig kan vente med overgangen til en digital prosess.

  Lønnsomhet vs behovet for omstilling Det manuelle byrået i denne testen har meget god lønnsomhet og inntjening, til tross for at timegrunnlaget ved manuell registrering i utgangspunktet skulle være lavest. Ett av de digitale har også god lønnsomhet, mens det andre litt mer varierende. Hvis det manuelle byrået går over til digital regnskapsproduksjon på et senere tidspunkt, når teknologien er mer etablert og kostnadene lavere, kan dette selvfølgelig være både fornuftig og riktig. Alt avhenger av om de klarer å håndtere overgangen på en smidig og effektiv måte, og om de klarer å ta igjen forspranget som de mer etablerte digitale regnskapsbedriftene eventuelt har opparbeidet.

Ett av de digitale byråene som deltok i denne testen ga uttrykk for at omstillingen krever både tid og ressurser. Deres erfaring tilsier dessuten at overgangen handler ikke utelukkende om implementering av teknologi og systemer, men også om metoder og rutiner for å sikre effektiv samhandling med kundene. De har brukt mye tid på opplæring og oppfølging av kunder, for å sikre en mest mulig effektiv arbeidsflyt og organisering.

Det er også en læringskurve med hensyn til prismodeller og prismetodikk. Den digitale hverdagen innebærer at enkelte innsatsfaktorer blir priset per enhet, f.eks. sende og motta elektronisk faktura, og byrået må ta stilling til hvordan dette eventuelt skal viderefaktureres. Man kan ikke lenger basere honoraret på en universell timepris, men må utvikle et prissystem som sikrer at både faste og variable komponenter blir tatt høyde for.

Regnskapsfaglig kompetanse vil fortsatt være viktig Helt avslutningsvis er det viktig å få frem at manuell og digital regnskapsproduksjon ser ut til å stille noenlunde samme krav til regnskapsfaglig kompetanse. Selve bokføringen, og de iboende faglige vurderinger knyttet til utførelsen av den, er på mange måter identisk. Automatiseringen har altså ikke kommet så langt at den kan erstatte regnskapsførers kompetanse.

Digital regnskapsførsel krever mer IT- og systemkompetanse, men denne kommer i tillegg til det regnskapsfaglige. Vi ser heller ikke at fremveksten av EHF faktura skulle endre dette bildet på kort sikt. Antagelig vil det heller føre til en ytterligere skjerping av hva man anser som nødvendig IT kompetanse i regnskapsyrket.

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs