Slik holder du en god presentasjon

Skal du legge frem regnskap og budsjett for styret eller forklare strategien for de ansatte? God teknikk gjør at budskapet når frem hos tilhørerne.

Mange har kjent på den ubehagelige nervøsiteten når man står foran en større eller mindre forsamling og skal legge frem bedriftens nye mål og satsingsområder. Eller når man skal presentere årets regnskap og neste års budsjett for et kravstort styre. Eller kanskje er du motvillig oppnevnt som selskapets faste presentatør, og må vise deg frem på ulike konferanser og seminarer.

Uansett hva du skal legge frem og hvilken forsamling du står overfor, god presentasjonsteknikk hjelper slik at budskapet går inn hos publikum slik at presentasjonen din får den tilsiktede effekten. 

– Sammen med grundige forberedelser og øving, tilføyer Nils Apeland. De senere årene er han nærmest blitt Mr. Presentasjonsteknikk i Norge. I dag lever han av å reise land og strand rundt med kurs og foredrag om emnet. I tillegg holder han orden på over 650 foredragsholdere som er knyttet til Talerlisten.no, selskapet han etablerte i 2016.

Fang publikum fra starten

Han anbefaler å begynne med å finne ut hva du vil med presentasjonen din. Hva skal tilhørerne sitte igjen med, og hva er målet? Skal tilhørerne lære noe, bli engasjert i bedriftens nye strategi eller skal du selge tjenestene eller varene dine?

– Hvis du ikke vet hva du vil, vet du ikke hvordan du kommer dit, understreker Apeland og fortsetter:

– Dernest må du fange publikum fra starten. Øv på den første setningen. Pass på hvordan kroppsspråket er fra første sekund, hvor du har hendene og at du har blikkontakt med publikum. 

Apeland viser til Ole Petter Hjelle, hjerneforsker, fastlege og populær foredragsholder. Hjelle har undersøkt hvordan studenter og tilhørere forholder seg til foredrag og forelesninger blant annet ved hjelp av dioder som måler hjernebølger. Hans forskning viser at dersom du ikke greier å fange tilhørerne fra starten, er det veldig vanskelig å få deres fulle oppmerksomhet underveis, uansett hvor godt foredraget blir etterhvert.

– En pangstart betyr at du bør unngå å begynne med en lang presentasjon av deg selv eller selskapet du representerer. Og øv på starten! Velg nøye ut de første setningene, åpningsbildet og hvordan kroppsspråket ditt er, understreker Apeland.

Presentasjonseksperten trekker frem fem innganger som engasjerer: 

• Still et åpent og engasjerende spørsmål
• Start med en film
• Fortell en kort, god historie 
• Start med en provokasjon  
• Vis til et kjent og viktig sitat («I have a dream»)

Fisk og kake

Når det gjelder oppbyggingen av foredraget, er det lurt å tenke fisk: først en slående åpning, dernest selve hoveddelen før en avslutning med en snert.

Grunnsteinene i byggverket bør være hentet fra den greske retorikkens gullalder:

• Etos: Det som gir deg troverdighet til å snakke om det du gjør
• Logos: Logikk, fakta, bevis, salgstall (men ikke drep folk med fakta)
• Patos: Det som engasjerer, det som snakker til følelsene. 
• Kairos: At presentasjonen er forankret til tid, sted, hendelser (for eksempel årsavslutning)
• Eros: Lidenskap

– En god presentasjon er bygd opp av de retoriske grunnsteinene, og har en god struktur med en begynnelse, hoveddel og avslutning. I tillegg har vi hjelpemidler som presentasjonsprogrammer, objekter og deg selv. Det er som å bake en kake, man må sette sammen ulike ingredienser i riktig forhold, skal kaken bli god, fortsetter Apeland.

Fjern ulyder

Om man velger å se bort fra ovenstående, har Apeland fem tips til setninger som alle bør unngå. Likevel er det overraskende vanlig at folk starter sin presentasjon med en eller flere av setningene under:

1. «Jeg er ikke så glad i å holde foredrag»
2. «Det var en annen som skulle vært her»
3. «Jeg er egentlig ikke så godt forberedt»
4. «Jeg skal bare dra dere gjennom noen slides her»
5. Begynne med ventelyd, som «ehhh»

– Med de første setningene undervurderer man sitt publikum. Husk at tilhørerne kommer med forventninger om å lære noe, bli informert og eventuelt underholdt. Er det kjent at man er sendt som stedfortreder, kan man heller si at «NN ble forhindret, men jeg skal lære dere like mye» eller noe tilsvarende, tilføyer Apeland.

Han understreker at på tross av alle disse presentasjonstekniske innspillene, er ikke målet å omskape folk til presentasjonsmaskiner.

– Finn ut hvilke områder du kan forbedre slik at du blir den beste utgaven av deg selv, slutter Apeland.

FAKTA

En god presentasjon oppsummert i 6 punkter

1. Du er godt forberedt (har øvd og lagt en plan)
2. Tilhørerne engasjeres fra begynnelsen
3. Presentasjonen har en god struktur
4. Du varierer virkemidler, form og tone
5. Historier bærer foredraget
6. Du oppsummerer de viktigste punktene 

Denne artikkelen ble først publisert i Regnskap & Økonomi 4/2019.