Uttalelse om hvordan personallisten skal føres og presenteres på utskrift

Skattedirektoratet har kommet med en uttalelse om hvordan en personalliste på papir skal føres, hvordan elektroniske papirlister skal føres og skrives ut, og kombinasjon av personallisten med andre systemer, for eksempel for timeregistrering.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

NARF har tidligere redegjort for bokføringsforskriftens krav til personallister i frisørvirksomhet, skjønnhetspleie, serveringssteder, bilverksteder og bilpleie.

 Skattedirektoratets uttalelse av 19.02.14 Hvordan skal personallisten føres og presenteres på utskrift? finner vi følgende føringer:

 

Manuell føring av personalliste på papir

  • Personallisten må føres slik at den på en enkel måte gir oversikt over de ansatte som er på jobb de enkelte dagene
  • De ansatte må føre seg inn på første ledige linje i personallisten, slik at alle registreringer foreligger i kronologisk orden. Det er ikke anledning til å hoppe over sider i boken, eller opprette egne sider for hver enkelt ansatt
  • Kravet om at personallisten skal føres i umiddelbar tilknytning til arbeidsdagens begynnelse og slutt, medfører at det ikke er anledning til å forhåndsutfylle eller etterutfylle opplysningene i boken
  • Føringer i personallisten må foretas med penn
  • Dersom det drives virksomhet fra forskjellige lokasjoner, skal det foreligge en personalliste på hver lokasjon
  • Hvis all virksomhet drives fra samme sted, skal det som hovedregel benyttes kun én personalliste. Se imidlertid under om anledning til å kombinere manuell føring av bok med elektronisk løsning

Elektronisk føring av personalliste

  • Med elektronisk personalliste menes en liste som tilfredsstiller kravene til innhold i bokføringsforskriften, og som gir en samlet oversikt over de som arbeider i virksomheten basert på opplysninger som er registrert i et elektronisk system
  • Løse stemplingskort anses ikke som en elektronisk løsning, og tilfredsstiller heller ikke kravet til manuell løsning
  • Det må benyttes et betryggende system for føring av personalliste, slik at opplysningene i listen ikke enkelt kan endres. Av den grunn kan det ikke benyttes tekstbehandlings- og regnearkprogrammer
  • Elektronisk personalliste skal umiddelbart kunne skrives ut på papir
  • Systemet må være innrettet slik at det kan skrive ut en fullstendig personalliste i datoorden, samt at listen må inneholde alle påkrevde opplysninger
  • Systemløsninger som baserer seg på at man må søke på personer enkeltvis for å kunne ta utskrift er ikke tilfredsstillende
  • Det er ikke er noe i veien for at utskriften inneholder flere opplysninger enn det som kreves, så fremt de påkrevde opplysningene i personallisten kan presenteres på en oversiktlig måte. Avgjørende for at slike system kan godtas er at tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt kan skilles fra andre registreringer på en klar og entydig måte, slik at det går klart frem hvem som er på jobb til enhver tid
  • Dersom den bokføringspliktige også driver virksomhet som ikke omfattes av kravet til personalliste, og alle ansatte benytter samme tidsregistreringssystem, må utskriften av personallisten være innrettet slik at de som arbeider i virksomhet som er omfattet av kravet til å føre personalliste, presenteres adskilt fra det øvrige personalet

Kombinasjon av systemer

  • Det er anledning til å kombinere personalliste med andre systemløsninger, for eksempel systemene for dokumentasjon av medgått tid og dokumentasjon av timebestillinger. Systemet må da være tilpasset slik at det tilfredsstiller alle krav som stilles til en personalliste, herunder krav til utskrift av personalliste (jf. over om elektronisk føring av personalliste)
  • Det er tillatt å kombinere manuell føring av bok og et elektronisk tidsregistreringssystem. Eksempel 1: Et verksted benytter et elektronisk system for å dokumentere medgått tid, hvor systemet også er tilpasset kravene til personalliste. De som arbeider på selve verkstedet og som skal dokumentere medgått tid, benytter dette systemet, mens annet personale benytter en innbundet bok. Eksempel 2: Det benyttes et elektronisk tidsregistreringssystem for de fast ansatte, mens det benyttes en innbundet bok for tilfeldig arbeidskraft

 Skattedirektoratet har tidligere kommet med en melding og tre uttalelser om forståelsen av reglene om personalliste:

 

Aktuelle kurs

Nettkurs
  • Finansregnskap 4
    Klokke Created with Sketch.
Nettkurs
  • Finansregnskap 1,5
    Klokke Created with Sketch.
  • Bokføring 2,5
    Klokke Created with Sketch.
  • RF-Regelv./GRFS 3
    Klokke Created with Sketch.