Ny standard for EHF-faktura skaper hodebry for regnskapsførere og deres kunder

Fra 2020 kan ikke en PDF-faktura legges ved EHF-filen som en såkalt Commercial Invoice.

I april 2019 kom det oppdaterte EHF Faktura-formatet i versjon 3.0, og fra nyttår blir formatet obligatorisk ved at tidligere versjoner av formatet avvises. Den kanskje aller viktigste endringen er at en PDF-faktura ikke lenger kan legges ved EHF-filen tagget som en Commercial Invoice.

Fra å se faktura i «kjent form» til å kun lese strukturerte datafelter kan få betydelige negative konsekvenser for næringslivets bruk av elektronisk fakturering. Når den gamle OCR-metoden er bedre enn det nye, er formatet nok på ville veier.

Regnskap Norge, ARF Nils Fossum og Difi møttes i juni for å diskutere problemstillingen.

Bakgrunn

Mange regnskapsførere og deres kunder har i lang tid basert seg på PDF-visning av fakturaen siden EHF-formatet i en standard Difi-visning ikke er særlig leservennlig. Regnskapsaktører mener at det nye formatet med utelatelse av en leservennlig PDF vil gjøre at bedrifter vil kutte ut EHF og foretrekke OCR-tolkede PDF-fakturaer i stedet. Vi går derfor ryggende inn i fremtiden med det nye formatet.

Hvorfor skjer dette?

EHF-formatet er basert på den internasjonale PEPPOL-standarden, det vil si at Norge som nasjon ikke kan bestemme hva som er best for vårt næringsliv, men er begrenset til å prøve å påvirke standarden så langt myndighetene klarer.

EU-kommisjonen har bestemt at det å legge ved faktura i PDF ikke lenger skal være tillatt som en Commercial Invoice. De vil tvinge næringslivet å se fakturaer i et standardisert format som i dag ikke er særlig leservennlig for verken regnskapsførere eller de næringsdrivende som skal godkjenne fakturaene på mobilen sin.

Formatet aksepterer riktignok å legge ved en PDF-faktura som et vedlegg, men IT-systemet kan ikke lenger vite at dette er en faktura og vise denne på skjermen eller mobilen. Vedlegget kan eksempelvis være en timeliste.

Det er flere veier å gå

Vi kan prøve å påvirke EU-kommisjonen til å reversere beslutningen om å fjerne muligheten for å legge ved Commercial Invoice. Politiske prosesser vet vi kan ta lang tid, og krever nasjonal politisk støtte også. Vi vil jobbe med denne problemstillingen politisk, men det løser ikke problemet som oppstår 1.1.2020.

Vi kan alternativt forbedre visningsformatet i forhold til det som Difi i dag anbefaler, eller lage en egen bransjespesifikk formatering som passer regnskapsbransjen og sine kunder. Dette kan vi få til gjennom en workshop med regnskapsførere, kunder og Regnskap Norge. Vi vil se nærmere på dette over sommeren. Difi er positive til å promotere en ny visningsstandard hvis dette stimulerer til økt bruk av EHF.

Et tredje alternativ er at vi kan være «ulydige» i forhold til EU og opprettholde bruk av taggen Commercial Invoice i Norge. Dette vil kunne virke for innenlands handel, men ikke for internasjonal handel. Imidlertid krever dette alternativet at leverandører, systemutviklere og andre interessenter blir enige om en nasjonal versjon. Dette er teknisk mulig, men er egentlig en hacking av en internasjonal standard som kan skape utfordringer fremover.

Oppsummering

Regnskap Norge ønsker at bruken av EHF blir betydelig høyere enn hva den er i dag. Men når store handelsvirksomheter dominerer standardutviklingen, blir de som jobber inn mot SMB-markedet skadelidende gjennom ineffektivitet.

Vi vil i første omgang prøve å begrense skadene gjennom et forslag til mer egnet visningsformat, men vi må nok jobbe næringspolitisk for å få PEPPOL-standarden mer egnet for måten norsk næringsliv jobber på.