Alle arbeidsgivere må fra nyttår forholde seg til a-ordningen

Den såkalte «a-ordningen» er den nye måten å innrapportere informasjon om arbeidstakere og lønn på til skatteetaten, NAV og SSB. Denne artikkelen er en kortfattet introduksjon til hva a-ordningen går ut på.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

A-ordningen går kort sagt ut på at fem skjemaer samles i ett felles skjema. Dette nye skjemaet har fått navnet a-meldingen, og skal leveres for hver måned hvor foretaket har utbetalt lønn eller er registrert med ansatte.

De største endringene, foruten at alt samles i ett skjema, er at det skal rapporteres en del personalopplysninger, de gamle lønns- og trekkoppgavekodene erstattes med langt mer detaljerte spesifikasjoner og i tillegg skal det rapporteres oftere.

En konsekvens av a-ordningen vil dessuten være at kvaliteten på lønnskjøringene må være høy. I motsatt fall vil a-meldinger bli avvist i systemene.

Skjemaer som utgår
Skatteetaten har tre skjemaer som fra og med inntektsåret 2015 utgår. Dette er terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk (RF-1037), årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv LTO (RF-1025) og lønns- og trekkoppgavene (RF-1015). Siste gang disse skjemaene brukes er i januar 2015, og da for henholdsvis 6. termin 2014 (førstnevnte) og året 2014.

Fra NAV forsvinner melding om arbeidsforhold til Aa-registeret (NAV 25-01.10). Dette skjemaet gjelder inn- og utmelding av arbeidsforhold til arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. Dagens skjema brukes på inn- og utmeldinger frem til nyttår.

De som i dag er plukket ut til å gi opplysninger til SSB om lønnsstatistikk, vil oppleve at dette utgår. I stedet vil alle arbeidsgivere som følge av den nye løsningen levere inn grunnlag for lønnsstatistikk i fremtiden.

Innhold i a-meldingen
Det skal leveres én a-melding pr arbeidstaker. I a-meldingen skal arbeidsgiveren opplyse om blant annet:

  • Startdato for arbeidsforholdet
  • Sluttdato for avsluttet arbeidsforhold
  • Den ansattes yrkeskode, arbeidstidsordning, stillingsprosent og andre «faste» personaldata
  • Timer arbeidet (timelønnede)
  • Lønnsytelser mv (spesifisert)
  • Fradrag i lønnsytelser (kontingent, pensjonsordninger mv)
  • Opplysninger om permisjon og permittering på minst 14 dager
  • Utført skattetrekk

For virksomheten skal det i tillegg gis en samlet oversikt over arbeidsgiveravgiften som skal betales.

Elektronisk levering
A-meldingen skal som hovedregel leveres elektronisk. Dette kan skje direkte fra lønnssystem eller fra Altinn. Levering fra lønnssystem er klart å anbefale, da dette er tidsbesparende og reduserer risiko for feil i innrapporteringen.

Arbeidsgivere som ikke har lønnssystem, eller som har et lønnssystem som ikke er tilrettelagt for elektronisk levering, har mulighet til å sende inn nødvendig informasjon gjennom a-meldingen som vil ligge i altinn-portalen. Ut fra hva vi har fått sett foreløpig, er denne løsningen mest egnet for virksomheter som har tilfeldige og få lønnsutbetalinger.

Kontroll og tilbakemelding
Både lønnssystemene, altinn-skjemaet og mottakssystemet vil foreta en rekke kontroller av ferdigstilte a-meldinger. Dersom a-meldingen godkjennes, vil arbeidsgiver få en tilbakemelding som inneholder oversikt over sum forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for måneden med betalingsinformasjon (kontonummer og KID).

Dersom a-meldingen avvises vil det fremgå forklaring på hva som er årsak.

Hvor ofte kan og skal a-meldingen leveres?
A-meldingen skal leveres minimum hver måned. Det er likevel ikke noe i veien for å levere flere a-meldinger i måneden.

De fleste arbeidsgivere bør vurdere å legge opp til innsending av a-meldinger samtidig med utlønningene. Dette er en rasjonell rutine. Ved to lønnskjøringer i måneden, f eks én for ordinær lønnsutbetaling og én for reiseoppgjør, vil det med andre ord kunne være hensiktsmessig å sende to a-meldinger for arbeidstakeren.

Alternativet til å rapportere samtidig med lønnskjøringene, er å rapportere samlet for måneden. Siste frist for levering av a-melding er den 5. i måneden etter lønningsmåneden. Første frist innenfor a-ordningen er med andre ord 5. februar 2015, hvor a-melding skal sendes for januar-lønn.

Dersom den 5. faller på en lørdag, søndag eller helligdag, er det påfølgende virkedag som er fristen.

Det er viktig å huske at a-melding skal sendes på alle registrerte arbeidsforhold, selv om det ikke er utbetalt lønn i måneden. Et skianlegg med ansatte som er permittert gjennom sommeren, men som fortsatt er registrert som arbeidstakere i skianlegget hos Aa-registeret, må med andre ord levere a-meldinger gjennom sommeren.

Betaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift
Fristene for betaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift er ikke endret. Betalingene skal med andre ord fortsatt betales basert på 2-månedlige terminer.

Som nevnt over vil arbeidsgiver få tilbakemelding på innsendte a-meldinger, som inneholder en samlet oversikt over hvor mye som skal betales, til hvilken konto og med KID-nummer. Slik betalingsinformasjon er dessverre kun generert på månedsnivå, og ikke terminvis. Arbeidsgiver må derfor ved betaling summere betalingsbeløp i de to tilbakemeldingene som hører til terminen.

Kjører du lønn?
A-ordningen er en stor omlegging, og det gjelder å forberede seg godt. Foruten å følge med på artikler om a-ordningen, bør du, særlig dersom du kjører lønn, vurdere å ta et kurs i a-ordningen. 

Vi har fortsatt noen plasser ledig på våre kurs i a-ordningen.