Vurdering av behov for utvidet oppbevaringstid
Skattedirektoratet har avgitt sin vurdering av behovet for lenger oppbevaringstid enn fem år for deler av regnskapsmaterialet eller enkelte bransjer.
Før jul ble det vedtatt at oppbevaringstiden for regnskapsmateriale skal være fem år, men med hjemmel til å kunne fastsette lenger oppbevaringstid for utvalgte deler eller bransjer. Samtidig ble det også gitt overgangsregler som utsatte ikrafttredelsen. Skattedirektoratet har nylig avlagt sin vurdering av behovet for differensiert oppbevaringstid. I tillegg er det sett på tilpasninger i bokføringsforskriften som følge av fem års oppbevaringstid som hovedregel. Vurderingene er samlet i en rapport som nå er sendt på høring fra Finansdepartementet.
Unntak fra redusert oppbevaringstid
Oppsummert foreslås det forlenget oppbevaringstid for følgende regnskapsmateriale, dvs. 10 år:
- Dokumentasjon av balansen
- Kontospesifikasjoner og kunde- og leverandørspesifikasjoner
- Kjøpsdokumentasjon som gjelder inngående mva som er påløpt i forbindelse med byggetiltaket i mva-loven § 9-1 (2) b; for at justeringsreglene for fast eiendom skal virke etter hensikten.
Særskilt dokumentasjon knyttet til justeringsreglene for kapitalvaren fast eiendom (jf. mva-forskriften § 9-1-2 tredje ledd, § 9-1-3 tredje ledd, § 9-3-3 femte ledd og § 9-3-5 tredje ledd) skal imidlertid oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden (mot tidligere 10).
Videre foreslås det særlige oppbevaringskrav begrenset til enkelte bransjer:
- Bygge- og anleggsbransjen og verftsindustri skal oppbevare prosjektregnskap eller bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskap i fem år etter at prosjektet er ferdigstilt. Dette gjelder også dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister – dog ikke hvis den bokføringspliktige har revisjonsplikt med revisjonsberetning uten forbehold og det ikke er gitt bokføringspålegg (differensiering knyttet til nevnte faktorer er i forskriften allerede).
- Banker og finansieringsforetak pålegges 10 års oppbevaring på kontoopplysninger, dvs. kunde- og leverandørspesifikasjoner inklusive dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner. Begrunnelsen er denne informasjonens avgjørende betydning for skatte- og avgiftsmyndighetenes mulighet til å kunne avdekke uoppgitte inntekter og øvrig økonomisk kriminalitet (mao. rettet mot tredjeparter).
- Kravet til 15 års oppbevaring for virksomheter som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport opprettholdes.
- Krav til å oppbevare produksjonsdata i kraftverk i sju år etter inntektsårets utgang reguleres i FSFIN § 18-3-8.
Pålegg om å oppbevare regnskapsmateriale i mer enn fem år
I tillegg til de generelle unntakene foreslås det hjemler i ligningsloven, merverdiavgiftsloven og skattebetalingsloven slik at skattekontoret skal kunne pålegge lenger oppbevaringstid for regnskapsmateriale
- ved kontroll hos den opplysningspliktige, eller
- når skatte- og avgiftspliktige og tredjepart pålegges å gi innsyn i, legge frem, sammenstille, utlevere eller sende inn kontrollopplysninger.
Reduksjon av oppbevaringstid i andre lover og forskrifter
Lovendringen som reduserer oppbevaringstiden fra ti til fem år, berører ikke særlige krav til oppbevaringstid som er gitt i andre lover og forskrifter. Det er derfor også gjort en gjennomgang av oppbevaringsregler i enkelte av disse. Bl.a. foreslås det å endre de fleste bestemmelsene i bokføringsforskriften slik at oppbevaringstiden reduseres fra ti til fem år. Gjennomgangen er imidlertid ikke fullstendig; det gjenstår fortsatt særskilte oppbevaringsregler som trengs å bli tilpasset - f.eks. oppbevaringsregelen for regnskapsførers oppdragsdokumentasjon. Sistnevnte har NARF allerede tatt opp med Finanstilsynet.
Videre saksgang / kommentar
Selv om unntakene fra Skattedirektoratet er mindre omfattende enn fryktet, finner NARF at det fortsatt er stor grunn til å gå dem nærmere etter i sømmene. Vi har allerede gitt innspill til politisk ledelse, og vil følge opp ytterligere i formelt høringssvar. Bl.a. synes vi at flere av unntakene mangler tilstrekkelig begrunnelse.
Høringsfristen er satt til 1. september, og i følge Finansdepartmentet tas det sikte på å fastsette endelig regelverk innen utløpet av året. Forskriften om overgangsregler videreføres inntil endelig regelverk er fastsatt.
Vedlegg