Hva er det egentlig greit å signere digitalt?

I denne artikkelen vil vi redegjøre nærmere for hva det er akseptabelt å signere digitalt.

Del

En digital signatur er i utgangspunktet juridisk bindende på samme måte som en fysisk signatur. I stadig større grad ser vi at den digitale signaturen erstatter den fysiske underskriftenblant annet i kommunikasjon med det offentlige gjennom Altinn og med private foretak gjennom signering ved bruk av blant annet Bank-ID og Buypass.  

Nedenfor ser vi nærmere på muligheten til å signere digitalt på en del vanlige dokumenterI tillegg kommer vi inn på krav om betryggende autentisering ved digital signatur 

Årsregnskap og årsberetning 

Regnskapsloven § 3-5 regulerer særskilte krav til signering av årsregnskap og årsberetning for regnskapspliktige, og hvem som skal signere. 

Finansdepartementet har i et gammelt høringsnotat fra 2001 lagt til grunn at kravet i regnskapsloven § 3-5 om å underskrive årsregnskapet og årsberetningen innebærer et krav om fysisk og skriftlig signatur. I forslaget til ny regnskapslov (NOU 201611ble det imidlertid foreslått at bestemmelsen utformes slik at den åpner for elektronisk signatur av regnskapsdokumenter. Det er foreløpig ikke vedtatt endringer her, men med bakgrunn i anbefalingene og de siste års utvikling på området er det av flere konkludert med at elektroniske løsninger i årsoppgjørsprogrammer nå må kunne aksepteres så lenge kravet til betryggende autentisering ivaretas. Dette legger også Regnskap Norge til grunn. 

Regnskapsregisteret opplyser at de godkjenner årsregnskapet selv om det ikke er underskrevet, fordi signering i Altinn ivaretar underskriftskravet. 

Avtaler mellom to parter 

Ved avtaler mellom to parter er det klare utgangspunktet at digitale signaturer er juridisk like bindende som fysisk underskrift, forutsatt et krav om betryggende autentisering. Der digital signatur ikke er tillatt må i så fall dette fremgå i relevant særlovgivning. 

Formelt kreves det at dokumentet som skal signeres og oversendes elektronisk, kan lastes opp og er lesbart. Det finnes i dag en rekke digitale signeringstjenester der dokumentet som skal signeres kan lastes opp og deretter sendes til de parter som skal signere. Via innlogging med Bank-ID eller annen tilsvarende løsning foretar partene sin signering av dokumentetog dokumentet vil deretter ikke kunne endres på, og vil være juridisk bindende. 

En digital signering av et dokument med tilfredsstillende autentisering kan utvilsomt gi en vel så god sikkerhet som en fysisk påført signatur, og dette forklarer også hvorfor de aller fleste type dokumenter i dag kan signeres elektronisk. 

Oppdragsavtaler, engasjementsbrev, mv. 

Regnskapsførerlovgivningen inneholder ikke egne bestemmelser knyttet til signatur. Det er derfor ikke her regler som påvirker hvordan signering av oppdragsavtaler eller engasjementsbrev skal skje, hvilket innebærer at både fysisk signatur og digital signatur godtas. 

Rapporteringspliktige foretak etter hvitvaskingsloven skal som utgangspunkt innhente og bekrefte kundens identitet ved personlig fremmøte og fremvisning av gyldig legitimasjon. Ved etablering av kundeforhold er elektronisk legitimasjon, som angitt i hvitvaskingsforskriften § 4-3 fjerde ledd, ansett som likestilt med personlig fremmøte og fremvisning av gyldig legitimasjon. Det må imidlertid foretas en risikobasert tilnærming om det er nødvendig å fremlegge ytterligere dokumentasjon. Hvitvaskingsforskriftens § 4-3 fjerde ledd lyder som følger:   

Elektronisk signatur er gyldig legitimasjon for fysisk person når identiteten ikke skal bekreftes ved personlig fremmøte. Elektronisk signatur må tilfredsstille kravene til eID-ordning i forskrift 21. november 2019 nr. 1578 om selvdeklarasjon av ordninger for elektronisk identifikasjon § 3 og være oppført på publisert liste i henhold til § 13 første ledd i nevnte forskrift. 

Bestemmelsen gjelder signeringen av dokumenter i forhold til hvitvaskingsbestemmelsene, med henvisning til krav om betryggende autentiseringSelvdeklarasjonsforskriften og eID-ordningen vil bli noe nærmere omtalt avslutningsvis i denne artikkelen. 

Taushetserklæring 

God regnskapsføringsskikk (GRFS) oppstiller krav om at regnskapsførervirksomhetens medarbeidere skal bevare taushet om opplysninger de får kjennskap til ved utføring av oppdrag. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for at samtlige medarbeidere avgir skriftlig taushetserklæring. Det samme gjelder andre som har tilgang til oppdragsgivers regnskapsmateriale hos regnskapsførervirksomheten og/eller til regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon. 

Kravet om at taushetserklæringen skal være skriftlig vil være oppfylt også ved digital signatur med betryggende autentisering. 

Ansettelsesavtale, permitteringsvarsel, skriftlig advarsel, oppsigelse, avskjedigelse, mv. 

Arbeidsmiljøloven stiller krav om at det skal inngås skriftlig ansettelsesavtale i alle arbeidsforhold. Dette gjelder enten ansettelsen er fast eller midlertidig. Signering av arbeidsavtaler kan foretas enten ved fysisk eller digital signatur. Den skriftlige arbeidsavtalen skal foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold med kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, skal den skriftlige arbeidsavtalen inngås umiddelbart. Ansettelsesavtalen skal inneholde opplysninger om "forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet". 

Ved permittering skal de ansatte normalt ha skriftlig permitteringsvarsel senest 14 kalenderdager før permitteringen trer i kraft. Ved uforutsette hendelser er fristen normalt 2 kalenderdager. Det er mulig å legge opp til at varselet signeres og sendes digitalt. Varselet kan også i prinsippet signeres digitalt av begge parter. 

Når det gjelder advarsel i ansettelsesforhold oppstiller arbeidsmiljøloven i utgangspunktet ikke nærmere formalkrav, og arbeidsgiver kan derfor som utgangspunkt selv avgjøre om arbeidstakeren skal få advarselen skriftlig eller ikke. Digital signering av skriftlig advarsel er tillatt. Den ansatte bør signere på at advarselen er mottatthvilket kan etterleves ved at det legges opp til digital signering fra begge parter. Alternativet ellers vil kunne være å sende varselet som rekommandert brev slik at man har bevis for at varselet er mottatt. 

Dersom arbeidsgiver vurderer å avslutte et arbeidsforhold ved oppsigelse skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte. Arbeidsgiver innkaller da arbeidstaker til et såkalt drøftingsmøte. Innkallingen bør ikke gis med forkortet frist og arbeidsgiveren må forsikre seg om at innkallingen når frem til arbeidstakeren. Det gjelder for øvrig ikke nærmere formkrav til selve innkallingen. 

Ved oppsigelse i arbeidsforhold oppstiller arbeidsmiljøloven krav om skriftlighet. Kravet gjelder i utgangspunktet både oppsigelse fra arbeidstaker og fra arbeidsgiver. Ved oppsigelse fra arbeidsgivers side er hovedregelen at oppsigelsen skal leveres til arbeidstaker personlig eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers oppgitte adresse. Oppsigelsen skal anses for å ha funnet sted når den er kommet fram til arbeidstaker. Dette innebærer at digital signering i utgangspunktet ikke godtas. Det er imidlertid lagt til grunn at dette er en ordensregel, og at dersom skriftlig oppsigelse er oversendt arbeidstakeren på annen måte så vil arbeidsgiveren ha bevisbyrden for at den er kommet frem til arbeidstakeren. Ved oppsigelse fra arbeidstakers side er det ikke noe i veien for at oppsigelsen sendes digitalt. 

Ved avskjedigelse vil arbeidsforholdet heves og opphøre umiddelbart som følge av at avskjedsbeslutningen meddeles arbeidstakeren. Retten til å avskjedige en arbeidstaker gjelder dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. For arbeidsgiveren gjelder her de samme krav til skriftlighet mv. som ved oppsigelse. 

Leiekontrakter, kjøpskontrakter, mv. 

I leieforhold er det ikke en helt uvanlig problemstilling at leieavtale ikke foreligger, eller at den leieavtalen som er inngått ikke er juridisk riktig utformet. Dette vil normalt gi etterfølgende utfordringer både for utleier og leietaker, som man unngår dersom det opprettes en formelt riktig kontrakt. Signering av kontrakten kan foretas enten ved fysisk eller digital signatur. Det samme gjelder i kjøpskontrakter. 

Foretakslovgivningen og boliglovgivningen 

Foretaks- og boliglovgivningen har til nå hatt enkelte særregler for kravet til at signering av protokoller mv. skal skje ved fysisk signatur. Under koronapandemien er dette regelverket midlertidig lempet på. Parallelt er det blitt arbeidet med permanente endringer i regelverket som skal være mer tilpasset den digitale utviklingen. I boliglovgivningen trådte nytt tilpasset regelverk i kraft fra 1. april 2021. I foretakslovgivningen ble proposisjon med lovendringsforslag lagt frem for Stortinget den 9. april 2021, og dette forventes å bli vedtatt i løpet av sommeren 2021. 

Nedenfor gjennomgår vi regelverket i de sentrale lovene i denne forbindelse. 

Aksjeloven og allmennaksjeloven 

I aksjeloven og allmennaksjeloven er elektronisk dokumentasjon sidestilt med papirdokumentasjon. Begge lovers § 1-6 annet ledd angir en lovfestet adgang til å benytte elektronisk signatur. Der hvor det i den enkelte lov fremgår krav om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, så er dette således ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger. I begge lovene brukes konsekvent ordet «signatur» og ikke «underskrift», for språklig å markere lovenes teknologinøytralitet. 

Selskapene kan derfor opprette og signere dokumentene digitalt. Med dette slipper man å skrive ut, signere og deretter skanne dokumenter med håndskrevet signatur. Styredokumenter, generalforsamlingsdokumenter, stiftelsesdokument, årsregnskap og årsberetning kan dermed signeres elektronisk. 

Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjelovene skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge. Lyd- og videoopptak vil ikke oppfylle dette kravet. 

Selskapsloven 

For selskapsmøtet i et ANS/DA/KS skal det føres protokoll. Dette fremgår av selskapsloven § 2-12Loven sier derimot ikke noe konkret om selve signeringen. I juridisk teori er det av enkelte lagt til grunn at det gjelder en plikt til å signere protokollen. Vi legger også til grunn at det er nærliggende å innfortolke et slikt kravSelskapsloven gir imidlertid ikke nærmere føringer på hvorvidt slik signering skal skje fysisk eller elektronisk. Med bakgrunn i dette legger vi til grunn at det ikke er noe i veien for at protokoll fra selskapsmøte i ANS/DA/KS signeres elektronisk. 

Dersom selskapet har et styre så fremgår det i selskapsloven § 2-15 annet ledd at aksjeloven § 6-29 gjelder tilsvarendeAksjeloven er som nevnt teknologinøytral, så dette innebærer at styreprotokoller kan signeres elektronisk. 

Som følge av myndighetspålagte restriksjoner under utbruddet av covid-19 ble det i 2020 vedtatt en midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen. Loven anviser at protokoll fra selskapsmøtekan signeres ved elektronisk signatur, jf. § 4-3 (4). 

Den midlertidige loven gjelder frem til 1. juni 2021. Næringsdepartementet har i Prop. 140 L (2020-2021) foreslått at disse reglene gjøres permanente, og at reguleringen flyttes til selskapsloven. 

Samvirkeloven 

Samvirkeloven § 52 og § 91 oppstiller krav om at protokoller fra årsmøtet og styremøtet i samvirkeforetak skal underskrives («skal skrive/skrivast under»). 

Det følger av forarbeidene til samvirkeloven (Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) side 248at stiftelsesdokument, årsmøteprotokoll og styreprotokoll ikke bare kan foreligge elektronisk, men også må foreligge med en papirbasert original av dokumentene. Proposisjonen angir spesifikt at elektronisk signatur ikke kan brukes. Det er blitt lagt til grunn at det samme gjelder for styreprotokoller og årsmøteprotokoller. 

Som følge av myndighetspålagte restriksjoner under utbruddet av covid-19 ble det i 2020 vedtatt en midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen. Loven anviser at protokoll fra både styremøtet og årsmøtet kan signeres ved elektronisk signatur, jf. §§ 3-2 (3) og 3.3 (6)Kravet om at det skal finnes en papirbasert original av årsmøteprotokollen vil være oppfylt ved utskrift av protokoll med elektronisk signatur. 

Den midlertidige loven gjelder frem til 1. juni 2021. Næringsdepartementet har i Prop. 140 L (2020-2021) foreslått at disse reglene gjøres permanente, og at reguleringen flyttes til samvirkeloven. 

Stiftelsesloven 

I stiftelser skal styreprotokoller «underskrives» av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Dette følger av stiftelsesloven § 31 femte ledd. En elektronisk underskrift vil da ikke anses tilstrekkelig, jf. forarbeidene til stiftelseslovenOt.prp. nr. 15 (2000–2001) side 108. 

Som følge av myndighetspålagte restriksjoner under utbruddet av covid-19 ble det i 2020 vedtatt en midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen. Loven anviser at styreprotokollen kan signeres ved elektronisk signatur, jf. § 5-2 (3). 

Den midlertidige loven gjelder frem til 1. juni 2021. Næringsdepartementet har i Prop. 140 L (2020-2021) foreslått at regelen gjøres permanent, og at reguleringen flyttes til stiftelsesloven. 

Boliglovene 

I boliglovgivningen trådte nytt tilpasset regelverk i kraft fra 1. april 2021. Regelendringene går i korthet ut på en rettslig likestilling av generalforsamlinger, årsmøter og styremøter med og uten fysisk oppmøte, skriftlig (papirbasert) og elektronisk kommunikasjon mellom boligselskapene og dets eiere (beboere), samt skriftlig (fysisk) underskrift og elektronisk signatur på protokoller, stiftelsesdokumenter mv. I det nye regelverket er blant annet lovens begrep om krav til å «undertegne» protokoller mv. endret til krav om «signering» av protokollene. Endringen er gjort for å tydeliggjøre at det etter regelendringene ikke lenger er krav om at protokoller mv. må undertegnes ved håndskreven signatur, men at digital signatur er fullt ut tillatt.

Eierseksjonsloven, borettslagsloven og boligbyggelagsloven krever at protokoller fra generalforsamling og årsmøte signeres av møtelederen og minst én andelseier, seksjonseier eller annen person som møtet velger blant de som er til stede. For styremøter oppstilles det i den enkelte lov krav om at styreprotokollen skal signeres av de som deltok i møtet. All signering av dokumenter kan altså i prinsippet skje digitalt.

Forut for regelendringene 1. april 2021 var boligselskapsformene omfattet av koronaforskriften som gjorde midlertidig unntak fra kravet om fysisk signatur i perioden 8. april til 27. mai 2020. Deretter ble unntakene ytterligere videreført i midlertidig lov om forlenget frist og unntak fra krav til fysisk generalforsamling og årsmøte mv. i boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Loven gjaldt i perioden 22. juni til 1. november 2020, men fra 1. april er altså relevante regler om digital signering implementert i boliglovgivningens ordinære regelverk.

Lag og foreninger mv. 

For lag og foreninger mv. er det ingen alminnelig lov som gjelder. Her må man derfor i utgangspunktet se hen til vedtektene og gjøre nærmere vurderinger ut fra disse. Visse lag og foreninger er underlagt egne forbund mv. Sentrale organisatoriske forhold i vedtektene er da gjerne utformet etter mønster utarbeidet av forbundet. Signering må uansett kunne gjennomføres slik at man ikke bryter helsemyndighetenes pålegg. 

Nærmere om kravet om betryggende autentisering 

I 2018 ble EU-forordningen benevnt som eIDAS («electronic identification and trust services») implementert i norsk rett gjennom Lov om elektroniske tillitstjenester. Forordningen erstattet e-signaturdirektivet som var implementert i norsk rett gjennom den nå opphevde e-signaturloven. 

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har fastsatt Forskrift om selvdeklarasjon av ordninger for elektronisk identifikasjon (selvdeklarasjonsforskriften). Tilsynsorgan etter forskriften er Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom). Elektronisk signatur må tilfredsstille kravene til eID-ordning i forskriftens § 3 og være oppført på publisert liste i henhold til forskriftens § 13 (1). På Nkoms publiserte liste over godkjente elektroniske signaturer, som også er å finne på EUs tillitsliste for Norge over godkjente aktive tillitstjenesteleverandører, finner vi: 

  • Bank-ID (Bankenes ID-tjeneste AS) 
  • Buypass AS  
  • Commfides Norge AS  
  • Signicat AS 

Når man benytter tilbydere av tjenester for elektronisk signatur av dokumenter (f.eks. RN Digital signering) og årsoppgjørsprogrammer mv., og disse igjen benytter seg av de ovennevnte godkjente løsningene (Bank-ID mv.) så vil det normalt oppnås en høy grad av sikkerhet ved den digitale signeringen. 

I eIDAS-forordningens artikkel 25 reguleres rettsvirkningene av elektroniske signaturer, hvor det gis følgende klare føringer: 

  1. En elektronisk signatur skal ikke nektes rettsvirkning og gyldighet som bevis i forbindelse med rettergang alene av den grunn at den er elektronisk, eller at den ikke oppfyller kravene til kvalifiserte elektroniske signaturer. 
  2. En kvalifisert elektronisk signatur skal ha samme rettsvirkning som en håndskreven signatur. 
  3. En kvalifisert elektronisk signatur som er basert på et kvalifisert sertifikat utstedt i én medlemsstat, skal anerkjennes som en kvalifisert elektronisk signatur i alle andre medlemsstater. 

Gjennom dette er det mulig å foreta betryggende digital signering av en rekke dokumenter, som omhandlet i denne artikkelen. Forutsetningen er at kravet om betryggende autentisering ivaretas.