Viktig å følge regler ved oppsigelser og permitteringer

Når markedene endrer seg er det ikke til å unngå at noen virksomheter må redusere antall ansatte. Ved oppsigelser og permitteringer er det faste regler for hvordan arbeidsgiver skal gå fram. Disse er det viktig at arbeidsgiver følger. Hvis kravene ikke oppfylles kan det medføre at oppsigelsen blir kjent ugyldig eller gi arbeidstaker grunnlag for erstatning.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Fastsett kriterier for hvem som skal sier opp 

- I forbindelse med nedbemanninger hender det at arbeidsgivere trår feil ved utvelgelsen av hvem som skal sies opp, sier Kaarby, som jobber med arbeidsrett og har erfaring med både omorganiseringsprosesser, masseoppsigelser og individuelle oppsigelser.

- Det må fastsettes kriterier for hvem som skal sies opp, og disse må følges konsekvent, understreker Kaarby. 

Viktig å dokumentere 

Det kan også oppstå problemer knyttet til at arbeidsgivere ikke har fulgt saksbehandlingsreglene og at det ikke er sikret tilstrekkelig dokumentasjon underveis i prosessen.

- Det er all grunn til å understreke betydningen av dokumentasjon, både i forhold til behovet for nedbemanning/permittering og de vurderingene som gjøres underveis i prosessen.

Bruk tid på å informere

I tillegg til å følge de øvrige kravene i loven anbefaler hun at arbeidsgiver bruker tid på informasjon og drøfting med tillitsvalgte og de ansatte, selv om dette ikke er pålagt ved lov dersom virksomheten har under 50 ansatte eller det følger av tariffavtale. Hvordan unngå rettsak? Veldig mange tvister løses i minnelighet ved at arbeidstaker aksepterer en sluttavtale. Imidlertid er det avgjørende at arbeidsgiver har sikret en grundig prosess, for å unngå rettsaker og ved forhandlinger om sluttavtale. Å søke juridisk bistand tidlig  i prosessen er ofte en god investering.

- Dersom arbeidsgiver først har trådt feil ved saksbehandlingen kan det være vanskelig og mer kostnadskrevende å rette opp senere, sier Kaja Kaarby.

Krav til arbeidsgiver ved oppsigelse

Med unntak av tidsbestemte arbeidsforhold, som for eksempel vikariater, opphører ikke et arbeidsforhold av seg selv. Et arbeidsforhold kan bare sies opp skriftlig.

Fra arbeidsgivers side skal en oppsigelse i følge arbeidsmiljøloven enten leveres til arbeidstaker personlig, eller sendes i rekommandert brev. Oppsigelsen trer først i kraft når den er kommet fram til motparten.

Må være saklig begrunnet

Et helt grunnleggende forhold som må være til stede for at arbeidsgivers oppsigelse av en ansatt skal være lovlig, er at den er saklig begrunnet. Det vil si at begrunnelsen for oppsigelsen må være både relevant og grundig vurdert.

En oppsigelse kan være begrunnet i både arbeidstakers og arbeidsgivers forhold. En oppsigelse begrunnet i arbeidstakers forhold kan være begrunnet for eksempel i alvorlige brudd på arbeidsavtalen.

En oppsigelse begrunnet i arbeidsgivers forhold kan være at nedbemanning eller omstilling er nødvendig ut fra bedriftsøkonomiske behov.

Formkrav til innhold

Det stilles også formkrav til innholdet i oppsigelsen. Denne skal gi en skriftlig orientering om:

* adgangen til å kreve forhandlinger og reise søksmål

* hvilke frister som gjelder for forhandlinger og søksmål

* hvem et eventuelt søksmål skal rettes mot

* retten til å fortsette i stillingen mens forhandlinger eller søksmål pågår

Arbeidstaker kan også kreve å få skriftlig orientering om årsaken til oppsigelsen. Skyldes oppsigelsen nedbemanning eller andre forhold i virksomheten, skal det opplyses om fortrinnsrett til ny ansettelse. Forhandlinger Arbeidstaker kan kreve forhandlinger med arbeidsgiver, og både arbeidstaker og arbeidsgiver har rett til å ha med rådgiver under forhandlingene. Dersom arbeidsgiver og arbeidstaker ikke kommer til enighet kan arbeidstaker reise søksmål. Så lenge forhandlinger eller søksmål pågår, kan arbeidstakeren vanligvis fortsette i stillingen, med mindre retten avgjør noe annet.

Oppsigelsestid

Dersom ikke annet er skriftlig avtalt, er gjensidig oppsigelsestid én måned for ansatte som har vært ansatt i mindre enn 5 år. Kortere oppsigelsestid enn en måned er bare tillatt hvis tariffavtale eller skriftlig avtalt prøvetid åpner for det. Når arbeidstaker har vært ansatt i mer enn fem år gjelder minstekrav om oppsigelsesfrister fra to til seks måneder, avhengig av arbeidstakerens ansettelsestid og alder.

Om den oppsagte i henhold til arbeidsavtalen har en lengre oppsigelsestid, er det likevel denne som gjelder.

Attest

Jobber arbeidstaker ut avtalt/lovregulert oppsigelsestid, har arbeidstaker krav på en skriftlig attest. Attesten skal minimum inneholde opplysninger om arbeidstakers navn og fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og hvor lenge arbeidsforholdet varte. 

Tilleggskrav ved masseoppsigelse 

En arbeidsgiver som vurderer å gå til masseoppsigelser skal så tidlig som mulig gi melding om dette til NAV. Dette for at NAV skal kunne bistå virksomheten og de berørte arbeidstakerne. Med masseoppsigelser menes at minst 10 arbeidstakere blir sagt opp innenfor et tidsrom på 30 dager. Når en arbeidsgiver planlegger masseoppsigelser vil den tidligst tre i kraft 30 dager etter at NAV har fått melding. Arbeidsgiver skal gi tilsvarende melding til NAV hvis minst 10 arbeidstakere vil bli permittert uten lønn, eller vil få sin ukentlige arbeidstid redusert med mer enn 50 prosent i mer enn fire uker.

Krav ved permitteringer

Permitteringer kan være et alternativ til oppsigelser hvis årsaken til permitteringen er av forbigående art.

Ved en permisjon er arbeidstaker pålagt arbeidsfritak og samtidig er arbeidsgiver fritatt sin lønnsplikt. Hvis det er på det rene eller overveiende sannsynlig at situasjonen vil bli permanent, skal oppsigelse brukes.

Regler for permittering

Med unntak av ”lov om lønnsplikt under permittering”, er permitteringer i stor grad basert på ulovfestede regler basert på tariffavtaler, og først og fremst hovedavtalen mellom LO og NAF. Ofte vil derfor frister o.l. som er angitt i hovedavtalen også gjelde i de tilfeller virksomheten ikke er omfattet av hovedavtalen mellom LO og NAF.

Delvis permittering

En permittering kan også være delvis. En arbeidstaker vil da arbeide deler av sin stillingsprosent og være permittert resten. For rett til stønad fra NAV må arbeidstaker være permittert minst 50 prosent fra sin vanlige arbeidstid.

Vilkår for permittering

For at permittering skal kunne benyttes kreves det saklig grunn, og det er en forut setning at årsaken til permitteringen skal kunne knyttes til virksomheten og ikke den ansatte personlig. Eksempel på saklig grunn kan være ordremangel, fulle lager, arbeidsstans på grunn av ulykker og liknende. Også nødvendige kostnadsreduksjoner i form av lønnskostnader kan være grunnlag for permittering, under forutsetning av at behovet er midlertidig.

Forhåndsvarsel

Varsel om permittering skal gis senest 14 dager før permitteringen trer i kraft. Ved uforutsette hendelser er fristen normalt to dager. Ved konflikter og ulegitimert fravær gjelder etter hovedavtalen ingen varslingsfrist ved permittering. I varslingsperioden skal arbeidstaker arbeide og motta lønn som vanlig.

Lønnspliktperiode

Etter iverksettelse av permitteringen følger en periode på 10 dager hvor arbeidsgiver har lønnsplikt. 

Stønad fra NAV 

Etter lønnspliktperioden vil arbeidstaker vanligvis ha krav på stønad fra NAV i inntil 26 uker. 

Flere enn før kontakter Arbeidstilsynets svartjeneste og spør om regler for oppsigelser

Årlig mottar Arbeidstilsynets svartjeneste rundt 80 000 henvendelser fra arbeidsgivere og arbeidstakere. Mange av spørsmålene gjelder hvilke lover og regler som gjelder ved oppsigelse. En gjenganger blant spørsmålene er hvilke formkrav som gjelder. Det er for eksempel ikke uvanlig at både arbeidsgivere og arbeidstakere spør om oppsigelse via SMS oppfyller lovens krav tilskriftlig oppsigelse.  - Når det gjelder oppsigelser som kommer fra arbeidsgiver er det ikke tilstrekkelig verken med e-post eller SMS. Oppsigelsen skal være skriftlig, og den skal leveres personlig eller sendes i rekommandert brev, sier Birgit Espejord Jensen, leder for svartjenesten. Hun opplyser at tjenesten de siste månedene har fått flere spørsmål om oppsigelser enn tidligere. Hvis den ansatte selv sier opp gjelder ingen spesielle formkrav.

- Vi anbefaler likevel at også arbeids taker leverer oppsigelsen skriftlig eller som rekommandert brev for å unngå tvil.

Sykmelding gir ikke vern mot oppsigelse ved nedbemanning. 

En gjenganger blant spørsmålene både fra arbeidsgivere og arbeidstakere er om det er lov å si opp ansatte som er sykmeldte.

- Sykdom er ikke grunnlag for oppsigelse de første 12 månedene man er sykemeldt. Dersom en arbeidstaker har vært syk i mer enn ett år, gjelder vanlige regler om saklig grunn til oppsigelse. Sykdom kan da under særlige forutsetninger være en saklig grunn. Arbeidsgiver må i så fall dokumentere at tilrettelegging, omplassering og annet har vært vurdert. - Det er heller ikke slik at sykdom gir noen spesiell beskyttelse ved nedbemanninger. Da gjelder de samme reglene som for øvrige medarbeidere. 

En del av dem som ringer svartelefonen ønsker råd om konkrete saker, for eksempel om en oppsigelse er saklig begrunnet eller ikke. - Det har vi ingen myndighet til. Arbeidstilsynet kan bare veilede generelt om lovens bestemmelser, sier Espejord Jensen. Er arbeidsgiver og arbeidstaker uenige om det foreligger saklig grunn for en oppsigelse er det vanlig for begge parter å søke juridisk bistand, og eventuelt bringe saken inn for domstolene.

Artikkelen ble utgitt i Regnskap & Økonomi utgave 3-2015