Koronaviruset - regnskapsforetak må vurdere sin beredskap

Det er spesielt viktig å sette fokus på hvordan kritiske oppgaver skal løses ved stort fravær.

Del

Alle regnskapsførerselskaper er pålagt å til enhver tid vurdere vesentlige risikoer. Dette følger av risikostyringsforskriften som regnskapsførerselskaper er omfattet av. Regnskapsførerforetak organisert som enkeltpersonforetak er etter God regnskapsføringsskikk anbefalt å gjennomføre tilsvarende vurderinger.

Stort fravær

Når vi nå står overfor en situasjon hvor koronaviruset kan medføre at en betydelig del av ansatte blir fraværende fra arbeid som følge av egen eller barns sykdom. I og med at barnehager og skoler er stengt, vil mange foreldre også få utfordringer med å få planlagte arbeidsoppgaver utført. Dette er en vesentlig risiko som regnskapsforetak ikke bare bør forberede av egeninteresse, men altså er pålagt å vurdere nærmere.

Dersom situasjonen gjør det vanskelig og kanskje umulig å utføre alle tjenestene regnskapsforetaket har påtatt seg, må det vurderes tiltak.

Et eksempel på tiltak er innleie av arbeidskraft, men i denne situasjonen forutsetter det at det er mulig å få tak i kompetent arbeidskraft på kort varsel. Dette vil for mange være vanskelig.

For regnskapsforetak som har organisert seg med hjemmekontor, kan innleie dessuten være umulig å få organisert på forsvarlig måte.

Spørsmålet blir nok heller fort at det må foretas prioriteringer på hva som er viktigst for den enkelte kunde.

Hvilke kritiske oppgaver har regnskapsforetaket?

Ved betydelig redusert kapasitet må det prioriteres.

I normaltilfeller vil etter vår vurdering følgende oppgaver være å regne som de mest kritiske tjenestene et regnskapsforetak har:

  1. Utbetale lønn til kundenes ansatte
  2. Fakturere for kundene
  3. Remittere/betale for kundene
  4. Følge opp manglende betalinger

Dette er tjenester som har direkte konsekvenser for bemanning og økonomien til kundene. Det kan også vurderes å prioritere innenfor disse områdene, slik at eksempelvis reiseregninger med lavere beløp utsettes til senere lønnsperioder.

For kunder hvor det er svært viktig og kanskje kritisk å motta regnskapsrapportering vil bokføringen være en prioritert tjeneste. Dette vil være spesielt aktuelt for foretak som har økonomiske utfordringer, og som må søke finansiering eller foreta prioriteringer basert på regnskapsrapporteringen.

Når det gjelder offentlige oppgaver vil det å overholde frister neppe være virksomhetskritisk i seg selv. Dersom forsinkelser kan få konsekvenser med hensyn til tilslag på anbud, kan saken stille seg annerledes. Vi forventer for øvrig at offentlige myndigheter i den spesielle situasjonen vi er inne i, er samarbeidsvillige med tanke på bruk av tvangsmulkt og andre sanksjoner ved forsinket innlevering av offentlige oppgaver.

Ved prioritering må alle tjenester regnskapsforetaket tilbyr vurderes konkret ut fra hvor virksomhetskritisk den er for den enkelte kunde. 

Det er for øvrig også et prioriteringsvalg å lempe på kvalitetssikring i en slik periode.

Dialog med kundene

Vi anbefaler på generelt grunnlag å forberede hvilke prioriteringer som er aktuelle for den enkelte kunde eller grupper av kunder. Dette gjelder uansett situasjonen i dag, men først og fremst i tilfelle regnskapsforetaket blir rammet av større fravær dersom mange etter hvert blir syke. Kundene må involveres i disse prioriteringene, men tidspunktet for når kundene involveres må vurderes konkret utfra situasjonen.

Dersom det allerede nå er store utfordringer som følge av at ansatte må være hjemme med barn, må dialogen om prioriteringer komme i gang raskt. Dette blir en konsekvens av at tjenester avtalt i oppdragsavtalen står i fare for å ikke bli levert til rett tid eller kvalitet.

Økonomiske utfordringer

En del regnskapsforetak vil i tillegg ha kunder som mister mye av sin omsetning i tiden vi er inne i, noe som kan få økonomiske konsekvenser også for regnskapsforetaket. For regnskapsforetak som risikerer å få utfordringer med tilstrekkelig likviditet, innebærer risikostyringsforskriften at også denne faren må vurderes og forberedes.

Dette er selvsagt noe alle i slik situasjon har egeninteresse av og er klar over, men det er altså også en plikt å forberede tiltak.

Kurs om pliktene

Vi har laget et nettkurs om hvordan pliktene etter risikostyringsforskriften slår inn i en situasjon som den vi er inne i nå med koronaviruset. Dette er spesielt tilrettelagt for de som ikke er erfarne med risikostyring og risikostyringsforskriften.

Les mer om kurset her.

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs