Orden i oppdragsdokumentasjonen

Regnskapsførers oppdragsdokumentasjonen må ikke nødvendigvis oppbevares samlet på ett sted og på én måte. Oppbevaring hos oppdragsgiver kan også aksepteres under visse forutsetninger.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Regnskapsførers oppdragsdokumentasjon skal i henhold til standard for god regnskapsføringsskikk (GRFS) punkt 6.4 oppbevares ordnet.

Bransjestandardutvalget har i den forbindelse vurdert om all oppdragsdokumentasjon må oppbevares samlet hos regnskapsfører, eller om det kan aksepteres at deler av oppdragsdokumentasjonen oppbevares for eksempel i de regnskaps- og årsoppgjørssystemene som benyttes, eventuelt også hos oppdragsgiver.

Bransjestandardutvalget henviser til at GRFS ikke stiller konkrete krav til samlet oppbevaring, og at det dermed må kunne aksepteres at deler av oppdragsdokumentasjonen oppbevares for eksempel i regnskaps- og årsoppgjørssystemene som benyttes. Eksempler på dette kan være:

  • Bokførte opplysninger oppbevares elektronisk i regnskapssystemet, som grunnlag for produksjon av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på forespørsel (jf. GRFS punkt 6.2.5 annet avsnitt femte kulepunkt).
  • Kontrollspor mellom bokførte opplysninger og årsregnskap og ligningsoppgaver oppbevares i årsoppgjørssystemet, og kan produseres på forespørsel (jf. GRFS punkt 6.2.6 første avsnitt tredje kulepunkt).

Det må etter Bransjestandardutvalgets vurdering også kunne aksepteres at deler av oppdragsdokumentasjonen oppbevares hos oppdragsgiver, i dennes systemer, dersom det gjennom avtale sørges for at regnskapsfører og eksterne kontrollører i hele oppbevaringstiden for oppdragsdokumentasjonen gis tilgang til dette materialet. Det bemerkes at regnskapsfører uansett er ansvarlig for at oppbevaringen av oppdragsdokumentasjonen skjer i henhold til lov, forskrift og god regnskapsføringsskikk, selv om oppbevaringen skjer hos oppdragsgiver. Regnskapsfører må gjøre en vurdering av risikoen knyttet til oppbevaring hos andre, herunder oppdragsgiver, jf. også GRFS punkt 6.3 om at oppdragsdokumentasjonen ikke skal lånes ut der hvor det er fare for at innholdet kan gå tapt. Bransjestandardutvalget legger til grunn at ordenskravet innebærer at regnskapsfører må vedlikeholde en oversikt som viser hvor de ulike delene av oppdragsdokumentasjonen oppbevares, og hvordan tilgangen til disse sikres, dersom oppdragsdokumentasjonen ikke oppbevares samlet hos regnskapsfører.

Bransjestandardutvalget antar at det i en del tilfeller er mer hensiktsmessig for regnskapsfører å selv oppbevare egne eksemplarer av den nødvendige oppdragsdokumentasjonen, i stedet for å opprette nødvendige avtaler med oppdragsgivere om oppbevaring og tilgjengelighet, gjennomføre nødvendige risikovurderinger, overvåke etterlevelsen av kravene til oppbevaring, og vedlikeholde oversikter over hvor de ulike delene av oppdragsdokumentasjonen oppbevares.