Seks ting å vurdere når du skal velge eller bytte skybasert regnskapssystem

«Regnskap i skyen» er først og fremst en plattform for samhandling, og derfor er det veldig viktig med gjennomtenkte rolleavklaringer, sier advokat Harald F. Strandenæs. Han mener integrasjonene som gode skysystemer tilbyr er spennende, men også rettslig krevende.

Del
I høst arrangerer Regnskap Norge kurset «IT-juss for regnskapsførere», med Harald F. Strandenæs som foredragsholder.

Skybaserte regnskapssystemer er egentlig en naturlig konsekvens av at mye kommunikasjon er flyttet over på internett. Der regnskapsfører går fra et serverbasert system til et «skysystem» kreves det derfor svar på viktige spørsmål, som for eksempel hvem som egentlig er lisenshaver, bruker og/eller eier av systemet, og hvem som har innsyn i hvilke data.

De fleste system baserer seg i dag på rollebasert tilgang, der det er mulig å gi klare og definerte tilganger samtidig som datasettene ligger trygt, og ofte også kryptert, lagret.

Mange nye muligheter...

– Det pågår nå en kraftig restrukturering av regnskapsbedriftenes forretningsmodell, fordi skysystemene gir både dem og kundene helt nye muligheter. Egentlig er det en forutsetning i vår tid, for å få mest mulig ut av mulighetene i de nye systemene, at kunden slippes nærmere inn på regnskapsbedriftens forretningsmodell, sier Harald F. Strandenæs.

Han er advokat, partner og daglig leder i Advokatfirmaet Strandenæs AS, og har hatt mange typer oppdrag i mange deler av regnskapsbransjen. Han gir juridiske råd til systemleverandører (blant annet til PowerOffice), er ofte engasjert i kjøp og salg av regnskapskontorer eller deres porteføljer, og er dessuten en hyppig kursholder for Regnskap Norge. I kursene han holder, belyser han ulike juridiske spørsmål som virksomheter og økonomiansvarlige trenger å avklare når de skal velge systemer og leverandører.

– Du kan tenke på det sånn: Hvis alle dine konkurrenter til enhver tid vet nøyaktig hvordan det står til med økonomien akkurat nå, og din virksomhet bare vet hvordan det sto til på slutten av forrige kvartal, da ligger du faktisk per definisjon bak konkurrentene, og med små muligheter til å hente ut integrasjonsgevinster. I noen bransjer betyr dette kanskje ikke allverdens i dag, men i stadig flere sammenhenger er et slikt konkurransefortrinn forskjellen mellom liv og død, sier han.

...og mange nye utfordringer

Strandenæs mener regnskapsførerne har mye viktig kompetanse å bidra med til organisasjoner som vil ha regnskapet opp i skyen:

– Regnskapsførerne er gjerne veldig gode på å sette opp gode systemløsninger for kundene. De har gjerne hatt kontakt med mange ulike typer kunder, og de vet derfor ofte mye om hvordan man skal få kassa-moduler, ERP-modeller og CRM-systemer til å snakke sammen på en måte som gir en strømlinjeformet og god datafangst, sier han.

Men alt er likevel ikke bare fryd og gammen, for med alle de nye mulighetene følger også en del utfordringer. Strandenæs har derfor plukket ut et par kontrollpunkter det er viktig for virksomheter å se nærmere på når de velger, eller bytter til, et skybasert regnskapssystem.

1.Databehandleravtale: Du må sette deg inn i avtalen systemleverandøren har for databehandling. Hvor oppbevarer de dataene sine, og hva lagrer de?

– Det er store forskjeller mellom de ulike systemene. Etter mitt skjønn er det vesentlig at systemet gjør det mulig å gi differensiert tilgang til ulike mennesker i ulike roller. Det er en forutsetning for å lykkes i noenlunde komplekse selskaper. Landegrenseproblematikk er veldig aktuelt; norsk regnskapslov krever at man må ha (en kopi av) sine regnskapsdata i Norden, men ulike leverandører kan likevel lagre dem også andre steder – og hvilke jurisdiksjoner underlegges man da?

2. Datasikkerhet: Holder leverandøren riktig nivå på IT-sikkerheten? Hvordan passer de på kommunikasjonen mellom deg som bruker og serveren sin?

– Her kan det også være forskjeller leverandørene imellom, og det er klokt å forvisse seg om at datasikkerheten holder mål på alle relevante områder. Det er et minimum at de bruker ordentlig kryptering, og at de tilbyr enten sikker sign-on eller tofaktorautentisering.

3. Fremtidsstrategi: Hvilken strategi og visjon har denne leverandøren for fremtiden? Er dette en leverandør som ligger i forkant og som fortløpende vil kunne tilføre verktøyet den utviklingen og nye funksjonaliteten som må til for å opprettholde konkurransekraften? Og samtidig har IT-leverandører mange måter å tjene penger på – hva kan vi tro om den fremtidige prismodellen til vår leverandør?

– Det er viktig å være klar over at mange vil bli så bundet opp til leverandøren at de kanskje aldri vil tenke på å ta dataene sine ut. Det er gjerne vanskelig å hente ut data og overføre til nye systemer, og her risikerer man å miste veldig mye funksjonalitet som er tilknyttet dataene – tenk for eksempel på drill-down-muligheter og sammenligninger med tidligere data. Eller for å si det på en annen måte: «Gift deg ikke med noen som du ikke fornuftig kan skille deg fra.»

4. Soliditet: Har skyleverandøren du vurderer den økonomiske soliditeten som skal til?

– Én sak er om de har tankegodset og innstillingen som skal til for å levere funksjonaliteten som fremtiden krever, men skyleverandøren du velger må også ha økonomiske muskler nok til å overleve. Når vi nå til dags hører om virksomheter som har mistet tilgangen til regnskapet sitt, skjer det oftere på grunn av løsepengevirus enn at systemleverandøren går konkurs, men resultatet behøver ikke være så ulikt.

5. Integrasjonsmuligheter: Hvilke muligheter gir systemet deg til å integrere med andre systemer?

– Dette er viktig, og det betyr også noe hvem som styrer integrasjonene. Kan du som kunde fritt velge hvilket inkassoselskap som kan koble seg mot løsningen, eller blir dette og annen funksjonalitet låst til bestemte aktører?

6. Lønnsomhet og effektivitet: Dette handler ikke bare om hvor lett systemet er å lære for den som sitter med regnskapet, men også om hvor lett det er å hente data ut – for ledelsen og øvrige deler av virksomheten som kan ha behov for det.

– Handelshøyskolen BI gjorde på et tidspunkt en forskningsrapport som så på lønnsomheten og effektiviteten i ulike systemer. De fant ikke særlige forskjeller som ga seg utslag i produksjonen, men desto større ulikheter i bruk av felles data, sier Strandenæs.

Kurs om IT-juss for regnskapsførere

I høst arrangerer Regnskap Norge kurset «IT-juss for regnskapsførere», med Harald F. Strandenæs som foredragsholder. Som deltaker får du kunnskap om problemstillinger som kan oppstå når innovative IT-systemer møter regnskapsføring.

Her avholdes kursene:

  • Oslo 16. oktober
  • Stavanger 18. oktober
  • Trondheim 19. november

Se her for påmelding og mer informasjon.

Denne artikkelen ble først publisert i Regnskap & Økonomi 2/2019.

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs