Krav om elektronisk faktura ved offentlige innkjøp

Fra 2. april 2019 må fakturaer som sendes offentlige myndigheter være i EHF-format.

Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser ble fastsatt 1. april 2019, med ikrafttredelse dagen etter. 

Formålet med den nye forskriften er å fremme effektiv og miljøvennlig fakturahåndtering i offentlige anskaffelser.

Innholdet i forskriften følger opp instrukser statlige myndigheter har hatt siden 2012, og senere også kommunene. Når kravene nå kommer i forskrift, må det forventes at praktiseringen strammes inn.

Fakturaer som omfattes

Det er fakturering som knytter seg til anskaffelser etter anskaffelsesloven som omfattes av forskriften. Dette gjelder avtaler om leveranser av varer eller tjenester på minst 100 000 kroner ekskl. merverdiavgift.

Det må formodentlig forventes at mange av disse fakturamottakerne vil kreve at også leveranser med lavere beløp faktureres elektronisk. 

Oppdragsgivere som omfattes

Fakturamottakere som nå pålegges å innhente elektroniske fakturaer i EHF-formatet er:

• statlige myndigheter
• fylkeskommunale og kommunale myndigheter
• offentligrettslige organer
• sammenslutninger med en eller flere oppdragsgivere som nevnt i bokstav a til c
• offentlige foretak som utøver forsyningsaktivitet som definert i internasjonale avtaler som Norge er forpliktet av og
• andre virksomheter som utøver forsyningsaktivitet på grunnlag av enerett eller særrett som definert i internasjonale avtaler som Norge er forpliktet av.
  
  

Om formatet

Elektronisk handelsformat (EHF) omhandler ikke bare innhold i faktura, men er en standard for elektronisk utveksling av informasjon mellom oppdragsgiver og leverandør gjennom hele anskaffelsesprosessen. 

I 2018 ble det håndtert mer enn 90 millioner e-fakturaer basert på EHF-standarden i den norske delen av EUs nettverk for utveksling av elektroniske dokumenter (PEPPOL-nettverket). Dette var en økning fra 58 millioner året før.

Forskriften stiller nærmere krav til hvilke versjoner som aksepteres av både EHF og PEPPOL BIS (PEPPOL Business Interoperability Specification). For begge gjelder versjon 3.0 eller nyere.

Faktura i feil format

Oppdragsgivere må i sine kontrakter stille krav om bruk av elektronisk faktura i godkjent standardformat. 

Dersom leverandøren sender faktura som ikke oppfyller kravene til elektronisk faktura, kan oppdragsgiveren holde tilbake betaling inntil elektronisk faktura i godkjent standardformat leveres.

Oppdragsgiveren er pålagt å gi melding om feil format til leverandøren uten unødig opphold. Dersom slik melding er gitt, løper opprinnelig betalingsfrist fra tidspunktet elektronisk faktura i godkjent standardformat er levert.

Hva med fakturautsendelser?

Et betimelig spørsmål fra de som ønsker å utnytte EHF mest mulig, er når myndighetene også fullt ut vil tilby utsendelse av EHF-fakturaer. Her kjenner vi ikke til status, men har tidligere fått høre at dette er et kostnadsmessig spørsmål.

Allerede i 2007 tok Regnskap Norge opp med prosjektet som utredet statlige virksomheters mulighet til å kreve mottak av elektroniske fakturaer, at det offentlige også må være i stand til å tilby elektroniske fakturaer ved sine utsendelser.