Kontantsalg fra ubetjente salgssteder - krav til dokumentasjon

Skattedirektoratet har uttalt seg om hvordan kontantsalg fra ubetjente salgssteder (kontantkasser o.lign.) kan dokumenteres.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Som eksempler på slike kontantsalg nevnes betaling for bruk av private fjellveier (bompenger) og parkeringsplasser, salg fra ubetjente turisthytter (proviant) og gårdsbutikker, eller fra ramper og dess like langs veien (kornband, jordbær, o.lign.). 

Dokumentasjonskravene i bokføringsloven skiller ikke på om et kontantsalg skjer fra betjente eller ubetjente salgssteder.  Det innebærer for begge deler at kontantsalget i utgangspunktet skal dokumenteres etter bokføringsforskriften § 5-3-2, ved å bli fortløpende registrert på kassaapparat osv.  Samtidig skal det utstedes salgsdokumentasjon etter bestemmelsene i §§ 5-1 flg.  I medhold av § 5-3-3 skal det også foretas daglige kassaoppgjør. 

Bokføringsforskriften § 5-4 inneholder riktignok enkelte generelle unntak fra kravet til kassaapparat mv. i §§ 5-3-2 flg., men det er ikke gitt noe særlig unntak for kontantsalg fra ubetjente salgssteder. Ei heller er det noen unntak hva gjelder salgsdokumentasjonskravene i §§ 5-1 flg.

Det sier seg imidlertid selv at de ovennevnte dokumentasjonskravene vanskelig lar seg gjennomføre i de ubetjente tilfellene.  Skattedirektoratet erkjenner dette, og finner derfor å akseptere enklere dokumentasjonsformer for slikt salg. I uttalelsen vises det i den forbindelse også til at slikt salg i første rekke er rettet mot private forbrukere, hvor mottakers behov for dokumentasjon ofte er mindre fremtredende enn ved salg til bokføringspliktige virksomheter.

Rent konkret legger Skattedirektoratet til grunn at salg fra ubetjente salgssteder kan dokumenteres som følger, jf. bokføringsloven § 10 (gjengitt fra uttalelsen):

A. Konvolutter eller lignende Skattedirektoratet forutsetter at konvoluttene er forhåndsnummerert og at den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer fremgår. I tillegg må kunden minst fylle ut

  1. hvilke varer/tjenester som er kjøpt,
  2. omfang,     
  3. tidspunkt (dato) 
  4. hvilket beløp som er lagt i konvolutten.

Eventuelle konvolutter som ikke er benyttet pga. feilskrift eller lignende må også oppbevares, så langt disse er i behold på salgsstedet. Den bokføringspliktige bør ved oppslag eller lignende informere om at konvolutter ikke skal fjernes.

B. Innbundet bok Ved varesalg kan det være en alternativ løsning å benytte en innbundet bok, hvor sidene er forhåndsnummerert. I boken må det minst være rubrikker for vare og omfang, tidspunkt (dato) og vederlag. Det kan være praktisk å benytte en bok med gjennomslag, hvor den ene delen tas ut og benyttes i bokføringen, mens den andre delen forblir i boken.

C. Kvantumsoversikter Ved varesalg kan det dessuten være en akseptabel løsning at det etableres et system hvor det daglig dokumenters hvilke varer som er lagt ut på salgsstedet og hvilke som er i behold ved dagens slutt. På grunnlag av dette kan det foretas en utregning av kontantsalget som avstemmes mot opptalt kontantbeholdning, jf. nedenfor.

Skattedirektoratet understreker at dokumentasjonen som nevnt ovenfor ikke er å betrakte som et salgsdokument som selger har utstedt etter bokføringsforskriften §§ 5-1 flg., jf. § 5-2-1. Eventuell gjenpart til kunden kan da heller ikke legges til grunn for dokumentasjon av kjøp etter bokføringsforskriften § 5-5.

Krav til kassaoppgjør Bokføringsforskriften § 5-3-3 krever at det skal foretas daglige kassaoppgjør. Dette gjelder i prinsippet også ved salg fra ubetjente salgssteder. I en del tilfeller er det praktisk vanskelig / lite hensiktsmessig at det foretas daglig påfylling av varer, eller daglig ettersyn av kontantbeholdningen. Skattedirektoratet legger til grunn at kassaoppgjøret da kan skje på det senere tidspunkt hvor den bokføringspliktige oppsøker salgsstedet, forutsatt at kontantbeholdningen er tilfredsstillende sikret på salgsstedet. Hensynet til daglig kontroll med kontantsalget er i slike tilfeller ikke like fremtredende som ved salg fra betjente salgssteder, siden kontantene ikke vil være i omløp i perioden mellom tømmingene.

Når det gjelder dokumentasjon for kontantsalget, legger Skattedirektoratet til grunn at opptalt kontantbeholdning må avstemmes mot den dokumentasjonen som er omtalt ovenfor, enten denne består i nummererte konvolutter, eller tilsvarende, oppsummert salg fra en bok, eller utregnet varesalg basert på kvantumsoversikter. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt oppgjøret, jf. bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd. Kassaoppgjørene med underliggende dokumentasjon skal oppbevares i 10 år, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd..

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Finansregnskap 3,5
    Klokke Created with Sketch.
Nettkurs
  • Finansregnskap 4
    Klokke Created with Sketch.