Regnskap i skyen – til glede og besvær

De aller fleste systemleverandører til regnskapsbransjen er enten i skyen allerede, er i ferd med å fase ut eldre systemer til fordel for nye skyløsninger (hybridløsninger), eller har planer om fornyelse av hele plattformen sin til skybasert løsning. Eldre teknologi basert på drift på lokal PC eller klient/tjener-løsninger er således i ferd med å fases ut ganske raskt. Regnskapsbedrifter som skal bytte regnskapssystem vil fremover måtte tenke seg godt om hvis de skal velge en løsning som ikke er skybasert. Det er argumenter for og imot skyløsninger, men det er overveiende fordeler med skybaserte løsninger.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Hva er således en skybasert løsning? Med skybasert løsning menes at et regnskapssystem driftes hos en ekstern leverandør som har sine egne servere og kommunikasjonsløsninger som kunden kobler seg opp til. Løsningene kan nås via en nettleser, og kan derfor nås fra alle maskiner med nettleser og internettilgang. Løsningene kan nås fra en PC, et nettbrett eller en smarttelefon.

Den skybaserte løsningen er ofte priset basert på faktisk bruk (antall brukere, lagringsvolum eller antall transaksjoner), og ikke en mer tradisjonell innkjøpslisens og etterfølgende vedlikeholdslisens. Dette gjør at løsningene ofte fremstår som rimeligere, i hvert fall når det gjelder igangsetting.

Regnskapsløsningen blir en varekost basert på forbruk mer enn en initial investering i teknologi. Dette gjør det enklere for mindre virksomheter å få tilgang til avansert teknologi uten å måtte ut med betydelelige oppstartskostnader gjennom dyre lisenser.

Hva er de viktigste driverne for denne utviklingen?

En av de fordelene som ofte trekkes frem til fordel for skyløsninger er at regnskapsbedriften slipper å ha et eget IT-miljø med servere og driftsansvar for sine løsninger. Arbeidet med løpende IT-support, systemkonfigurering, oppdatering av komplekse sikkerhetsløsninger, driftsovervåking, gjenoppretting etter driftsavbrudd med videre legges til leverandøren av skytjenestene. Dette er et betydelig arbeid som mange regnskapsbedrifter vil like å slippe å ha ansvaret for. Imidlertid er det særdeles viktig å ha en god avtale som sikrer god tilgjengelighet av løsningen slik at regnskapsbedriften og dets kunder ikke blir skadelidende.

En annen fordel som trekkes frem er fleksibilitet. Når en regnskapsbedrift øker volumet av aktivitet, må regnskapsbedriften vurdere å kjøpe inn nye servere. En liten økning i kapasitetsbehovet kan kreve en investering i en ny server. I en skybasert løsning er det leverandøren som mer eller mindre automatisk skalerer serverbehovet etter trafikkmengden du har. Regnskapsbedriften trenger ikke å tenke på dette, kapasiteten øker i takt med behovet.

Mobilitet er blitt mer og mer viktig for brukere. Tiden som brukes på forretningsmessige forhold på en smarttelefon eller et nettbrett er i sterk stigning. Regnskapsbedriften og kundene krever at løsningene er tilgjengelige når de har behov for det, og da gjerne på farten på mobile løsninger. Skybaserte løsninger må derfor være responsivt i sin design, det betyr at visningen av innholdet må formatere seg etter hva slags enhet brukeren benytter, PC, nettbrett eller smarttelefon.

Samhandling er et begrep som har tatt seg opp i det siste i beskrivelsen av nye forretningsmodeller på nettet. Tiden hvor regnskapsbedriften og kunden opererte «hver for seg» nærmer seg utvilsomt slutten, og det er en klar forventning hos kundene at regnskapsinformasjon er tilgjengelig for dem direkte og online. Det er også naturlig at kunden registrerer ordrer, timer, salg, reiser mv på IT-løsninger som deles med regnskapsbedriften for å spare tid på innlevering av regnskapsmateriale og få effektive prosesser. Skybaserte løsninger er meget godt egnet til å skape god samhandling mellom regnskapsbedriften og kunden. Samhandling muliggjør også fleksibilitet i hvem som gjør hva. Eksempelvis kan regnskapsbedriften fakturere i perioder, kunden i andre perioder når selgeren har kapasitet til det.

Til slutt vil vi fremheve prismodellene som knytter seg til skybaserte løsninger. Det er mer vanlig nå å finne modeller som eksempelvis:

  • Fast månedsabonnement pr bruker eller pr sluttkunde uansett volum
  • Trappetrinnsmodeller på intervaller på brukere
  • Pris basert på antall transaksjoner prosessert
  • Pris basert på lagringsvolum av data som benyttes i løsningen
  • Hybridmodeller på lagringsvolum og antall transaksjoner

Terskelen for å komme i gang med avansert teknologi er lavere grunnet mer gunstige prismodeller. Regnskapsbedriften kan få tilgang til funksjonalitet og kapasitet som tidligere var forbeholdt de store aktørene.

Hva er de viktigste hindringene i dag for skyløsninger?

En av de viktigste hindringene for bruk av skytjenester i regnskapsbransjen er bokføringslovens krav om oppbevaring av regnskapsmateriale i Norge eller ett av de nordiske landene. Frem til vi får en lovendring på området, som er forventet å komme, må regnskapsbedriften sikre at regnskapsmaterialet og oppdragsdokumentasjon er oppbevart i et land som regelverket tillater.

Nye regler for sikring av personopplysninger med strenge sanksjoner krever god innsikt i hvor data transporteres og oppbevares. Tidligere regler om oppbevaring av personopplysninger i USA ble kjent ugyldige, slik at det er risiko å oppbevare slike opplysninger utenfor eksempelvis EØS-området.

En skyløsning gir regnskapsbedriften en mindre kontroll på dataene da disse ikke ligger på egen server. Hvis regnskapsbedriften ønsker å bytte systemleverandør, kan dataene være «innlåst» i skysystemet med manglende muligheter for å flytte på disse. Gode avtaler må inngås som sikrer at regnskapsbedriften kan få ut dataene uten for store kostnader eller teknologiske utfordringer.

Flere systemleverandører i Norge har begynt prosessen med å gå i skyen. Noen leverandører har prioritert funksjonalitet som er sluttkundeorientert, eksempelvis reiseregninger, ordrer og timelister. Det betyr at løsningene ikke er fullstendige som skyløsninger. Inntil videre opererer noen leverandører med hybridløsninger som ikke har optimal utnyttelse av de fordeler en skyløsning representerer. Videre er det for tiden utviklet for få integrasjonsløsninger som gjør skyløsningene effektive med hensyn til datatransport mellom systemer. Dette vanskeliggjør effektive prosesser for behandling av transaksjoner.

Alle de viktigste hindringer jobbes det med for å løse. Det betyr i praksis at det er få argumenter som tilsier valg av tradisjonelle regnskapsløsninger fremfor skybaserte systemer.

Huskeliste

Når du velger skybaserte systemer må du i det minste tenke på følgende:

  • Å få en god avtale som sikrer stabil drift til forutsigbare priser
  • Ivareta, gjennom avtaleverket og løsningene, ditt ansvar for å sikre taushetsbelagt informasjon og personopplysninger
  • Mulighet til å ta ut data og flytte disse til nye løsninger for en rimelig penge
  • Gjensidige oppsigelsestider for at alle skal kunne områ seg i tide
  • Hvor data oppbevares, og at dette er i samsvar med lovkrav (regnskapsmateriale, oppdragsdokumentasjon og personopplysninger)
  • Sikkerhetskopiering og andre sikkerhetsløsninger for å ha tillitt til løsningen og sikre kundedata mot tap og urettmessig innsyn
  • Responsivt design for å sikre mobilitet og god anvendelse på mobile løsninger
  • Integrasjonsmuligheter med andre systemer
  • Leverandørens soliditet og evne til å betjene deg over tid