Digitale møter i foretak – permanente regelendringer trer i kraft 1. juni

Midlertidig lov oppheves samme dato. Foretakene får heretter mulighet til å selv velge om de ønsker å holde fysiske eller digitale møter.

Kort tid etter pandemiutbruddet i 2020 fikk næringslivet større mulighet til å holde digitale møter på Teams, Zoom, etc, gjennom innføringen av en midlertidig lov. Den midlertidige loven oppheves i dag, 1. juni 2021. Møte det er innkalt til før 1. juni 2021 kan avholdes etter bestemmelsene i loven.

Parallelt har departementet arbeidet med permanente endringer i den enkelte lov. Disse endringene trer i kraft fra i dag, 1. juni 2021. Foretakene får heretter mulighet til å selv velge om de ønsker å holde fysiske eller digitale styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og selskapsmøter. De nye reglene omfatter aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, ansvarlige selskaper, samvirkeforetak, stiftelser, statsforetak og finansforetak. Endringer er inntatt i den enkelte relevante lov.

For fremtiden vil foretakene på permanent basis kunne avgjøre hvordan de skal avholde styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og selskapsmøter, og legge til rette for at beslutninger kan tas uten at man må møtes fysisk. Samtidig blir det ikke noe krav om at møter må gjennomføres elektronisk. Fysiske og digitale møter vil være fullt ut sidestilte alternativer.

Det er viktig å merke seg kravet om at saksbehandlingen må være forsvarlig. Dette gjelder både i styremøter og i møter for eiere og medlemmer. Selv om selskapene får større fleksibilitet, skal eierne fortsatt ha mulighet til å utøve sine eierrettigheter.

De nye reglene samsvarer i hovedsak med regjeringens lovforslag i Prop. 140 L (2020-2021), med den justering at et flertall av styrets medlemmer kan kreve at styremøter skal holdes enten som fysisk eller elektronisk møte.

Når det gjelder kravet til å «undertegne» protokoller mv., som fremgår i enkelte av lovene, er dette konsekvent endret til krav om «signering» av protokoller i endret lovverk. Denne språklige endringen skal tydeliggjøre at det etter regelendringene ikke lenger er krav om at protokoller mv. må undertegnes ved håndskreven signatur, men at digital signatur er fullt ut tillatt.

Lovendringene i foretakslovgivningen fremgår oppsummert her. Næringsdepartementets pressemelding.

For borettslag, eierseksjonssameier og boligbyggelag trådte nye permanente regler i kraft 1. april 2021. Lovendringene i boliglovgivningen oppsummert. Kommunaldepartementets pressemelding 26.3.2021.