Automatisering gir regnskapsfører nye oppgaver og utfordringer

Regnskapsførere som vil være relevante i årene som kommer, bør vurdere nye kundeavtaler, levere regnskap som abonnement og komme tettere på kunden. Det er rådene fra Torill Volden og Karl Jakob Enger.

Del
Styrk kunderelasjonen: Når stadig mer av regnskapsproduksjonen skjer automatisk, må man komme tettere på kundene. Det er rådet fra kursholderne Torill Volden og Karl Jakob Enger, for Regnskap Norge.

– Hvis det morsomste du vet er å sitte og manuelt avstemme banken eller punche tall, kommer du til å få det vanskelig fremover. Man må tenke på hvordan man skal ta seg betalt i årene som kommer når bokføringen automatiseres, starter Torill Volden.

– Regnskapsbedriftene må ta noen strategiske diskusjoner, selv om de nok egentlig ikke har tid til det, og stille seg spørsmålet: «Hva skal vi drive med om 3-5 år?» Det er mange muligheter. I dag har vi kundekontakten, men har vi den om tre år hvis kunden eier regnskapssystemet og gjør all jobben selv? spør Karl Jakob Enger.

Abonnement på regnskapstjenester?

Til daglig jobber Volden og Enger som regnskapsførere i Abacus Økonomitjenester, og de to foreleste nylig om «Kvalitetssikring i en automatisert regnskapsproduksjon». Kurset var en del av de mange fagdagene og kursene som holdes rundt om i Norge i regi av Regnskap Norge.

– Det skjer store endringer som vi bare må forholde oss til. Tenk bare på de stadige endringene som lov- og regelendringer skaper i rutiner og arbeidsmåter mot for eksempel bankene. Eller for den saks skyld kontinuerlige forandringer også hos systemleverandørene. Regnskapsførerne må endre sine kontrakter og rutinebeskrivelser overfor kundene slik at de samsvarer med de daglige rutinene, understreker Enger.

Han mener at bedriftene kan vurdere å lage en abonnementsløsning på regnskapstjenester, på samme måte som programvareleverandørene tar seg betalt.

– Kundene har tatt over regnskapssystemet og vi har mistet fordelen det er å ha full kontroll over dokumentasjon og regnskapsmateriell. Et alternativ er da å følge tankegangen og forretningsmodellen til systemleverandørene, for vi trenger nye prismodeller som kan dekke opp for de store endringene som skjer, fortsetter Enger.

Kvalitetssikring når du ikke har kontroll

Med automatisert regnskapsføring får man en ny tilnærming til kontrollfunksjonen. Tidligere hadde regnskapsførerne full kontroll fordi man fikk inn og så all dokumentasjon. I dag gjør kunden mye selv. Hvordan skal man kunne kontrollere når man ikke har sett eller ført regnskapet?

– Vi er vant til å ha stålkontroll på alle detaljer. Slik er det ikke lenger, men det finnes metoder for å sjekke om kvaliteten er god nok. Når vi går inn og kontrollerer, ligner det mye på det revisor gjør én gang i året. Forskjellen er at vi gjør det fortløpende, sier Enger.

Han legger til at mange regnskapsførere må lære seg å akseptere når ting er godt nok. Samtidig er det nå viktig å dokumentere overfor kunden hva man har gjort og ikke gjort, samt å få fordeling av arbeidsoppgavene med i avtalen.

– Få med hva man tar ansvaret for, og hva man ikke gjør, sier Enger.

– Kunden skal nå selv bokføre og fakturere, men hva skjer når det er ferie hos kunden? Hvem skal da passe på at frister overholdes, betalinger utføres og så videre? Man bør ta med i avtalen hva regnskapsfører gjør på forespørsel, tilføyer Volden.

Fra kvalitetssikring til rapportering

Enger foreslår at man kan se på kvalitetssikringen som en måte å få et rapporteringsgrunnlag. Et vanlig bilag med fakturadato, beløp og momsbehandling kan lett automatiseres, men hvorvidt fakturaen gjelder varekjøp til lager eller en driftskostnad i påfølgende måned, det er noe som må fanges opp.

– Er man interessert i et beslutningsgrunnlag, hvordan det gikk pr. slutten av februar, da må disse tingene på plass. Tidligere har kanskje periodisering og vurderinger skjedd i forbindelse med avslutning av en periode og før rapportering. Nå når kunden løpende har tilgang til sine regnskaper, må vi i større grad være i forkant – sørge for løpende periodiseringer, legge inn avskrivninger og så videre. Ikke minst må vi kommunisere hva regnskapet viser fra dag til dag, sier Enger.

– Løpende kommunikasjon med kunder blir mye viktigere. Vi kommer til å bruke mindre tid på å få debet og kredit riktig, men i stedet kan vi bruke hele tallmaterialet til noe som kunden har mer nytte av. Vi snur oss fra å se bakover til å se fremover, tilføyer Volden.

Frigjør deg fra systemene

Hun anbefaler at man frigjør seg fra systemene og heller styrker regnskapsførerrollen. Fortell kunden at man gjør jobben uavhengig av hvilket system kunden bruker.

– De fleste nye systemene er gode, og derfor er det ikke så viktig hvilket system som produserer kundenes data. Bedriftene må heller tenke på hva det er som gjør at kundene vil velge dem, sier Enger og fortsetter:

– Vi vet ikke hva som skjer, men det vi vet er at de kundene du har god kontakt med, ikke vil kutte kontakten dersom du leverer en god tjeneste. Den menneskelige relasjonen blir viktigere og den er uavhengig av hvilke tekniske løsninger man har valgt.

– Når forsvinner bokføringen helt?

– Jo mer EHF vi får, desto mer blir automatisert. Men det vil jo alltid være noe som ikke er elektronisk, som ikke kan automatiseres. Mengdetimene på bokføring blir betydelig redusert, men jeg tror ikke at dette blir borte heller, slutter Volden.

Denne artikkelen ble først publisert i Regnskap & Økonomi 1/2020.