Videomøte – hva bør du tenke på?

Mange jobber hjemmefra som følge av korona-utbruddet. Dette har gitt videomøte som møteform en rakettstart.

Del

 

Dette bør du som skal ha videomøte tenke på:

  • Du kan velge mellom systemer som Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom og andre systemer. Hvis din arbeidsgiver ikke har valgt for deg, bør du bruke litt tid på å sjekke ut hva de ulike systemene kan og ikke kan, og hva de koster. 
  • Enten du skal arrangere møtet eller delta, bør du være godt forberedt. Trikset er å sette av tid på forhånd til å lære deg hvordan du bruker verktøyene. 
  • Det regnes som alminnelig høflighet å vise ansiktet sitt i et videomøte. Slå derfor på kameraet hvis du har et. Det motsatte er som å stille i et vanlig møte med en pose over hodet.  
  • Bruk gjerne øretelefoner med mikrofon hvis du har. Da blir lydkvaliteten bedre både for deg selv og for de andre. 
  • Dersom det er mange i møtet er det lurt å dempe mikrofonen. Slik unngår du mye bakgrunnsstøy. I slike tilfeller er det smart å ha en møteleder. 
  • Invitasjonen til møtet er viktig. Sørg for å gjøre det riktig fra starten. Ikke send en e-post, men lag en invitasjon som havner i kalenderen til deltakerne.  

Hvilke system skal jeg velge? 

En av de heteste samhandlingsplattformene i øyeblikket er Microsoft Teams. Her kan du både gjennomføre videomøtet og samtidig ha samhandling via skjermdeling, felles notater, felles tavle, chat og mer. Veldig mange kunder og leverandører er allerede inne på plattformen og har lastet ned desktop applikasjonen. I tillegg er det mulig å delta via web. Teams er en del av Office 365, men kan også benyttes kostnadsfritt som frittstående applikasjon: 

Mange har allerede Skype for Business. Dette systemet er på vei ut av porteføljen til Microsoft, men er tilgjengelig frem til juni 2021. Tjenesten har noen av de samme egenskapene som Teams, men begynner å bære preg av den kommende sluttdatoen. 

Zoom er et frittstående system som har mange fellestrekk med videomøte-delen i Teams. I tillegg finnes det funksjon som lar arrangøren bryte opp et møte i mange små møter, såkalte «break out sessions». Dette er godt egnet til undervisning. Det er gratis å bruke Zoom inntil 40 minutter. For møter som skal vare lengre må det kjøpes et abonnement. 

Blue Jeans er også et eksempel på et profesjonelt system, men det er ikke så mye brukt her i landet. Dette er et utvalg av tilgjengelige systemer. Det finnes også flere. 

Forbered deg til videomøtet 

Som i alle andre sammenhenger lønner det seg å være forberedt. Du som skal arrangere møtet bør gjøre deg kjent med funksjonaliteten i programmet du velger.  
Her er noen av de tingene du bør ha kontroll på: 

  • Skal møtet ditt ha et digitalt venterom for deltakerne, eller vil du at de skal komme rett inn i møtet etter hvert som de logger på? 
  • Hvem er med i møtet? Alle systemene gir deg mulighet til å se hvem som deltar i møtet. Her kan møteleder også bestemme hvem som skal slippe til. 
  • De som er i møtet kan kommuniserer via en chat-kanal. Dette er effektivt hvis mange er med i møtet ditt. Chatten er perfekt til å dele for eksempel en lenke til en nettside eller lignende. 
  • Du eller en av de andre deltakerne kan dele en presentasjon eller annet innhold slik at alle ser det samme. Her er det greit å trene på funksjonalitet. Dette er enkelt når man kan det, men tar mye tid fra møtet når man ikke vet hva man gjør. 

Alle systemene som er nevnt her har disse sentrale funksjonene.

Vis ansiktet ditt 

Sytti prosent av vår oppfatning er visuell, og det å se ansiktet til de vi snakker med er viktig for å tolke hva andre mener. Hvis man tar bort synsinntrykket må de andre sansene arbeide hardere. Det er årsaken til at man blir så sliten av telefonmøter.  

Det regnes som god kutyme å ha på video når man er i et videomøte. Aksepterte grunner til å ikke vise ansiktet kan være at man ikke har kamera eller at man deltar over en dårlig linje. Hvis man har møter med deltakere i andre deler av verden, er det mulig at infrastrukturen er for dårlig, og oppløsning blir lav. I Skandinavia er den nasjonale infrastrukturen svært god, og manglende båndbredde er ikke et problem. 

Bruk øretelefoner og mikrofon 

For de andre deltakerne i møtet er det mye lettere å følge med på hva du sier dersom du snakker i mikrofonen til øretelefonene. Når lyden fanges opp av datamaskinens mikrofon blir den ofte svært mye dårligere. Det plukkes opp lyder i rommet, og det blir ofte romklang. Øretelefonens mikrofon filtrerer effektivt bort slik bakgrunnsstøy. 

Hvis mange deltar i et videomøte kan det være effektivt at alle andre enn den som snakker har dempet sine mikrofoner. Det gjøres enkelt i møterommets programvare, og alle systemer har en knapp i skjermbildet for å dempe mikrofon. Hvis du er forkjølet er det også en god ting å bruke dempet mikrofon. Ingenting er som å få konstant snufsing rett i øret. 

Høyttalere i personlige datamaskiner er ofte av dårlig kvalitet. Dersom du skal høre godt hva som blir sagt i møtet, og samtidig ha frie hender, er øretelefoner effektivt. 

Hvis dere er mange i møtet er en møteleder svært effektivt. Da kan denne gi ordet til deltakerne som så slår på mikrofonen sin. Her kan man bruke for eksempel chat-kanalen til å be om ordet. 

Invitasjon til møtet 

Sørg for at det er klart for alle hvordan de skal bli med i møtet ditt, og at det er en tydelig lenke som deltakerne kan klikke på for å gå til møterommet.  

Når du skal arrangere møtet, og har valgt hvilket system du skal bruke, må du lage en invitasjon til deltakerne. Send invitasjonen som en kalenderhendelse, slik at mottakerne kan gå inn i kalenderen sin for å bli med i møtet ditt. 

Hvis du bruker Outlook er det veldig enkelt å lage en invitasjon. Her er det en egen knapp for Skype og en annen for Teams, og ved å velge en av disse i møteinvitasjonen din settes det automatisk inn en lenke til det digitale møterommet. I Zoom må du selv legge til en lenke som deltakerne kan klikke på med mindre du installerer et Zoom-tillegg i Outlook. 

Epostsystemer fra Google og andre leverandører har tilsvarende funksjon, men kanskje ikke helt like måter å gjøre det på. 

Her kan du se hvordan du setter opp et Teams-møte fra Teams-kalenderen 

 

Aktuelle kurs

Aktuelle kurs