Vurderingselementer ved valg av nye systemer

Det er mange forhold som må vurderes, hovedsakelig forretningsmessige, men også kontraktuelle, praktiske og lovmessige forhold.

Del

Bruk dette excel-dokumentet for å foreta din vurdering.

 I vurderingen av nytt system bør du tenke på tre viktige faser:

  1. Planlegging og implementering av løsningen i regnskapsbedriften.
  2. Løpende drift av løsningen / håndtering av avvik.
  3. Avslutning av avtaleforholdet med leverandøren / overgang til nytt system (Exit-strategi)

Hva skal systemet gjøre for deg?

  • Redusere kostnader
  • Øke inntekter
  • Effektivisere rutiner internt og overfor kunden
  • Levere høyere kvalitet til kunden
  • Levere nye tjenester til eksisterende og nye markeder
  • Bedre sikkerhet og driftsstabilitet
  • Sikre bedre arbeidsforhold for medarbeidere og kunder

Nedenfor har vi angitt noen forhold som bør diskuteres og dokumenteres ved valg av nytt system.

  • Har jeg klart for meg hvilket behov systemet skal dekke på kort og lang sikt?
  • Forventer jeg lovendringer på området som krever ny funksjonalitet eller bruksmåte?
  • Passer systemet inn i min digitale plan for virksomheten?
  • Hvis løsningen ikke er skybasert i en eller annen form, hvorfor vurderes alternative løsninger enn skybasert?
  • Er det mitt eget behov eller kundens behov jeg søker å dekke? Har du tenkt at i fremtiden er grensen mellom ditt og kundens arbeid mer flytende (samhandling)?
  • Når du innhenter tilbud fra leverandører, er kravdokumentet presist nok til å skape sammenligbare tilbud?
  • Er leverandøren kjent med regnskapsbransjen fra tidligere?
  • Vet leverandøren hvilke krav som en regnskapvirksomhet er underlagt?
  • Hva er systemets muligheter for integrasjon med andre systemer? Fremstår løsningen som fleksibel og skalerbar?
  • Hva er systemets muligheter for å begrese og kontrollere tilgang til taushetsbelagt informasjon?
  • Hva er systemets muligheter for å skape god arbeidsdeling internt i regnskapsbedriften og eksternt mot kunden og andre?
  • Vil systemet behandle personopplysninger? Foreligger det en databehandleravtale som en del av avtaleverket med leverandøren?
  • Vil det være lett å overføre historiske data fra gammelt system til nytt?
  • Hvor oppbevares data under behandling og oppbevaring? Husk begrensninger ved oppbevaring i utlandet.
  • Har leverandøren underleverandører som også kjenner til begrensininger i oppbevaringssted?
  • Hva er rutiner for vedlikehold og oppdateringer av systemet?
  • Er det mulig å tilpasse systemet til særskilte kundebehov?
  • Hva er garantitidene for oppetid på drift?
  • Hva er maksimal tid for gjenoppretting etter alvorlige driftavbrudd? Samsvarer dette med de krav som settes til fristoverholdelse og avtaler om leveransetid i kundekontrakter?
  • Er det gode løsninger for sikkerhetskopiering og tilbakelegging ved feil i data?
  • Gis det tilstrekkelig opplæring? Er det en god kundesupport hos leverandøren? Er systemet godt dokumentert?
  • Kan kontrollmyndigheter og lignende få innsyn i rutiner, systemer og data?
  • Er det åpning for at du kan ha "kontroll over" leverandøren? Med det menes å få innsikt slik at du kan kontrollere at kontraktsvilkår blir etterlevet.
  • Er det lett å flytte på data / overføre til nytt system ved oppsigelse av kontrakten?
  • Er oppsigelsestiden tilstrekkelig lang for deg å områ deg for å bytte system?
  • Er oppsigelsestiden tilstrekkelig kort slik at du har fleksibilitet ved bytte til ny løsning?
  • Kan lesemulighet på oppbevaringspliktig informasjon ivaretas etter oppsigelse av kontrakten?
  • Viser avtaleverket med leverandørene en klar ansvarsfordeling mellom regnskapsbedriften, kunden og leverandøren?
  • Er prisen forståelig? Er det risiko for skjulte IT-kostnader i leverandørens forretningsmodell?
  • Er avtalen leverandøren presenterer basert på en anerkjent standard? Eksempelvis fra Dataforeningen, Statens standardavtale (SSA) eller IKT-Norge?