Tips og råd til deg som vurderer å gå over til digital regnskapsproduksjon

En eventuell overgang fra manuell til digital regnskapsproduksjon innebærer at du må ta stilling til en rekke forhold. Det handler blant annet om strategi og veivalg, teknologi, organisering, arbeidsfordeling, prispolitikk og kundesentrisitet.

Del
!
Artikkelen er over ett år gammel og innholdet kan derfor være utdatert

Her har vi samlet noen vurderingskriterer som forhåpentligvis vil være til nytte for deg som vurderer å gå over til en digital prosess.

Strategisk utgangspunkt

Strategi handler om å stake ut kursen for fremtiden og innebærer at man må gjøre vurderinger, prioriteringer og valg. Hvilken retning man velger er opp til den enkelte, det finnes ingen fasit eller oppskrift som passer for alle. Strategien bør imidlertid baseres på hva man tror er et sannsynlig framtidsscenario, og hvordan man kan tilpasse seg dette på best mulig måte.
Teknologi er for så vidt bare en dimensjon i det store bildet, men likevel en av de aller viktigste. Vi har i en årrekke registrert at både fysiske installasjoner og programvare kommer stadig i nye versjoner og forbedrede utgaver. Arbeidsverktøyene som brukes til å produsere regnskaper i dag er derfor vesentlig forskjellig enn for bare noen år tilbake. De vil sannsynligvis også endre seg i tiden som ligger foran oss, og samme utvikling ser vi på datafangsten. Hvor radikal du tror disse endringene vil bli bør danne grunnlaget for om du skal gå over til en heldigital prosess.
Dersom du tror at papirfaktura og PDF vil være en del av morgendagens løsninger taler det for at en omstilling av produksjonen ikke nødvendigvis haster. Hvis du derimot tror at elektronisk faktura og digitale løsninger vil få stadig større utbredelse bør du antagelig starte forberedelsene til en overgang om ikke alt for lenge.

Kundepreferanser

Det å forstå kundenes behov, og hvordan man skaper reell verdi for kunder har stor betydning. Utfordringen er at kunder på mange måter er som folk flest, de er forskjellige og har ulike preferanser og oppfatninger. Noen er kun opptatt av å få levert regnskapstjenesten til lavest mulig pris, mens andre er villige til å betale noe mer hvis de føler at det faktisk gir merverdi.
Du bør derfor vurdere hvor stor andel av kundeporteføljen som kan være interessert i et digitalt produkt, som i praksis kan bety ny arbeidsdeling og en noe mer omfattende regnskapsleveranse. Hvis du konkluderer med at majoriteten vil være positiv er saken for så vidt grei, men i motsatt fall handler dette om hva du kan gjøre for å minimere andelen som vil motsette seg endringen. Da bør du tenke på kompenserende tiltak i form av god informasjon, dialog og kundemøter. Det er viktig at kundene forstår hva digital regnskapsproduksjon innebærer for dem og hvilke fordeler det gir. For eksempel at de vil få et mer oppdatert og tilgjengelig regnskapsprodukt, bedre oversikt og kontroll over egen økonomi, og at byrået kan overta ansvaret for at leverandørfakturaer blir godkjent og betalt. Regn med å måtte bruke både tid og ressurser på «opposisjonskunder», og tenk nøye gjennom hva som tjener deres interesser på kort og lang sikt.

Systemer og programvare

Digital regnskapsførsel handler om mer enn bare automatisk innlesing av fakturainformasjon. Hele produksjonsmetodikken må tilpasses, og dette vil kreve at du tar i bruk mer programvare. For eksempel vil du få behov for systemer som kan håndtere fakturamottak, dokumentflyt og betalingsformidling. I tillegg kan det bli aktuelt med digitale løsninger for registrering av kundens utgående faktura. Enkelte systemleverandører har nødvendig funksjonalitet bygd inn i en og samme plattform, mens andre tilbyr separate tilleggsprogrammer som kan kjøpes enkeltvis. Så langt vi kjenner til kan denne type teknologi uansett knyttes sammen til en helintegrert digital verdikjede. Det er derfor stor sannsynlighet for at du ikke behøver å bytte regnskapssystem, men kan bygge videre på teknologien du bruker i dag.
For å komme i gang anbefaler vi at du spør din leverandør om hvilke løsninger de kan tilby, og deretter ber om å få et pristilbud. Dette tilbudet bør omfatte alle nødvendige investeringer, tilpasninger, lisenser, abonnementer, og eventuelle enhetspriser som vil påløpe i produksjon. For å få et sammenligningsgrunnlag kan du også innhente tilbud fra andre leverandører, men vær oppmerksom på at det finnes mange forskjellige forretningsmodeller i dette markedet.  

Økonomi og honorar

Når du har et klart bilde av investeringsbehovet, og eventuelle nye faste og variable produksjonskostnader, bør du rette fokus mot hvordan du kan opprettholde eller forbedre lønnsomheten i byrået. Hvis prisen på innsatsfaktorene går opp, og byrået påtar seg flere oppgaver, er det ikke gitt at kundene vil få produsert regnskapene til et lavere honorar. Vi sier ikke at det nødvendigvis behøver å bli dyrere, men erfaringer så langt tyder på at pris kanskje ikke bør være det viktigste salgsargumentet. Du bør imidlertid tenke nøye gjennom hvordan eventuelle nye lisenser og enhetspriser skal viderefaktureres og synliggjøres overfor kundene. Sannsynligvis vil det oppstå behov for å utforme en helt ny prismetodikk, og du kan ikke regne med å basere honoraret på en uniform timepris.