Oppbevaring av regnskapsmateriale på papir

Fra og med ikrafttredelse av bokføringsloven 01.01.05 er det, med enkelte unntak, ikke krav til oppbevaring av regnskapsmateriale på papir. Elektronisk oppbevaring stiller på den annen side strenge krav til sikring, kontrollspor, lesbarhet mv.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Kravene til oppbevaringsmedium - og format i bokføringsloven § 13 og bokføringsforskriften § 7-1 er at

  • regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll
  • regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevaringsperioden (oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten)
  • regnskapsmaterialet skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden

Disse kravene gjelder uavhengig av om oppbevaringen skjer elektronisk eller på papir.

Ved skanning av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, typisk dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag), anses det som god bokføringsskikk å ikke makulere eller kaste papiroriginalene før det er tatt en sikkerhetskopi av de skannede filene (jf. bokføringsforskriften § 7-2). Etter dette er det ikke plikt til å ta vare på papiroriginalene.

Det som beskrives over er hovedreglene. I tillegg finnes det på enkelte områder særregler, noe som er tilfellet for utgiftsrefusjoner (herunder reiseregninger).

  • Reiseregningen eller refusjonsskjemaet, som ligger til grunn for utgiftsrefusjonen til den ansatte, må enten være signert på papir eller ved bruk av elektronisk signatur. Elektronisk signatur godtas dersom det foreligger en kvalifisert elektronisk signatur, jf. Esignaturloven § 6 og Lønns-ABC 2011 pkt. 5.7.
  • Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 (1) og § 5-6-13 (2) krever begge "kvittering eller annet originalbilag" som vedlegges reiseregningen eller refusjonsskjemaet. Skattedirektoratet har i en konkret sak uttalt at kravet til originalbilag fortsatt gjelder. Skattedirektoratet har i brev til NARF uttalt at de på den annen side ikke motsetter seg at arbeidsgiver etter mottak skanner originalbilagene for elektronisk oppbevaring.

I Bokføringsstandardstyrets evaluering av bokføringsloven (delrapport II punkt 25) er det foreslått at kravet til originalbilag endres slik at det tillates skanning av papirdokumenter som eventuelt kan oversendes elektronisk fra arbeidstaker til arbeidsgiver. En slik endring er p.t. ikke gjennomført.

Ved elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale er det flere forhold som bør tillegges vekt, herunder

  • Kravene i bokføringsloven § 4 nr. 9 og § 13 til ordnet oppbevaring og forsvarlig/betryggende sikring mot urettmessig ødeleggelse, tap, sletting og endring. Dette innebærer sikring av det elektroniske regnskapsmaterialets integritet og tilgjengelighet i hele oppbevaringsperioden. Mer informasjon finnes i norsk bokføringsstandard NBS Sikring av regnskapsmateriale. Se også vår artikkel Oppbevaring av regnskapsmateriale og oppdragsdokumentasjon.
  • Kravene i bokføringsloven § 4 nr. 7 og § 10 til at det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering i hele oppbevaringsperioden. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dersom kontrollsporet ikke er lett å følge er det krav til dokumentasjon av regnskapssystemet/kontrollsporet, jf. bokføringsloven § 6 annet ledd. Mer informasjon finnes i høringsutkast til norsk bokføringsstandard NBS(HU) Kontrollsporet.

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Finansregnskap 4
    Klokke Created with Sketch.
Nettkurs
  • Bokføring 7
    Klokke Created with Sketch.