Bruk av arbeidsgivers bil - krav til dokumentasjon

SKD fremholder i en uttalelse at det ikke er plikt til å føre kjørebok verken etter skatte- eller bokføringsloven. Kjørebok vil imidlertid ofte være avgjørende dokumentasjon for omfanget av eventuell yrkeskjøring og som grunnlag for lønnsinnberetning.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

For skattelovgivningens del er dette det samme som også er lagt til grunn tidligere, bl.a. i Lignings-ABC.

Det nye er vurderingen i forhold til bokføringsloven. Heller ikke her anses kjørebok som en pliktig dokumentasjon. En kjørebok som inneholder tilstrekkelige opplysninger til at det kan tas stilling til spørsmålet om lønnsinnberetning, er imidlertid tilfredsstillende dokumentasjon etter bokføringsreglene. Annen dokumentasjon kan likevel også være akseptabel, for eksempel systemer som viser at bilen er parkert på arbeidsgivers forretningssted etter arbeidsdagens slutt. Skattedirektoratets antagelse er dog at kjørebok er den mest praktiske måten å dokumentere dette på. Når den bokføringspliktige har valgt å oppfylle sin dokumentasjonsplikt ved å føre kjørebok, vil kjøreboken bli å regne som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, dvs. at den skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Uttalelsen, publisert 13.12.2010 på Skatteetatens hjemmesider, gjengis i sin helhet nedenfor. I tillegg til vurderingen opp mot skatte- og bokføringslovgivningen, inneholder uttalelsen også eksempler på tilfeller hvor kjørebok kan anvendes som bevismiddel.

"Denne uttalelsen gjelder spørsmålet om det er plikt til å føre kjørebok etter skattelovgivningen og bokføringslovgivningen.

Utdrag av Skattedirektoratets brev til Datatilsynet av 2. september 2010.

(…) Datatilsynet ber om en redegjørelse for hvilke dokumentasjonsplikter som påhviler arbeidsgiver og arbeidstaker etter skattereglene og bokføringsreglene når arbeidstaker bruker arbeidsgivers bil. Bakgrunnen for anmodningen er at Datatilsynet holder på med å utarbeide en veileder om arbeidsgivers adgang til å bruke sporingsteknologi overfor sine ansatte (elektronisk kjørebok). Utdrag av veilederen er oversendt Skattedirektoratet for nærmere kommentar.

1. Foreligger det plikt til å føre kjørebok etter skattelovgivningen?

Arbeidsgiver og arbeidstaker har etter skattereglene ikke noen plikt til å føre kjørebok. Ligningsmyndighetene kan heller ikke pålegge dette, men en nøyaktig ført kjørebok vil oftest være en avgjørende dokumentasjon for omfanget av eventuell yrkeskjøring, jf. Lignings-ABC 2009/10 s. 163.

En kjørebok må fortløpende og daglig registrere bruken av bilen i yrket. Den må angi utgangspunktet for dagens kjøring, hvilket firma, byggeplass eller lignende som er besøkt, hvor kjøringen avsluttes og kjørelengden ifølge kilometertelleren. Det totale antall kilometer må minst hver måned avleses fra kilometertelleren.

Dersom det er flere personer som benytter bilen, vil det bl.a. når det gjelder vurderingen av om en arbeidstaker skal beskattes etter firmabilreglene, være en fordel om kjøreboken også inneholder opplysninger om hvem som har vært fører av bilen på de forskjellige kjørestrekningene. Bakgrunen for dette er at omfanget av eventuell privatkjøring har betydning for om firmabilreglene kommer til anvendelse (se nærmere i pkt. 3 nedenfor).

Ligningsloven § 8-1 nr. 1 fastslår prinsippet om at ligningsmyndighetene skal fastsette det faktiske grunnlaget for ligningen etter en fri bevisbedømmelse av alle faktiske opplysninger som foreligger. Ligningsmyndighetene skal finne frem til det faktum som er mest mulig riktig. Det mest sannsynlige faktum skal legges til grunn. I en slik vurdering, vil en korrekt utfylt kjørebok være et godt bevismiddel. For ordens skyld nevnes at det ikke er korrekt, slik Datatilsynet skriver i utkastet til veilederen, at det er snakk om en omvendt bevisbyrde. Likevel vil det kunne være et moment i bevisvurderingen at det er arbeidstaker og arbeidsgiver  om er nærmest til å sikre seg bevis for kjøringens karakter. Manglende bevisførsel vil derfor under gitte omstendigheter, kunne føre til at det faktum som arbeidstaker eller arbeidsgiver påberoper seg, ikke legges til grunn av ligningsmyndighetene.

2. Foreligger det plikt å føre kjørebok etter bokføringslovgivningen?

Skattedirektoratet har vurdert om det er et krav til å utarbeide og oppbevare kjørebok etter lov 19.11.2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven) med tilhørende forskrift 1.12.2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften).

Etter bokføringsloven § 10 er det en generell plikt til å dokumentere bokførte opplysninger. Bestemmelsen er etter sin ordlyd utformet som et krav om dokumentasjon av bokførte opplysninger. Ut i fra ordlyden kan det stilles spørsmål ved om det kun er opplysninger som posteres debet/kredit (bokføres) i regnskapssystemet, som kreves dokumentert.

Dette spørsmålet er ikke spesifikt omtalt, verken i forarbeider eller i juridisk teori omkring bokføringsreglene. Det er heller ikke noen praksis omkring spørsmålet, eller avgitt tolkningsuttalelser, som er retningsgivende for spørsmålet. Skattedirektoratet mener, ut i fra denne rettskildesituasjonen, at dokumentasjonsplikten uansett må vurderes ut fra hva som er formålet med bokføringsreglene. Formålet med dokumentasjons- og oppbevaringsregler er å kunne etterprøve grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering. En dokumentasjon som viser at det skal eller ikke skal bokføres lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift for en virksomhets personbiler, vil dokumentere at behandlingen av lønn og naturalytelser i regnskapet er korrekt, og skal oppbevares.

På mange områder er det gitt mer spesifikke krav i bokføringsforskriften til den type dokumentasjon som kreves. Dette gjelder imidlertid ikke for naturalytelser. Det blir da opp til den bokføringspliktige å sørge for en hensiktsmessig dokumentasjon som underbygger korrekt lønnsinnberetning – i dette tilfellet – for personbiler.

Det legges til grunn at en kjørebok som inneholder tilstrekkelige opplysninger til at det kan tas stilling til spørsmålet om lønnsinnberetning, er tilfredsstillende dokumentasjon etter bokføringsreglene, men at også annen dokumentasjon vil kunne være akseptabel. Skattedirektoratet mener at denne forståelsen harmoniserer med det som er lagt til grunn i Lignings-ABC mht. ”sannsynliggjøring” av om en personbil er brukt privat eller ikke, jf. nærmere omtale av firmabilreglene i pkt. 3 nedenfor. En annen måte å dokumentere bilbruken på kan for eksempel være systemer som viser at bilen er parkert på arbeidsgivers forretningssted etter arbeidsdagens slutt. Det antas likevel at bruk av kjørebok er den mest praktiske måten å dokumentere dette på.

Når den bokføringspliktige har valgt å oppfylle sin dokumentasjonsplikt ved å føre kjørebok, vil kjøreboken bli å regne som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3. Dvs. at den skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt, jf. § 13 annet ledd.

3. Eksempler på tilfeller hvor kjørebok kan anvendes som bevismiddel

Den skattemessige behandlingen av kostnader under reise (kostnadene til kost, småutgifter, losji og/eller transport), avhenger av formålet med reisen. Det samme gjelder for den eventuelle skattepliktige fordelen ved arbeidsgivers dekning av slike kostnader. Reisene grupperes bl.a. som yrkesreiser, arbeidsreiser, besøksreiser eller privatreiser, se Lignings-ABC 2009/2010 s. 889 (pkt. 2). Grupperingen har betydning både for vilkårene for fradrag og fradragets størrelse. En korrekt utfylt kjørebok vil kunne bidra til å sannsynliggjøre hva slags type reise det dreier seg om og kjøringens omfang.

Nedenfor gis det noen eksempler på hvor arbeidsgiver og/eller arbeidstaker kan ha et behov for å dokumentere kjøringen ved hjelp av kjørebok.

Verdien av fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil er skattepliktig som lønn for arbeidstaker etter reglene om firmabil, jf. skatteloven § 5-13 og forskrift 19.11.1999 nr. 1158 § 5-13 (FSFIN). Beskatning av fordelen forutsetter at arbeidstaker faktisk har bruk bilen privat og at adgangen til bruk av bilen har en viss regularitet eller varighet. Dersom fordelen er skattepliktig, vil det medføre at arbeidsgiver også har trekkplikt, innberetningsplikt og at han plikter å betale arbeidsgiveravgift.

Den skattepliktige fordelen fastsettes etter en sjablonmodell. Fordelen fastsettes til 30 prosent av bilens listepris som ny inntil et visst nivå (kr 261 600 for inntektsåret 2010), og deretter 20 prosent av overskytende listepris.

Dersom arbeidstaker er skattepliktig etter firmabilreglene, vil omfattende yrkeskjøring kunne redusere beregningsgrunnlaget for skatteplikten. Når skattyter godtgjør at yrkeskjøringen overstiger 40 000 km i inntektsåret, verdsettes bilen til 75 prosent av bilens listepris som ny (i stedet for 100 prosent), jf. FSFIN § 5-13-5 første ledd. For arbeidsgiver og arbeidstaker vil en korrekt utfylt kjørebok være et viktig bevismiddel som kan brukes til å dokumentere at yrkeskjøringen overstiger 40 000 km i inntektsåret.

Visse kjøretøyer faller utenfor firmabilreglene, og den skattepliktige fordelen beregnes derfor ikke etter sjablonmodellen. Hvilke kjøretøy som faller utenfor, fremgår av FSFIN § 5-13-1 annet ledd. Dette gjelder for eksempel lastebiler med totalvekt på 7 500 kg eller mer og busser med mer enn 15 passasjerplasser. Den kattemessige fordelen for disse kjøretøyene fastsettes på grunnlag av den faktiske bruken, jf. FSFIN § 5-13-1 tredje ledd. For slike biler fastsettes fordelen etter en sats på kr 3,15 per kilometer for inntektsåret 2010 (forskuddssats). Denne satsen brukes både for arbeidsreiser og for annen privatkjøring med unntak av arbeidsreiser og besøksreiser som overstiger 4 000 km. Overstiger arbeidsreisene og besøksreisene 4 000 km til sammen i inntektsåret, brukes en sats på 1,50 per km for overskytende antall kilometer med slik kjøring. En korrekt utfylt kjørebok, vil kunne være et viktig bevismiddel som kan brukes for å dokumentere hvor mange kilometer som er kjørt og hva slags type kjøring det dreier seg om.

Det følger også av FSFIN § 5-13-1 annet ledd bokstav b at: ”biler som etter sin konstruksjon eller innredning i liten grad er egnet og heller ikke ment for privat bruk og som ikke brukes privat utover arbeidsreise” faller utenfor firmabilreglene. Fastsettelse av den skattemessige fordelen fastsettes etter reglene som er beskrevet i avsnittet ovenfor, forutsatt at bilen ikke brukes privat utover arbeidsreise. En korrekt utfylt kjørebok, vil kunne bidra til å sannsynliggjøre at bilen ikke har vært brukt privat utover arbeidsreise (reise mellom bolig og fast arbeidssted og reise mellom faste arbeidssteder) og omfanget av arbeidsreisene."

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Finansregnskap 4
    Klokke Created with Sketch.
Nettkurs
  • Finansregnskap 1
    Klokke Created with Sketch.
  • Rettslære 2,5
    Klokke Created with Sketch.