Dokumentasjon av kontante kjøp - angivelse av kjøper

Fagsupport får mange spørsmål om kravene til dokumentasjon av kontante kjøp, særlig knyttet til angivelse av kjøper. I denne artikkelen redegjør vi for bokføringsreglenes krav til dokumentasjon av kontante kjøp.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjonen som selger har utstedt, jf. bokføringsforskriften § 5-5 første ledd. Ved kontantsalg er kjøpers kjøpsdokument den kvitteringen som selgers kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system skal kunne skrive (jf. bokføringsforskriften § 5-3-2 annet ledd).

Kravene til innhold i salgsdokumenter følger av bokføringsforskriften § 5-1 (§ 5-1-1 til § 5-1-8), og gjelder for kontantsalg på samme måte som for kredittsalg (fakturering). I tillegg skal både selgers salgsdokumentasjon (kassarull eller tilsvarende) og kjøpers kjøpsdokumentasjon (kvittering) angi klokkeslett for salget (jf. bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd)

Det gjøres oppmerksom på at det ved kontante kjøp ikke gis skattemessig fradrag eller fradrag for inngående merverdiavgift hvis betalingen utgjør kr. 10.000 eller mer, jf. skatteloven § 6-51 og merverdiavgiftsloven § 8-8.

Et spørsmål som ofte kommer opp i tilknytning til dokumentasjon av kontante kjøp, er når og hvordan angivelse av kjøper skal skje. For å besvare dette spørsmålet må de kontante kjøpene deles i tre kategorier:

 1. Varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr. 40.000 eller mer inklusive merverdiavgift.

For å vurdere hvilke kjøp av varer eller tjenester som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, kan en tommelfingerregel være å si at alle kjøp som skal føres på kontogruppe 4000 Varekostnad eller kontogruppe 1400 Varer, tilhører denne kategorien. Det kan også være andre kontante kjøp som hører til her. For eksempel vil en transportvirksomhets kontante kjøp av drivstoff ofte føres på kontogruppe 7000 Annen driftskostnad, men likevel defineres som en direkte innsatsfaktor i tjenesteleveranse.

Grensen på kr. 40.000 inklusive merverdiavgift gjelder kun ved betaling i kontanter, altså andre betalingsmidler enn betalingskort (debetkort, kredittkort og faktureringskort).

Ved slike kjøp skal kjøper alltid angis både i selgers salgsdokumentasjon (kassarull eller tilsvarende rapport) og kjøpers kjøpsdokumentasjon (kvittering), jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 2 og § 5-1-2 første og annet ledd.

Kjøper skal angis med kjøpers registrerte foretaksnavn, samt den adresse eller det organisasjonsnummer som er tilknyttet foretaksnavnet. Det er ikke anledning til å erstatte dette med annen identifikasjon, for eksempel angivelse av kortnummer for kjøpers betalingskort.

Alle slike kjøp skal reskontroføres av både selger og kjøper, og skal fremgå av henholdsvis kunde- og leverandørspesifikasjonene (jf. bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd).

Bokføringsstandardstyret har i sin gjennomgang av bokføringsregelverket for Finansdepartementet, delrapport III punkt 9, foreslått endringer i disse reglene. Endringsforslaget innebærer at angivelse av kjøper samt reskontroføring kan utelates dersom

  • betalingen skjer med kontanter og beløpet ikke overstiger kr. 1.000 inklusive merverdiavgift, og kjøpet ikke gjelder drivstoff til bruk i person- og varetransport, eller
  • betalingen skjer med den bokføringspliktiges betalingskort, og beløpet ikke overstiger kr. 2.000 inklusive merverdiavgift.

 2. Andre kjøp gjennomført med den bokføringspliktiges betalingsmidler

Ved kontante kjøp som ikke gjelder varer eller tjenester som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, og hvor betalingen skjer med kontanter for et beløp som er mindre enn kr. 40.000 inklusive merverdiavgift, er det ikke krav til at kjøper angis i selgers salgsdokument (kassarull eller tilsvarende). Det er heller ikke krav til reskontroføring hos verken selger eller kjøper.

Bokføringforskriften § 5-5 annet ledd bestemmer at angivelse av kjøper i slike tilfeller også kan utelates i kjøpers kjøpsdokumentasjon (kvittering) dersom vederlaget er lavere enn kr. 1.000 inklusive merverdiavgift. Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene (dersom dette ikke åpenbart), og dokumentasjonen skal dateres og signeres.

Ved vederlag over kr. 1.000 skal kjøper angis i kjøpers kjøpsdokumentasjon, men ikke i selgers salgsdokumentasjon. Dette gjennomføres i henhold til bokføringsforskriften § 5-1-2 ved at selger angir kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette, og i tillegg signerer og stempler dokumentasjonen. Det legges til grunn at det er tilstrekkelig å angi kjøpers navn, og ikke er nødvendig å i tillegg påføre kjøpers adresse eller organisasjonsnummer.

Dersom betaling har skjedd ved bruk av kjøpers sporbare betalingskort, og dette fremgår av kvitteringen (deler av kortnummeret), så anses dette som tilstrekkelig angivelse av kjøper i kjøpsdokumentasjonen. Selger behøver i slike tilfeller ikke å påføre kjøpers navn, eller stemple og signere dokumentasjonen. I Bokføringsstandardstyrets gjennomgang av bokføringsregelverket for Finansdepartementet, delrapport III punkt 10, er dette forslått presisert i forskriftsteksten. Forslaget krever i tillegg at kontoutskrift eller faktura (ved bruk av kreditt- eller faktureringskort) vedlegges dokumentasjonen.

 3. Utlegg gjort av ansatte

Ved utlegg gjort av ansatte, hvor den ansatte skal få refundert sine utgifter fra arbeidsgiver, krever bokføringsforskriften § 5-5 tredje og fjerde ledd at den ansatte utarbeider og signerer en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt, samt formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene (dersom dette ikke åpenbart). Kassakvittering (kjøpsdokument fra selger) skal leveres sammen med utleggsoppstillingen.

Ved utlegg gjort av ansatte gjelder ikke beløpsgrensen på kr. 1.000 for angivelse av kjøper i kjøpsdokumentasjonen. Dette innebærer at for andre kontante kjøp enn varer eller tjenester som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, kan angivelse av kjøper i kjøpsdokumentasjonen utelates helt opp til vederlag på kr. 40.000 i kontanter, inklusive merverdiavgift. For betaling med betalingskort gjelder ingen beløpsgrense.

Det presiseres at ved kjøp av varer eller tjenester som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, og som er lagt ut av en ansatt, skal kjøpsdokumentasjonen inneholde angivelse av kjøper (arbeidsgiver). I Bokføringsstandardstyrets gjennomgang av bokføringsregelverket for Finansdepartementet, delrapport III punkt 10, er det forslått at dette kun skal gjelde i tilfeller hvor vederlaget overstiger kr. 1.000 inklusive merverdiavgift.

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Finansregnskap 4
    Klokke Created with Sketch.