Onboarding

Norske virksomheter er ikke gode nok til å introdusere nyansatte i virksomheten. Bare tre av ti nyansatte får et introduksjonsprogram, og de elementene som virker best er de som brukes minst. Det viser den siste utgaven av Global Employee Leadership Index (GELx), som er basert på undersøkelser i over 40 land.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert
Studier viser at en god og strukturert onboarding kan halvere tiden det tar før en ny medarbeider oppnår full produktivitet.

Et konstant element i den årlige GELx-rapporten er den globale indeksen for arbeidsglede. I tillegg har årets rapport et spesielt fokus på en ansattes «livsløp»: reisen fra han eller hun kommer inn døren til hun går ut av den igjen.

Den norske delen av undersøkelsen er gjennomført av analyse- og rådgivningsselskapet Ennova i samarbeid med HR Norge.

Ikke uventet ligger norske arbeidstakere helt i toppskiktet i verden når det gjelder arbeidsglede med en poengsum på 70 av 100. Det har tallene vist siden undersøkelsen startet i 2004.

Når det gjelder introduksjonsprogram for nyansatte, eller onboarding som det gjerne kalles internasjonalt, henger imidlertid Norge etter de skandinaviske nabolandene. I Sverige har 45 % av nyansatte vært gjennom et introduksjonsprogram. I Danmark er andelen 39 %.

I Norge er det kun 31 % av de ansatte som har gjennomført et slikt program. Det er også forskjell på små og store bedrifter. I bedrifter med 100 ansatte eller flere hadde 48 prosent blitt tilbudt et introduksjonsprogram, mens bare 22 prosent i de mindre bedriftene.

Selv om Norge ligger et stykke etter både Sverige og Danmark er det også i Norge mange bedrifter som arbeider bevisst med introduksjonsprosesser for nye medarbeidere og ledere.

– Det er mange grunner til å etablere gode introduksjonsprosesser. Det gir verdi ikke bare for de nyansatte, men også for virksomheten, understreker Sven Kinden Iversen, som er fagansvarlig i HR Norge, som er en uavhengig medlemsorganisasjon for profesjonelle HR-folk og virksomheter som er opptatt av målrettet HR. Han opplyser at introduksjonsprosesser for ansatte er noe som engasjerer mange av medlemmene, noe som resulterte i at HR Norge i november i år for første gang arrangerte en egen onboardingkonferanse.

Temaet er aktuelt ikke minst fordi det i dag er flere roller enn før hvor det settes høye krav til at de ansatte skal dekke et spekter av oppgaver. I tillegg til å bli kjent med nære kolleger og lære seg systemer og verktøy, må de ofte også forholde seg til komplekse strukturer hvor det samarbeides på tvers. Det betyr at det kan ta lengre tid enn tidligere før de ansatte fullt ut har lært seg og forstår rollene de er tiltenkt å bekle.

I undersøkelsen fra Ennova og HR Norge svarte hele 40 prosent av lederne at det tok fra fire til elleve måneder før en nyansatt var på samme nivå som en erfaren medarbeider. Andre studier viser at en god og strukturert onboarding kan halvere tiden det tar før en ny medarbeider oppnår full produktivitet.

God introduksjon bidrar til arbeidsglede

Like viktig er det imidlertid at man gjennom gode introduksjonsprosesser kan bidra til å oppfylle flere av de nyansattes forventninger – slik at de nyansatte blir i bedriften.

– Er det noe de nyansatte virkelig ønsker, så er det å bidra. Hvis de i stedet, på grunn av mangelfull introduksjon, må jobbe med bremsene på, øker faren for at de sier opp før et år er gått. Det kan fort bli kostbart for bedriftene som ikke tar dette på alvor, sier Iversen. Han opplyser at konservative beregninger viser at kostnadene i forbindelse med en oppsigelse raskt kommer opp i én årslønn.

I GELx-undersøkelsen har Ennova og HR Norge spurt om i hvilken grad typiske elementer inngår i de norske bedriftenes introduksjonsprogrammer. Disse elementene er:
  • introduksjon til strategi, mål, verdier
  • introduksjon til avdelinger og kolleger
  • introduksjon til verktøy systemer og prosesser
  • introduksjon til produksjon og tjenester
  • introduksjon til andre avdelinger man må samarbeide med
  • tilby den nyansatte en mentor/buddy
Ikke overraskende oppnår «introduksjon til egen avdelingen og kolleger» en høy score. Det som imidlertid overrasker i undersøkelsen er at de to verktøyene som ifølge analysen er de mest effektive (introduksjon til andre avdelinger man må samarbeide med og egen mentor/buddy), er de som brukes minst.

– Noe av det verste man kan gjøre er å la den nyansatte seile sin egen sjø. En ny medarbeider skal ikke bli møtt med den klassiske «Var det i dag du skulle begynne?», og deretter bli satt til å lese personalpermen. En slik velkomst, uten noen form for system eller struktur, har stor risiko for misforståelser og mangelfull informasjon. Man får bare én sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk, og det gjelder også bedriften. En leder kan ikke alltid være til stede for å følge opp en nyansatt, men med en kollega som mentor sikrer man at den nye medarbeideren blir løpende introdusert til både virksomhetens formelle og mer uformelle strukturer, sier Sven Kinden Iversen.

Elementer i norske virksomheters introduksjonsprogrammer

En introduksjon til de avdelingene man skal samarbeide med i det daglige har, sammen med en mentorordning, den største effekten på de nyansattes arbeidsglede. Nettopp disse to elementene er de minst brukte i introduksjonsprogrammer på norske arbeidsplasser.

5 feil arbeidsgiver bør unngå:

  1. Å være uforberedt!
    Du har ikke klargjort de praktiske tingene, som arbeidsplass med nødvendig utstyr. Når vi feiler vil forventninger fra medarbeider allerede fra dag én legge grunnlaget for en fremtidig fiasko. Vi etterlater med andre ord et førsteinntrykk om at vi ikke bryr oss.
  2. Å være upersonlig!
    Det er utrolig krevende å starte i ny jobb, så sørg for at nyansatte føler seg velkomne. Vær vennlig og imøtekommende. Du kan gi dem en reell arbeidsoppgave fra dag en og på den måten få den nyansatte til å føle at han/hun gjør en forskjell allerede første dag.
  3. Ingen introduksjon!
    La dem bli kjent med sin nærmeste sjef og team, slik at de fort kan bli komfortable i sin nye kultur og arbeidsplass. Det spiller ingen rolle hvor stort firmaet er, du må introdusere den nyansatte for deres nye arbeidsplass og team. Første dag er nervepirrende nok, så sørg for at den nyansatte føler seg inkludert allerede fra start.
  4. Informasjons-«overload»
    Selv om vi er voksne betyr det ikke at vi har mulighet til å holde konsentrasjonen og lære oss alt på engang. Sørg for å porsjonere informasjon over tid og ikke forvent at den nyansatte skal huske alt du fortalte første dag.
  5. Ingen velkomst
    Sørg for at noen møter dem ved ankomst og tar dem med på en rundtur. Det verste en virksomhet kan gjøre er ikke å ha en ansvarlig person til å ta seg av den nyansatte når han eller hun kommer til sin første arbeidsdag. Ikke la dem gå «vandrende» rundt og regn med at de skal finne ut av ting på egenhånd.