DU kan få dobbeltarbeid fra 1. desember!

Du som er regnskapsfører og ikke har avklart tilganger og autorisasjoner for betaling i kundens bank før 1. desember, er i beste fall på vei til å få masse kjedelig dobbeltarbeid. Men tar du grep nå, kan du unngå problemer!

I desember 2019 kokte det i den norske regnskapsbransjen, og Regnskap Norge ble nedringt med klager over en ny praksis i Norges største bank, DNB.

Et kort tilbakeblikk på førjulsbråket i 2019: Den nye hvitvaskingsloven krever grundig dokumentasjon om identiteten til den som godkjenner et betalingsoppdrag. Når en kunde registrerte og godkjente et betalingsoppdrag i økonomisystemet, innså DNB at dette ikke ga dem tilstrekkelig med opplysninger til å oppfylle regelverkets krav, og de endret derfor sin praksis. Endringen medførte at regnskapsførere først måtte godkjenne betalingsoppdrag i ERP-systemet, for deretter å logge seg inn i nettbanken og godkjenne akkurat det samme oppdraget en gang til.

Løsning på floken

Spoiler alert: Hvis du som regnskapsfører ikke sikrer deg riktige rettigheter i nettbanken til alle dine kunder, er det akkurat et slikt uføre du igjen vil havne i.

Regnskap Norge innledet hurtig en dialog med DNB. Sammen med SpareBank 1 og NETS begynte vi, i tett samarbeid med de største ERP-leverandørene, å jobbe frem løsninger på floken.

Gjennom hele 2020 har DNB og SpareBank1 – samt leverandører av ERP-systemer – utviklet nye løsninger som ivaretar kravene, og de har gjort sitt ytterste for å holde markedet oppdatert om utviklingen underveis. Løsningene er nå lansert, og fra 1. desember må kunder og regnskapsførere ha alle autorisasjoner på plass for å kunne benytte seg av de nye løsningene.

Hjelpen står parat

Inger Broberg Lodding er prosjektleder for det nye konseptet «Regnskapsgodkjente Betalinger» (RgB) i DNB. Hun kan fortelle at de har et helt team som står klar for å bistå regnskapsbedrifter med å få alt det nødvendige på plass, og at de har sendt epost til regnskapskontorer hvor de forklarer situasjonen.

– Det ble jo et ramaskrik her i fjor, særlig fra regnskapskontorene. Da kunne man kanskje tro at de har vært tidlig ute for å sikre at de slipper samme uføret fra 1. desember i år?

– Vi er litt bekymret over hvor få regnskapsskontorer som foreløpig har tatt tak i dette, og frykter at mange vil slite med å komme i mål før tiden løper ut. Det er viktig å forstå at 1. desember er den reelle fristen, sier hun.

DNB har lagt ut masse informasjonsmateriale på sine nettsider om hvordan bedrifter og regnskapsførere skal gå frem for å få de nødvendige godkjenninger, tilganger og autorisasjoner i orden. De har dessuten et team av rådgivere som sitter parat for å svare på spørsmål.

– Bedriftene bruker bank, regnskapsfører og ERP-systemer på forskjellige måter. De ulike regnskapsførerne kan derfor trenge ulik hjelp og støtte. Det er en lite jobb å komme i gang, men vi er her for å hjelpe dere, sier Martin Haave Sveen, leder for DNBs supportteam for regnskapsførere.

– Det er viktig å presisere at dette ikke er noe DNB har funnet på alene. Tolkningen av hvitvaskingsreglene har vært diskutert i bankenes fellesorgan BITS, og det er enighet om en felles standard. Ved å ta i bruk regnskapsgodkjente betalinger kan man overholde regelverket uten at regnskapsfører må godkjenne betalinger på to steder. Kom i gang nå, så blir det enkelt siden, sier Lodding.

Så likt som mulig

SpareBank 1 har også vært tidlig ute med å få en løsning på plass, og de opererer med samme frist som DNB, forteller prosjektleder Camilla Cockman i SpareBank 1 Utvikling.

– Vi lanserte vår løsning i starten av oktober, med Duett som første ERP-leverandør. De tar sikte på å ha alle kunder over innen utløpet av måneden, forteller hun.

– Det har vært et mål for oss å gjøre vår løsning mest mulig lik DNBs, slik at det ikke blir for store ulikheter for ERP-leverandørene. Vi har jobbet tett med flere av dem, og har blant annet hatt ukentlige møter hvor de har kunnet stille spørsmål til oss og våre samarbeidspartnere på IT-siden, sier hun videre.

Automatiserte betalingstransaksjoner mellom ulike ERP-systemer og mange av de øvrige bankene i Norge, går i mange tilfeller gjennom tjenesten Direkte Remittering som NETS leverer til bankene. Også der i huset har arbeidet med en løsning som oppfyller hvitvaskingslovens krav hatt høy prioritet i hele år.

– Vi leverer fra 1. desember en direkte remitteringstjeneste som støtter de kravene de ulike bankene stiller, forteller Janne Olsen, forretningsansvarlig for produktet Direkte Remittering i NETS.

– Vi har ikke direkte dialog med hverken sluttkunder eller regnskapskontorer på samme måte som de andre aktørene. Vår plass i verdikjeden er å utvikle og levere gode produkter til bankene, som hjelper bankene og ERP-systemene å snakke sammen, og så selger disse banktilgangen til slik funksjonalitet som en tjeneste til sine kunder.

ERP-leverandørene på banen

Som den desiderte storebroren i det norske ERP-markedet har naturligvis Visma vært aktivt involvert i arbeidet, og var tidlig ute med å få løsningen implementert i sine produkter.

– Vi er glade for at de norske bankene valgte samarbeid og dialog ved utvikling av den nye løsningen for regnskapsgodkjente betalinger. I tillegg er vi fornøyde med at de var lydhøre for å finne en felles løsning, noe som vil være en stor fordel for alle involverte parter.

Det sier Senior Product Expert Ramon H. Iversen i Visma. Han påpeker også at dette passer godt inn i Vismas eksisterende betalingsløsninger, noe som har gjort det enkelt å implementere de nye kravene.

– Vi satte i gang de første pilotene mot DNB allerede i sommer, og endelig løsning ble offisielt
lansert 9. september. Regnkapsgodkjente betalinger mot Sparebank1 er også snart klar, sier han videre.

Duett er et annet, mye benyttet regnskapssystem, og innovasjonsdirektør Siri Lutnæs Enget forteller at prosessen med å få denne løsningen implementert har vært en grei jobb for selskapet. De kommer online med løsningen fra SpareBank 1/EVRY nå den 30. oktober, og er i pilot med løsningen mot DNB/NETS:

– Det har naturligvis vært utfordringer underveis også i vårt arbeid, men vi har hatt tett dialog med SpareBank 1/EVRY og DNB/NETS underveis. Nå har vi vært i pilot med noen regnskapskontorer med kunder på ulike avtalekonstellasjoner i ulike banker innen SpareBank 1-systemet, og ser at løsningen flyter bra. Vi er klare med en generell løsning for alle banker som benytter NETS eller EVRY som dataleverandør, sier hun.

– Denne løsningen vil absolutt styrke sikkerheten, og vi vil bidra til å gjøre ekstrajobben for regnskapskontorene minst mulig. Fra Duett er det kontoinnehaver selv som godkjenner betalingen, så de fleste avtalene er derfor allerede i orden. Noen varianter må imidlertid justeres litt, og det er det viktig at regnskapsfører og kunde får på plass raskt, sier Enget.

Viktige premisser

Når hvitvaskingsreglene først tilsier denne konsekvensen, har det vært Regnskap Norges mål at løsningen og prosessene for regnskapsfører blir mest mulig effektiv. Det viktigste her har vært at regnskapsførerne stort sett skal møte samme løsning uavhengig av bank, og at de unngår dobbeltgodkjenninger.

– Vi startet tidlig dialogen med DNB, og har brakt inn bransjens behov gjennom flere samarbeidsmøter. Det er bra å se at premissene våre har blitt oppfylt, i tillegg til at vi underveis også fikk utsatt fristen for implementering til 1. desember, sier Christine Lundberg Larsen, adm. dir. i Regnskap Norge.

Nå gjenstår det en jobb med å få kundene over på den nye løsningen, og her må også regnskapsførerne gjøre sitt.

– Det vil bli noe ekstraarbeid nå i overgangsfasen, men når det først er gjort, vil resultatet etter vårt skjønn bli en god og sikker løsning for regnskapsførerne å håndtere. Det er også tilbakemeldingen fra medlemmene vi har hatt med oss i dialogen med DNB, avslutter Lundberg Larsen.

FAKTA:

Regnskapsgodkjente betalinger// Direkte remittering

På grunn av myndighetspålagte krav vil DNB, fra 1. desember 2020, kunne tilby godkjenning av betalinger fra DNB-bedriftskontoer via DNB bedriftsnettbank, DNB Puls eller godkjent i ERP-systemet via den nye tjenesten Regnskapsgodkjente betalinger (RgB). Denne tjenesten forutsetter at den personen som skal godkjenne betalinger er registrert i bedriftsnettbanken med riktige tilganger til kontoene det skal betales fra.

Kunder i SpareBank 1 tilbys også en løsning som funksjonalitetsmessig ligger veldig tett opptil DNBs løsning. De har satt samme deadline for overgang som DNB.

De fleste andre banker og ERP-systemer bruker Direkte Remittering fra NETS, også denne i grove trekk identisk med DNBs løsning.