Tøffe menn tar ikke backup, men gråter ofte

Det å være forberedt på et vesentlig driftsavbrudd handler om mye mer enn backup. Det å ha en fungerende plan for hvordan regnskapsbedriften skal håndtere en krise, er det som kan hjelpe deg gjennom den. Dette krever at regnskapsbedriften lager planen, medarbeidere øver på den og reviderer den. Det er mange eksempler på virksomheter som har hatt lidd unødvendige store økonomiske tap fordi de ikke har vært forberedt på et vesentlig driftsavbrudd, forteller Hans Marius Tessem.

Del

Planer er verdiløse, men planlegging er uvurderlig sa Eisenhower. Det ligger i et vesentlig driftsavbrudds natur at den er uforutsett. Derfor vil sjelden en beredskapsplan og de tiltak en slik plan beskriver være helt treffende. Nettopp derfor er planleggingsarbeidet svært viktig. Det å forberede organisasjonen på en krise betyr i praksis at regnskapsbedriften luker vekk rusk i maskineriet, slik at organisasjonen fungerer så knirkefritt som mulig når det virkelig trengs. Dette kan kun gjøres med planlegging og øving. På denne måten vil bedriften kunne fjerne faktorer som gjør krisearbeidet mindre effektivt.

For spørsmålet er ikke om et vesentlig driftsavbrudd vil inntreffe, men snarere når. Driftsavbrudd av en viss størrelse som rammer IT kan ofte være vanskelig å oppdage, hvilke tiltak er innført for å oppdage at noe er i ferd med å skje? Og når defineres noe som et vesentlig driftsavbrudd? Dette er nyttige spørsmål enhver virksomhet bør stille seg før de havner i en situasjon hvor de plutselig innser at man står midt oppi driftstansen.

Spørsmålet er ikke om et vesentlig driftsavbrudd 
vil inntreffe, men snarere når.
  Hans Marius Tessem

Mange lever lykkelig lenge uten å gjøre jobben med å lage seg en bedredskapsplan, men hva med den dagen noe skjer? Min påstand er at det er mange gode grunner til å gjøre denne jobben. For det første er det ikke veldig krevende. Det krever forholdsvis lite ressurser å lage en god beredskapsplan. For det andre kan dette arbeidet også kaste nytt lys over organisasjonen. Hva er viktig for denne virksomheten? Hva er vår kjerneaktivitet? 

Dette er svar bedriften får når medarbeiderne setter seg ned og ser på organisasjonen med tanke på en krise. I tillegg vil øvelser av planen også avdekke uformelle strukturer i organisasjonen. Ofte blir nøkkelpersoner mer synlige, og ansvarsområder blir klarere. Det viktigste er at bedriften er best når det smeller.

Når beredskapsplanen er laget, så kan den vel bare settes i hyllen, klar for eventuelle instanser som skal føre tilsyn? Mange gjør nok dessverre det i praksis. En beredskapsplan som ikke revideres, og ikke øves vil ha svært liten verdi. Den vil til og med kunne oppleves som en hemsko når man står i driftsavbruddet. Telefonnummer stemmer ikke, systemer er ikke definerte osv. Planen vil da raskt legges bort, og håndteringen vil bli mer tilfeldig. Det er da konsekvensene av et vesentlig  driftsavbrudd kan bli unødvendig store.

For regnskapsførere som må følge GRFS er dette pliktig, men nytten av en slik plan kan være stor for alle. Det er viktig at dette ses som et verktøy for å forbedre og trygge sin virksomhet, snarere enn å tilfredsstille et tilsyn.