Effektiv økonomistyring - viktig for SMB-bedrifter som vil overleve i nedgangstider

Med unntak av et par år hvor Norge fikk føle ringvirkningene av den internasjonale finanskrisen for fem-seks år siden, har norske bedrifter kunnet nyte godt av en lang høykonjunktur. Nå spår flere tøffere tider for deler av næringslivet. Det stiller høye krav – ikke minst til virksomhetenes økonomistyring.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

- Mange virksomheter bør i større grad betrakte regnskapet som et styringsverktøy som kan styrke bedriftens lønnsomhet. Sammen med regnskapsfører kan virksomheten hente nøkkeltall og annen informasjon som gjør det mulig å analysere virksomhetens økonomiske tilstand. Med dette som utgangspunkt kan det treffes beslutninger og eventuelt gjennomføres nødvendige tiltak som kan styrke virksomheten på sikt, sier Tommy Johnsen, registrert revisor og rådgiver i Regnskap Norge.

Mange regnskapsførere benytter økonomiske verktøy hvor man kan lese inn regnskapene for deretter å gjøre analyseresultatene tilgjengelige for kundene via webbaserte løsninger. 

- Med utgangspunkt i denne typen analyser kan man for eksempel avsløre unødige kapitalbindinger og dårlig finansiering av virksomheten, sier Johnsen. På de to neste sidene ser vi på forhold som kan påvirke virksomhetens lønnsomhet og som det kan være særlig viktig å ha fokus på i tøffere økonomiske tider. Forhold som virksomhetene alltid bør ta hensyn til, men være særlig oppmerksom på i nedgangstider, er blant annet:

Gjeld

I nedgangstider vil det være særlig viktig for virksomheten å finne riktig balanse mellom kortsiktig og langsiktig gjeld. Dette fordi kortsiktig gjeld, med liten eller ingen sikkerhet, normalt er dyrere enn langsiktig gjeld med pantesikkerhet i fast eiendom eller andre formuesobjekter. Har bedriften uforholdsmessig mye kortsiktig gjeld bør  den vurdere om noe av denne gjelden kan gjøres om til langsiktig gjeld ved å stille bedre sikkerhet. Har man en eldre takst som ikke reflekterer verdien av virksomhetens eiendeler i dag, bør man vurdere å innhente en ny takst som eventuelt kan gi bedre vilkår hos långiver.

Varelager

I tider med god likviditet er det en tendens at mange virksomheter har et begrenset fokus på sammensetningen av vare lageret slik at det over tid bygger seg opp en altfor store varebeholdning. En slik overskuddskapasitet er kostnadskrevende for bedriftene siden den binder kapital og reduserer likviditeten. Spesielt i nedgangstider er det derfor viktig å redusere den delen av lageret som har lang omløpshastighet. For mange kan det være et alternativ å redusere prisen på disse varene for å få dem solgt, og dermed frigjøre kapital, fremfor å satse på en bedre pris langt inn i fremtiden. 

Et annet tiltak på kort sikt kan være å sjekke om avtaler eller forhold til leverandører gjør det mulig å returnere varer man har for mye av. Uansett bør virksomheten, gjerne i samarbeid med regnskapsfører, gå igjennom rutiner rundt bestilling, varemottak, lagring, uttak og transport, for på denne måten å legge en strategi for optimalisering av varelageret over tid.

Reduksjon av driftskostnadene

I tøffe tider vil ofte en intensivering av markedsbearbeidingen være nødvendig for å opprettholde omsetningen. For mange bedrifters vedkommende vil det imidlertid være minst like viktig å redusere kostnadene. I tiden fremover vil derfor mange virksomheter ha fokus på riktig bemanning og vurdere både oppsigelser og permitteringer (se egen artikkel side 22), i kombinasjon med tiltak som kan effektivisere driften. I tillegg vil det i enhver bedrift være en rekke varekjøp og småutgifter som til sammen kan utgjøre store beløp. For mange bedrifter kan derfor en periodisk gjennomgang av kostnadsstrukturen være et viktig bidrag til å oppnå økt lønnsomhet og bedret likviditet.

Investeringer og salg av anleggsmidler

For noen bedrifter kan det være riktig å satse og foreta investeringer også i nedgangstider, slik at bedriftene er godt posisjonert når utviklingen snur. I nedgangstider bør man imidlertid være særlig påpasselig på at alle investeringer gjøres ut fra bedriftsøkonomiske vurderinger. Investeringer som ikke er nødvendige bør settes på vent. Som et generelt utgangspunkt bør gjelde at investeringer som ikke gir umiddelbar avkastning bør utsettes, da dette kun er med på å binde opp virksomhetens eventuelle egenkapital og handlefrihet. Av samme grunn kan det være lønnsomt for bedriften å selge anleggsmidler som ikke skaper salg. Utover at salget skaper økt likviditet, kan det også redusere direkte henførbare kostnader som avskrivninger og renter, samt følgekostnader til forsikring, vedlikehold, drivstoff med videre.

Forholdet til leverandører og kunder

For å sikre en god kontantstrøm bør bedriften søke å få lengst mulig betalingstid hos kreditorer og leverandører. Samtidig må bedriften optimalisere egen kundeinnfordring ved å etablere gode rutiner for fakturering, kredittid til kunder og innkreving.

Nye og eksisterende kunder bør kredittsjekkes jevnlig. Som et minimum bør den næringsdrivende sjekke kunder for eventuelle betalingsanmerkninger. 

Fakturering bør skje så raskt som mulig. Helst allerede ved levering. Generelt gjelder at utestående er vanskeligere å få inn jo lenger tid som går mellom levering av varer og tjenester og utsendelse av faktura.

Forskuddsbetaling bør også vurderes, særlig for kunder som har kommet dårlig ut av en eventuell kredittsjekk. Mange bedrifter kan redusere kredittiden på utestående fakturaer. Selger bedriften produkter og tjenester via internett bør det etableres betalingsløsninger for online betaling. Det gir både økt likviditet og redusert risiko.

Innfordringsrutiner

Sørg for at innfordringsrutinene optimaliseres. Følg fordringsutviklingen nøye og vurder hver enkelt kunde individuelt. Det bør koste å betale for sent. Oppdater avtaler med klausuler om renter og gebyrer ved for sen betaling. Ta eventuelt en telefon til sene betalere, og ikke gjennomfør nye salg til kunder som ikke gjør opp for seg. Er likviditeten stram kan factoring være et alternativ.

Etabler gode inkassorutiner, enten som egeninkasso, eller i samarbeid med et inkassobyrå.

Sjekkliste 
  • Søk å øke leverandørkreditten.
  • Vurder kostnadsreduksjoner som bedrer inntjeningen.
  • Sett investeringer som ikke er nødvendig på vent.
  • Kutt gjeld hvis du kan. Vurder tiltak som kan gi en bedre finansiering.
  • Reduser lagerbeholdningen.
  • Vær bevisst på hvilken kredittgrense du gir den enkelte kunde. Følg fordringsutviklingen nøye og vurder hver kunde individuelt.
  • Tilpass kundestrukturen. Avhengighet til noen få store kunder kan øke risikoen for selv å gå på en ”smell” i nedgangstider.
  • Hold deg oppdatert om kundene. Vurder om det er nødvendig å foreta kontroll av betalingsevnen via et kredittinformasjonsbyrå for den enkelte kunde.
  • Tilpass betalingsvilkårene i forhold til kundene, og gi så korte kredittider som mulig.
  • Send ut betalingspåminnelser raskt, og oppdater avtaler med
    klausuler om renter og gebyrer ved sen betaling.
  • Fakturaadresser må være riktig - oppdater disse jevnlig for å unngå feiladressering.
  • Sørg for rask oppfølging av misligholdte krav.
  • Utnytt mulighetene som ligger i regnskapet. Få utarbeidet 

Artikkelen ble utgitt i Regnskap & Økonomi utgave 3-2015