Oppdatering av god bokføringsskikk

Bokføringsstandardstyret har oppdatert bokføringsstandarder og -uttalelser, primært som følge av endringene i bokføringsforskriften som trådte i kraft 1. januar 2014.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Bokføringsloven § 4 nr. 10 bestemmer at bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Det er Bokføingsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse som utgir uttalelser om god bokføringsskikk (GBS) og norske bokføringsstandarder (NBS).

1. januar 2013 trådte det i kraft en del endringer i bokføringsloven og -forskriften, og 1. januar 2014 trådte ytterligere forskriftsendringer i kraft. Dette gjorde det nødvendig med en oppdatering også av bokføringsstandarder og -uttalelser.Følgende endringer er gjort i god bokføringsskikk:

NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale

Det henvises i punkt 3 til NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år for veiledning knyttet til lagring og sikring av bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b og bokføringsforskriften § 7-7.Når det gjelder oppbevaring av regnskapsmateriale på papir henviser punkt 6.1 til det nye kravet i bokføringsforskriften § 5-13 om at dokumentasjon som utstedes på papir, skal utstedes med en papir- og trykkvalitet som sikrer lesbarheten i hele oppbevaringsperioden. Dette er et krav som skal bidra til å sikre lesbarheten til regnskapsmaterialet.

For salgsdokumenter som utstedes elektronisk henviser punkt 6.1 til ny § 5-2-9 i bokføringsforskriften, med krav til et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet. Salgsdokumenter som utstedes elektronisk i slikt format, og oppbevares på et ikke slettbart medium, tilfredsstiller definisjonen av oppbevaring på papirlignende medier (med enklere sikringskrav enn annen elektronisk oppbevaring).

I punkt 6.2.6.4 er de utvidete kravene til sikkerhetskopiering etter bokføringsforskriften § 7-2 inntatt, med veiledning knyttet til hvor ofte sikkerhetskopieringen bør gjennomføres.

Punkt 8.6 omhandler tidsfrister for lukking av regnskapsperioder, hvor disse sammenfaller med ajourholdsfristene for bokføring. Grensen for bokføringspliktige med få transaksjoner er endret fra 300 til 600 bilag i året, i samsvar med endringen i bokføringsforskriften § 4-1.

Dokumentasjonen av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsforskriften § 7-6 annet ledd. I standardens punkt 8.8 er dette flyttet fra veiledende til uthevet tekst, siden dette er et absolutt krav.

NBS 2 Kontrollsporet

I punkt 1.1 henvises det til NBS 5 Dokumentasjon av balansen vedrørende kontrollspor knyttet til dokumentasjon av balansen etter bokføringsloven § 11 og bokføringsforskriften kapittel 6.

Bokføringsforskriften § 3-1 har fått et nytt fjerde ledd som tillater bruk av underspesifikasjoner. Dette var allerede tatt inn i standardens punkt 2.1.2, men forskriftsbestemmelsen fikk et unntak som ikke var en del av det opprinnelige forslaget fra Bokføringsstandardstyret. Det er ikke tillatt at poster fremkommer som totaler i underspesifikasjoner hva gjelder kunde- og leverandørspesifikasjonene. I disse spesifikasjonene må hver enkelt transaksjon og disposisjon fremgå enkeltvis. Dette er nå tatt inn i standarden, med veiledning.

Punkt 2.3.3 om kontrollspor ved skanning av dokumentasjon er utvidet med veiledning knyttet til identifikasjonskoder (bilagsnummer) ved senere utskrift på papir eller annen oversendelse av dokumentasjonen fra den elektroniske lagringsløsningen.

NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år

Henvisningen til punkt 3 til GBS 14 Bokføring ved bruk av regneark er erstattet med en henvisning til NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer punkt 4. Dette skjer fordi NBS 6 erstatter GBS 14 for regnskapsår som begynner 1. januar 2015 eller senere. Endringen i NBS 3 er uten materielt innhold.

I punkt 4 presiseres det at prosjektkoder i bygge- og anleggsvirksomhet er blant de bokførte opplysningene som skal holdes elektronisk tilgjengelige for hver enkelt transaksjon og disposisjon, jf. endringer i bokføringsforskriften § 8-1-4 tredje ledd.

I punkt 7 henvises det til bokføringsforskriften § 7-2 og NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale for veiledning rundt kravene til sikkerhetskopiering. Veiledningen i forskriften og NBS 1 er utvidet, så egen veiledning i NBS 3 tas ut.

GBS 4 Utarbeidelse av spesifikasjoner oppheves, jf. under. Henvisningen i standardens punkt 9 til GBS 4 fjernes derfor.

NBS 4 Elektronisk fakturering

Bokføringsforskriften § 5-2-1a har fått egne regler om utsteder av salgsdokumenter ved formidling, og reglene om forskuddsfakturering er flyttet fra § 5-2-7 til § 5-2-6 i bokføringsforskriften som en følge av at tidligere § 5-2-6 er opphevet. Disse endringene gjenspeiles i standardens punkt 1 om emner som ikke drøftes standarden.

Ny § 5-2-9 i bokføringsforskriften krever at salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet. Videre har bokføringsforskriften § 5-2-1 fjerde ledd fått en ny bestemmelse om at salgsdokumentet uoppfordret skal oversendes til kjøper, med mindre annet følger av lov, forskrift eller avtale mellom partene. Disse bestemmelsene er tatt inn i punkt 2 om lov og forskrift, punkt 6 om sikringstiltak og punkt 6.4 om oversendelse til kjøper.

Det presiseres i punkt 3.3, jf. punkt 3.1, at ved formidlingssalg hvor det benyttes elektronisk fakturering faller kravene i standarden på formidleren som utsteder salgsdokumentet, jf. ny § 5-2-1a i bokføringsforskriften.

NBS 5 Dokumentasjon av balansen

Det er ikke gjort endringer i reglene i bokføringsloven § 11 og bokføringsforskriften kapittel 6 om dokumentasjon av balansen etter at standarden ble vedtatt i mai 2013, og det er heller ikke identifisert andre behov for oppdatering. Det er derfor ikke gjort endringer i denne standarden.

NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer

Ny § 5-2-9 i bokføringsforskriften krever at salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet. Dette var allerede hensyntatt i standardens punkt 6, men paragrafnummeret ble endret i den endelige bestemmelsen i forhold til opprinnelig forslag (fra § 5-2-10 til § 5-2-9). Dette er nå tatt hensyn til, uten at det har noen materiell betydning.

Uttalelser om god bokføringsskikk

GBS 3 Dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av automater, GBS 4 Utarbeidelse av spesifikasjoner, GBS 11 Salg til ledende ansatte og GBS 12  Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjojner oppheves. Det er ikke behov for uttalelser på disse områdene etter endringene i bokføringsloven og –forskriften. Det fremgår i dag av GBS 12 at dersom fast kasse ikke overstiger kr 5.000, kan den bokføringspliktige samle alle bilag for hver konto og bokføre inn- og utbetalingene oppsummert pr. konto. Det anses at dette punktet ikke er av tilstrekkelig betydning til å forsvare at GBS 12 bør videreføres.

GBS 2, GBS 6, GBS 7, GBS 8 og GBS 15 er oppdatert. Det er ikke gjennomført materielle endringer i innholdet i uttalelsene, men det er gjennomført følgende mindre endringer:

  • GBS 2 Kjøreskolers plikt til å ha kassaapparat og timebestillingssystem
    Henvisninger til gjeldende regelverk er oppdatert etter endringer i bokføringsforskriften i kraft 01.01.14, og det er rettet opp i noen mindre skrivefeil mv.
  • GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv.
    Det er tatt inn utvidet veiledning om tilfeller hvor ordresedler og andre avtaler kan bli oppbevaringspliktige som dokumentasjon av bokførte opplysninger.
  • GBS 7 Utstedelse av salgsdokumentasjon – royalty til forfattere
    Henvisninger til og innhold i gjeldende regelverk er oppdatert etter endringer i bokføringsforskriften i kraft 01.01.14, og det er rettet opp i noen mindre skrivefeil mv. Det er tatt inn henvisning til ny avtale om normalkontrakt for skjønnlitteratur fra 2009.
  • GBS 8 Bokføring av innbytte
    Tidligere omhandlet uttalelsen to spørsmål; hvorvidt salg og innbytte (kjøp) kan dokumenteres i et felles salgsdokument, og hvordan salg og innbytte (kjøp) skal fremstilles i kunde- og leverandørspesifikasjonene. Etter at GBS 8 ble vedtatt i 2006 har det første spørsmålet blitt løst gjennom bokføringsforskriften § 5-2-1 annet ledd (i kraft 01.01.07). Dertte spørsmålet er derfor tatt ut av GBS 8, som nå kun omhandler fremstillingen i kunde- og leverandørspesifikasjonene. Henvisninger til og innhold i gjeldende regelverk er oppdatert etter endringer i blant annet bokføringsforskriften (i kraft 01.01.14), og det er rettet opp i noen mindre skrivefeil mv
  • GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering til Altinn
    Nytt tredje punktum i bokføringsloven § 13 annet ledd om mulighet for overføring av originalt regnskapsmateriale til andre media (skanning mv.) omtales, mens omtale av reglene om oppbevaringssted tas ut da dette ikke anses å være relevant for spørsmålet som skal besvares. Det henvises til Skattedirektoratets uttalelse av 05.02.13 Oppbevaring av regnskapsmateriale på vegne av bokføringspliktige, som presiserer at den bokføringspliktige selv alltid har ansvaret for at regnskapsmaterialet oppbevares i henhold til bokføringsreglene – også når oppbevaringen settes bort til andre.

Oppdatering av GBS 1 Utstedelse av kreditnota, GBS 5 Utsedelse av salgsdokumentasjon for rabatter, markedsstøtte mv., GBS 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående MVA ved innførsel av varer samt dokumentasjon og oppbevaring, GBS 10 Dokumentasjon av medgått tid og GBS 13 Forskuddsfakturering er i arbeid. De oppdaterte uttalelsene vil bli publisert når de er klare.

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Finansregnskap 2
    Klokke Created with Sketch.
  • Skatte-/Avgiftsrett 3
    Klokke Created with Sketch.
  • RF-Regelv./GRFS 1
    Klokke Created with Sketch.
Nettkurs
  • Finansregnskap 7
    Klokke Created with Sketch.