Nummerering av salgsdokument ved bruk av felles faktureringssystem

I en uttalelse av 26. oktober 2006 konkluderer Skattedirektoratet med at hver bokføringspliktige må benytte en egen fortløpende nummerserie ved utstedelsen av sine fakturaer. Spørsmålet er reist fra virksomheter som fakturerer fra et felles system.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Skattedirektoratet har den senere tiden hatt flere henvendelser fra bokføringspliktige virksomheter som utsteder sine salgsdokument ved hjelp av et faktureringssystem som også brukes av andre virksomheter. Dette kan for eksempel være utenlandske næringsdrivende som er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant (se artikkel ”Merverdiavgiftsrepresentasjon – bokføringspliktens omfang”), eventuelt filialer av utenlandsk virksomhet, og som fakturerer i utlandet, eller norske konsernselskap som har sentralisert faktureringen og benytter det samme faktureringssystemet for hele konsernet. Felles for henvendelsene er opplysningen om at faktureringssystemet produserer fortløpende nummererte salgsdokument som sådan, men ikke for den enkelte bokføringspliktige enheten.

Det er reist spørsmål om slik fakturering er i strid med bokføringsforskriftens bestemmelser om nummerering av salgsdokumentet.

Regelverket

Etter bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 1 skal salgsdokumentet inneholde nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen. Kravet til nummerering er utdypet i bokføringsforskriften § 5-1-3, som lyder som følger:

”Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.”

Skattedirektoratets vurdering og konklusjon

Bokføringsreglene gjelder den som er bokføringspliktig etter bokføringsloven § 2. Etter Skattedirektoratets oppfatning er det ikke tvilsomt at det er den enkelte bokføringspliktige enheten som må tilfredsstille de krav som er satt i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

Det er et grunnleggende bokføringsprinsipp at alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet, jf. bokføringsloven § 4 nr. 2. Kravet til forhåndsnummerering av salgsdokumentet med en kontrollerbar sekvens er med å sikre dette grunnleggende bokføringsprinsippet, for så vidt gjelder bokføring av salgsinntektene. Dersom det er brudd i nummerserien vil dette være en indikasjon på at et salg har funnet sted, uten at salgsinntekten er bokført.

Dersom flere selvstendige virksomheter benytter et felles faktureringssystem som ikke produserer fortløpende nummerserier for hver enkelt virksomhet, vil ikke salgsdokumentet fremstå som nummerert i en kontrollerbar sekvens for den enkelte virksomheten. Dokumentasjonen vil da være lite egnet for fullstendighetskontroll av salgsinntektene hos den enkelte bokføringspliktige virksomheten. Dersom faktureringen skjer hos virksomhet i utlandet, slik at den delen av salgsdokumentene som gjelder den utenlandske virksomhetens salg befinner seg der, er dette åpenbart.

Når det gjelder bruk av felles faktureringssystem i Norge, kan dette gjelde virksomheter som driver i felles lokaler hvor også virksomhetenes regnskapsmateriale oppbevares, for eksempel konsernselskap. Her vil det i større grad være mulig å foreta en fullstendighetskontroll, likevel slik at kontrollen må foretas ved å se selskapene under ett.

Etter Skattedirektoratets oppfatning er heller ikke dette en akseptabel løsning. Det vises til vurderingen ovenfor om at hver bokføringspliktig enhet må tilfredsstille bokføringsreglenes krav, og at bruk av felles nummerserie vanskeliggjør kontrollen av hvert enkelt selskap. Dessuten vil en slik løsning være problematisk dersom konserntilknytningen opphører, med skifte av lokaliteter for ett eller flere selskap, og hvor hvert av selskapene fortsatt må oppfylle kravene til oppbevaring mv.

Skattedirektoratets konklusjon er etter dette at det ikke er tillatt at flere virksomheter benytter en felles fortløpende nummerserie. Det bemerkes i denne sammenheng at vi ikke har fått presentert eller vurdert løsninger hvor salgsdokumentene er merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkelt måte for hver enkelt virksomhet, jf. bokføringsforskriften § 5-1-3.

Skattedirektoratet viser avslutningsvis til artikkelen ”Krav til nummerering av bilag” hvor konklusjonen er at det er krav om at dokumentasjonen (dokumentasjonshenvisning) som sådan skal være fortløpende nummerert i bokføringen. Skattedirektoratet presiserer at også dette kravet gjelder den enkelte bokføringspliktige virksomheten.

 ***

 Uttalelsen kan hentes i ”original” ved å klikke her.

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Bokføring 7
    Klokke Created with Sketch.