Kan bunnlinjen økes gjennom god rapportering?

God finansiell rapportering er ledelsesrapportering som er tidsriktig og relevant. Den inneholder status og resultater og den måler resultatene mot et sammenligningsgrunnlag. I tillegg inneholder den også utviklingstrekk over tid.

Del

Det har vært store diskusjoner gjennom noen år på nytteverdien av budsjetter. Begreper som «Beyond budgeting» er kjent for mange. Budsjetter kan være nyttige i forhold til prioriteringer av områder innenfor virksomheten og som hjelp til å legge planer. Men en rigid styring mot budsjett kan gi uønskede effekter for eksempel gjennom fokus på å bruke opp ressursene i stedet for å bruke de der de trengs mest. Den største kritikken dreier seg nettopp om at budsjettet legger til rette for suboptimalisering, samt at det er
tidkrevende.

Det viktigeste er at bedriften har et aktivt forhold til å legge planer, mål og strategier. God finansiell rapportering inneholder naturlige koblinger til disse målene. Dermed får man en indikasjon gjennom året på hvordan man ligger an til å nå målene som er satt. Indikasjonen er nyttig i seg selv gjennom at man bygger kunnskap om hvordan virksomheten faktisk går. Det som er minst like viktig, er at man ved hjelp av denne kunnskapen kan foreta omprioriteringer og endre kurs hvis målene ikke nås. På denne måten blir rapporteringen en del av styringsmekanismen i virksomheten og legger til rette for å ta de viktige strategiske diskusjonene om veivalg i virksomheten.

Tradisjonelt har rapporteringen vært begrenset til historisk informasjon, det vil si hvordan virksomheten har gått. Ledere har også behov for informasjon om hvordan virksomheten kommer til å utvikle seg fremover. De virksomhetene som også inkluderer fremtidsprognoser i rapportene sine har et bedre utgangspunkt for å diskutere tiltak for å oppnå ønskede resultater. Prognosene kan være komplekse og tidkrevende fremtidsestimater, eller de kan være relativt enkle øvelser. Poenget med prognosene er å gi et bilde av hvordan fremtiden ser ut og gjøre ledelsen i stand til å ta beslutninger og iverksette tiltak på et tidligere tidspunkt enn de ellers ville vært i stand til. Det ligger i prognosens natur at det er et estimat og verken er eller kan bli eksakt vitenskap. For å være nyttig må utarbeidelsen være både tids- og kostnadseffektiv.

I tillegg til resultatmåling og prognoser på måloppnåelse er det også viktig å ha fokus på kontantstrømmene, det vil si hvordan og når resultatene konverteres til pengepengestrømmer. God rapportering bør derfor også inneholde prognoser på fremtidige kontantstrømmer. Det er ikke sjelden at bedrifter med gode resultater og solid egenkapital kommer opp i alvorlige problemer fordi de ikke har hatt stort nok fokus på likviditet. Et klassisk eksempel er overraskelsen mange bedrifter får at de går overende i en fase med stor vekst. Hvorfor skjer dette? Vekst krever finansiering, slik som alt annet, og det tar tid å konvertere resultater til penger. Årsaken til dette er at penger bindes opp i kundefordringer og varelager- inkudert varer i arbeid. Leverandørgjelden kan være med på å finansiere kundefordringer og varelager, med det forutsetter at kredittiden på leverandørgjelden er lengre enn kredittiden på kundefordringer. Ofte er det motsatt.

Virksomheter gir kundene sine lange kredittider for å oppnå salg. Man opptrer i mange tilfeller som bank ovenfor kundene sine uten å ha et bevisst forhold til det. Kundefordringene medfører kredittrisiko og binder kapital som man trenger for å betale sine leverandører, produksjon eller varer og merverdiavgift. Det er derfor av avgjørende betydning at man har et bevisst forhold til bedriftens arbeidskapital og at denne er positiv. Arbeidskapital er differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. En positiv arbeidskapital betyr at deler av omløpsmidlene er finansiert med langsiktig gjeld eller egenkapital og bidrar derfor til bedre likviditet.

God rapportering bør derfor inneholde likviditetsprognoser i tillegg til nøkkeltall (også kalt KPI’er – Key Performance Indicators). Prognosene viser fremtidig  utvikling og gjør det mulig for ledelsen å ta aktive grep før problemer oppstår og utnytte muligheter på et tidligere tidspunkt. Nøkkeltallene i bedriften bidrar til kunnskapsbygging, i tillegg gir de også god styringsinformasjon og grunnlag for å ta beslutninger. I tillegg til egen likviditetsstyring gir prognosene også et godt grunnlag for dialog med finansieringskilder som bank og investorer. Det å kunne forutse fremtidige likviditetsbehov og kommunisere disse tidlig bygger tillit. Dette betyr redusert risiko hos de som skal finansiere. Dette medfører igjen lavere finansieringskostnader.

Spørsmålet blir da hvordan kan rapporteringen bidra til økt bunnlinje. Svaret er enkelt, økt kunnskap gir grunnlaget for bedre beslutninger. Rapportering på et tidligere tidspunkt mens informasjonen er relevant gjør at man ser trender tidligere og kan iverksette tiltak på et tidligere tidspunkt. Prognoser gjør det enklere å se inn i fremtiden. Spørsmål om man har den rette strategien blir en naturlig del av ledelsens gjennomgang av rapportene, og man kan justere kursen i tide og slipper å gjennomføre så mange drastiske tiltak siden man styrer etter en lengre horisont. Innsikt i nøkkeltall bidrar til spørsmål om man selger de riktige produktene, om man oppnår de marginene man tror og om man har de rette betingelsene for kunder og leverandører. Spørsmål om man bør investere i nye anleggsmidler eller foreta ansettelser nå, eller om man bør vente, blir enkle å besvare når man løpende har en oversikt over virksomhetens likviditetsutvikling. Hvis man har tilstrekkelig likviditet og kan skape avkastning av investeringene nå, så er det ulønnsomt å vente med investeringene.

God rapportering bidrar til bedre innsikt i virksomheten. Bedre innsikt bidrar til bedre beslutninger på et tidligere tidspunkt. Bedre beslutninger gir bedre resultater og øker bunnlinjen.

I følge PwC bruker en gjennomsnittlig økonomifunksjon nesten tre ganger så mye ressurser som de beste økonomifunksjonene. Ha gjør de beste annerledes enn de gjennomsnittlige? De tar i bruk ny teknologi på et tidligere tidspunkt og har en større grad av automatisering. Gjennom dette har de ikke behov for like mange ansatte som de med større grad av manuelle arbeidsmetoder. De ansatte bruker mer av den frigjorte tiden til analyser og simuleringer for å produsere ledelsesinformasjon. De har stor grad av standardisering. Gjennom automatiseringen har de tilgang på ferskere informasjon og de bruker kortere tid på rapportering. De har tettere samarbeid med virksomheten for øvrig og hyppigere informasjonsutveksling. De skaper merverdier gjennom aktive bidrag til virksomhetsstyringen og ledelsesbeslutninger som bidrar til økt bunnlinje.

Det finnes i dag programvare som kan automatisere hele prosessen for finansiell rapportering. Gjennom bruk av slike programmer kan informasjon som før kun var tilgjengelig for økonomiavdelingen eller regnskapsfører, nå løpende være tilgjengelig for ledelsen i selskaper. De får tilgang på oppdatert informasjon, på en lettfattelig måte, der de er og når de måtte ønske det. Dette legger grunnlaget for kunnskapsbygging og gode beslutninger som vil vises på bunnlinjen.

 

Veslemøy E. Ellinggard er autorisert regnskapsfører og statsautorisert revisor. Hun har 15 års erfaring fra rapportering og ledelse i små, mellomstore og børsnoterte selskaper. I en årrekke har hun vært en pådriver for mer effektiv rapportering som gir hjelp når forretningsbeslutninger skal tas. Dette engasjementet har blant annet kommet til uttrykk gjennom det skybaserte programmet for ledelsesrapportering, V Reporting®.

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs