Brønnøysundregistrene spisser rollen som forenklingsetat

I dag skjer nesten all rapportering mellom næringslivet og det offentlige i form av elektroniske skjemaer og meldinger. Likevel er det et godt stykke igjen til at all informasjon rapporteres kun én gang til ett sted. Som sjef for Brønnøysundregistrene ønsker Lars Peder Brekk å legge forholdene til rette for størst mulig gjenbruk av data slik at manuelle operasjoner kan erstattes av digitale prosesser.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

I Brønnøysund tenkes det nå forenkling i alle ledd. Lars Peder Brekk presiserer at forenklingstankegangen skal gjennomsyre hele organisasjonen, og ikke bare i Avdeling Forenkling og brukerdialog, som etter en omfattende omorganisering i fjor nå er ett av tre tydelige forretningsområder. De to andre er Altinn og Registerforvaltning.

– Vår oppgave er å være regjeringens verktøy for en enklere og bedre dialog mellom det offentlige, næringsliv og innbyggere, sier Brekk, som understreker at forenkling er mer enn å” sette strøm” på de ulike skjemaene.

– Skal vi kunne forenkle dialogen mellom det offentlige og næringslivet må vi legge til rette for heldigitale prosesser, sier han. Som sjef for” Forenklingsetaten” ivrer Brekk for at alle offentlige enheter skal få øynene opp for hvilket potensial som ligger i den felles infrastrukturen og de felles registrene som allerede finnes i dag. Det er det ikke alle som gjør. For eksempel er det langt fra alle offentlige etater og kommuner som gjenbruker data fra Enhetsregisteret.

Også blant Altinns tjenesteeiere er det et stort spenn fra Skatteetaten som jobber kontinuerlig med å utvide sitt tjenestetilbud i Altinn til tjenesteeiere som bare er i startfasen med å tilby tjenester via Altinn.

Stort uutnyttet potensial

I årsrapporten for 2014 skriver Brønnøysundregistrene at selv om mye går bra, er det fortsatt mange utfordringer i digitaliseringsarbeidet. Det offentlige utnytter ikke potensialet i Altinn-plattformen/-infrastrukturen på en god nok måte. Fortsatt er det for eksempel flere etater som velger å bygge egne løsninger framfor å satse på Altinn. Og selv om innføringen av a-ordningen er et godt eksempel på hva som er mulig å få til når flere etater går sammen, lages det fortsatt få gode samhandlingsløsninger på tvers av etats- og forvaltningsnivåer.

«Gullbeholdning»

– Altinn er en av de beste løsningene som finnes for digital utveksling av informasjon mellom private, næringsliv og det offentlige. Portalen har hele fire millioner potensielle brukere over 15 år. Sammen med registervirksomheten er dette vår «gullbeholdning», og den ønsker vi at enda flere tar i bruk, sier Brekk. Han understreker at selv om enkelte etater ikke har fått øynene opp for mulighetene i Altinn, så er det også mange som gjør det. I Altinn lanserer tjenesteeierne nye elektroniske tjenester og skjemaer nesten ukentlig.

Brekk presiserer at Brønnøysundregistrene selv har et ansvar for å gjøre etatene oppmerksomme på hva som er mulig å få til.

– Vi er etatenes kompetansepartner på forenkling og da må vi også kunne formidle hvilket enormt potensial som ligger i infrastrukturen, sier Brekk.

Har gjenvunnet tilliten

I næringslivet er tilliten til Altinn nå høyere enn noen gang. Det kommer blant annet fram i en undersøkelse som ble gjennomført blant 2000 næringsledere i fjor. Da svarte 95 prosent at de opplevde Altinn som trygt å bruke, mens 85 prosent syntes løsningen med elektroniske skjema og tjenester er enkel.

For bare få år siden var situasjonen en helt annen. Kort tid etter at den nye tjenesteplattformen Altinn II gikk på lufta i mars 2011 viste det seg at den hadde vesentlige mangler. Sikkerhetsmessig var den ikke tilstrekkelig robust, og det ble også avdekket at den ikke kunne skaleres i takt med forventede fremtidige trafikkøkninger. Dermed måtte man ta et skritt tilbake, samtidig som utviklingen av nye tjenester på plattformen ble satt på vent. Etter at Altinn i løpet av relativt kort tid ble bygget om for å takle den kommende veksten i digitale offentlige tjenester har imidlertid mye gått i riktig retning for Brønnøysundregistrene.

Etterlengtet fornying internt

Da Brekk tok fatt som ny sjef ved Brønnøysundregistrene i januar 2014 ble han møtt med forventninger ikke bare fra myndigheter, tjenesteeiere og næringsliv, men også fra egne medarbeidere, om at det ville bli iverksatt endringer. Etter å ha eksistert i 26 år trengte Brønnøysundregistrene en fornying for å kunne møte fremtiden på en mer formålstjenlig og effektiv måte.

Mer effektiv organisering

Allerede våren 2014 satte Brekk i gang en omfattende organisasjonsutvikling, og i løpet av høsten fulgte store endringer i ledelsen, som ble tilpasset en mer effektiv organisasjon.  I dag har Brønnøysundregistrene både færre avdelinger og en mindre toppledelse enn før.

Samtidig er det jobbet fram en ny og spisset strategi med overordnede mål som beskriver hvordan Brønnøysundregistrene skal utvikle seg fram mot 2025.

– Vi rigger oss for en ny framtid hvor vi kan påta oss nye roller som forenklingsetat. Som organisasjon må vi tenke nytt og være lydhøre overfor ulike aktører, og også være konkurransedyktige, understreker Brekk.

En av aktørene Brønnøysundregistrenelytter til er NARF. De autoriserte regnskapsførerne er storbrukere av tjenestene.

Lytter til NARF

– Digitaliseringen bidrar til nye arbeidsprosesser både hos oss, hos de autoriserte regnskapsførerne og hos virksomhetene regnskapsførerne betjener. NARF gir innspill og stiller også krav. Det er en positiv dialog som bidrar til at vi kan forbedre tjenestene og også unngå unødvendig kompliserte løsninger, sier Brekk, som ikke legger skjul på at Brønnøysundregistrene har et forbedringspotensial og ønsker å bli bedre.

Gamle systemer på vei ut

For registervirksomheten er det imidlertid for en utfordring at de til sammen 17 registrene sitter på flere ulike saksbehandlersystemer som er bygget på stormaskinteknologi fra tidlig nittitall. Med utgangspunkt i disse systemene er det ikke mulig å bygge moderne, automatiske løsninger.

Nytt saksbehandlingssystem

For å sikre Brønnøysundregistrenes fortsatte evne til å levere gode registertjenester fikk Brønnøysundregistrene allerede i 2009 i oppdrag å utrede behovet for et fremtidig nytt elektronisk saksbehandlingssystem. Styringsgrunnlaget og kostnadsoverslaget for et slikt system har nylig vært igjennom en kvalitetssikringsprosess (KS 2) gjennomført i regi av næringsdepartementet.

– Signalene fra departementet er svært positive, og det neste naturlige steg i prosessen vil være at det bevilges midler til nytt saksbehandlingssystem over statsbudsjettet. Et nytt saksbehandlersystem er en helt sentral del av forenklingsarbeidet og avgjørende for at vi skal kunne levere samfunnsviktige tjenester på en effektiv måte, avslutter Lars Peder Brekk.