Pliktig å foreta risikovurdering av lønnsoppdrag ved inngangen til 2015

Plikten omfatter regnskapsførerselskaper som kjører lønn og/eller produserer a-meldinger for kunder.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Alle regnskapsførerselskaper plikter å foreta en årlig styrebehandling av en samlet vurdering av risikosituasjonen. Det er daglig leder som skal utarbeide denne vurderingen. Kravet følger av risikostyringsforskriften § 8 annet ledd. NARFs kvalitetskontroller viser at regnskapsførerselskapene er flinke til å følge opp dette kravet.

Det som kan være lettere å glemme, er at ved endringer eller etablering av tjenester og rutiner av vesentlig betydning, skal det gjennomføres en risikovurdering av hva endringen eller den nye tjenesten eventuelt fører med seg. Dette kravet følger av forskriftens § 6 første ledd.

Etter NARFs vurdering innebærer innføringen av a-ordningen såpass store endringer i hvordan lønnstjenestene utføres, at endringen medfører plikt til å foreta en risikovurdering som nevnt. Ikke minst gjelder dette utfordringer knyttet til selve overgangen, hvor 2014 skal håndteres på tradisjonelt vis og 2015 etter den nye ordningen.

Merk likevel at plikten til å foreta risikovurdering er begrenset til regnskapsførerselskaper som kjører lønn og/eller produserer a-meldinger for én eller flere kunder. Plikten gjelder heller ikke enkeltpersonforetak, som ikke omfattes av risikostyringsforskriften. Disse må likevel vurdere risikoer og rutiner, noe som følger av God regnskapsføringsskikk.

Daglig leders ansvar Det er daglig leder som har ansvar for å følge opp endringer i regnskapsførerselskapets risikoer, og å påse at selskapets risikoer er forsvarlig ivaretatt i samsvar med styrets retningslinjer. Risikostyringen og internkontrollen knyttet til risikoene skal dokumenteres.

Skjema i KS Komplett Abonnenter på NARFs kvalitetssikringssystem KS Komplett finner oppdatert skjema for vurdering av risikoområder i kapittel 1, jf dokument 1.1.1.2. Det oppdaterte skjemaet kan lastes ned ved å klikke her. (Husk at du må være innlogget med regnskapsbyråets brukernavn og passord.)

Du finner endringen i skjemaets linje 36, men merk deg også spørsmålet i linje 34. Skjemaet er i første rekke ment å være til hjelp i overordnet vurdering av risikoområder, og være en rapport som kan fremlegges overfor styret. De nærmere risikoer på hvert område må vurderes konkret og kommenteres kommentarfeltet.

Hva skal vurderes i forbindelse med innføringen av a-ordningen? Hva som inkluderes i risikovurderingen må vurderes konkret i forhold til både lønnskundene og regnskapsførerselskapets egne forhold.

Nedenfor følger noen tips på hva som kan være risikoer knyttet til innføringen av a-ordningen. Vi har også nevnt noen tiltak som kan bidra til å redusere at risikoer inntreffer, eller redusere skadene dersom risikoen slår til.

1)      Er arbeidsfordelingen mellom kunde og regnskapsbyrå avklart godt nok? Risikoen for at regnskapsbyrået og kunden ikke er helt samstemte på hvem som gjør hva, må ikke undervurderes. I denne sammenhengen er regnskapsbyrået gjerne vurdert som den profesjonelle part, som forventes å ta ansvar. Første bud er å oppdatere oppdragsavtalen. Her vil vi anbefale å enten oppdatere hele oppdragsavtalen, eller ta endringsbilaget vi har laget i bruk. Les mer om endringsbilaget her. Andre bud er å ha dialog med kunden om hva a-ordningen innebærer.

2)      Systemutfordringer? Det å kjøre lønn skal normalt sett gå som ellers. Store endringer i systemene kan i en situasjon som dette likevel medføre tekniske utfordringer, som i verste fall stanser lønnsutbetalingene. Dersom systemleverandøren ikke har fått opp en løsning som er pilottestet før helt nylig, eller kanskje ikke er pilottestet i det hele tatt, øker faren for at dette faktisk kan inntreffe. Et tiltak for å møte slik risiko kan være å beholde tilgang til gammel versjon, slik at lønn kan kjøres. Rapportering av a-melding får heller skje senere, når systemet fungerer.

3)      Feilmeldinger hindrer innrapportering innen frist? Det å kjøre pilottest på i hvert fall de mest kompliserte lønnskundene er å anbefale. Dette kan avdekke feil og mangler ved lønnssystemet og i de data som skal innrapporteres. Ut fra erfaringer om pilottestingen er det å få feilmeldinger nokså sannsynlig, og bedre tiltak enn å foreta pilottest er neppe mulig å finne.

4)      Svikt i kundens rutiner? Er det fare for at kunde(r) ikke har eller følger opp rutine som sikrer at lønnsgrunnlag kommer frem til regnskapsbyrået til avtalt tid, slik at det blir feil ved utlønningen eller i a-meldingen? Bidra gjerne til at kunden har en skriftlig rutine å forholde seg til. Dette kan være til hjelp for å sikre at rutinen følges. Dersom du tar i bruk endringsbilaget til oppdragsavtalen som nevnt under punkt 1, får du samtidig generert et forslag til rutine som er tilpasset oppdraget. Vurder å ta i bruk denne.

5)      Svikt i regnskapsbyråets rutiner? Kan det være forhold internt som medfører at ny rutine for rapportering ikke følges som forutsatt, og på en måte som medfører feil eller mangler? God intern opplæring og felles forståelse for hva som er hensiktsmessige rutiner kan være tiltak her. Bruk skriftlig rutine. I likhet med forrige punkt finner du et utkast til rutine tilpasset det enkelte oppdrag ved å ta i bruk NARFs endringsbilag til oppdragsavtalen. Husk også å justere rutinen ut fra erfaringer om endringsbehov.

6)      Oppstår kapasitetsutfordringer? Alle regnskapsbyråer som håndterer lønnsområdet for kunder må være forberedt på at januar og februar kan bli mer hektisk enn noen gang. Nå skal det innrapporteres etter både gammel og ny ordning, i en allerede travel periode for bransjen. Uforutsett fravær vil forverre situasjonen ytterligere. En måte å redusere at risikoen blir kritisk, er, hvis mulig, å sørge for at flere kan bistå med lønnskjøringene. En annen måte å begrense risikoen på er å forberede mest mulig før nyttår, både i forhold til å rydde i ansattregisteret og å tilpasse lønnskoder til de nye lønnsbeskrivelsene. Pilottest vil videre kunne avdekke feil i innholdet som skal med i a-meldingen. Ved prioritering av arbeidsoppgaver som må løses, bør nok lønn for de fleste stå øverst. Det å ha en varslingsplan overfor kunder som rammes av forsinkelser på både lønnsområdet og andre tjenesteområder kan være fornuftig.

7)      Oppstår kompetanseutfordringer? Har de som skal arbeide med lønnsoppdrag lært seg endringene i lønnssystemet? Hva med de som eventuelt er back-up’er? Opplæring og bruk av både ekstern og intern support er relevante tiltak her.

 

Ved å klikke her finner du ei sjekkliste som kan være til hjelp før første a-melding skal sendes inn i 2015.

Har du innspill og erfaringer andre kan ha nytte av, bruk veldig gjerne kommentarfeltet nedenfor.

Lykke til!