Ny bokføringsstandard om dokumentasjon av balansen

Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse har publisert NBS 5 Dokumentasjon av balansen.

Bokføringsloven § 11 krever at det ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for skattemessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige ligningsoppgaver. Bokføringsforskriften kapittel 6 inneholder spesifikke krav til dokumentasjon av enkelte balanseposter.

Det generelle kravet til dokumentasjon av balansen er kortfattet, og gir lite veiledning knyttet til hva som kreves for å ha tilfredsstillende dokumentasjon av balansen. I NSB 5 Dokumentasjon av balansen utdyper Bokføringsstandardstyret de generelle kravene til dokumentasjon av balansen, samt kravene til dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Noen av de sentrale kravene i standarden oppsummeres under:

• Dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet.
• Dokumentasjon av balansen skal omfatte eiendeler, egenkapital og gjeld.
• Skattemessige verdier i ligningsoppgaver skal dokumenteres særskilt, dersom disse avviker fra regnskapsmessige verdier og ikke er dokumentert i ligningsoppgavene for øvrig.
• Samtlige balanseposter skal dokumenteres, med mindre de er ubetydelige.
• Omfang av og innhold i dokumentasjon av balanseposter skal tilpasses balansepostens art.
• Dokumentasjon av balanseposter verdsatt etter vurdering skal særlig underbygge balansepostenes nøyaktighet (verdsettelse). Der det er aktuelt skal dokumentasjonen inneholde opplysninger om beregningsmetode og forutsetninger som ligger til grunn for beregningen.
• Ved utarbeidelse av konsernregnskap skal det foreligge dokumentasjon av særskilte balansestørrelser for konsernregnskapet.
• Dokumentasjon av balansen skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, med mindre annet følger av forskrift eller enkeltvedtak.
• Det skal eksistere kontrollspor mellom balansen og dokumentasjon av balansen.
• Dokumentasjon av balansen skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot ødeleggelse, tap, sletting og endring i ti år etter regnskapsårets slutt.

Kravene utdypes og forklares i standardens veiledende tekst.

Standarden får virkning for regnskapsår som begynner 01.01.15 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse.