Regnskap Norge

Dagens Altinn slukkes 19. juni, altså om kun en drøy måned. Altinn 3 overtar, og med den kommer det nye begreper, funksjonalitet og ikke minst nødvendige tilpasninger som må gjøres midt i innspurten med årsoppgjøret.

Det er mye forvirring rundt overgangen i regnskapsbransjen og i næringslivet ellers. Det store spørsmålet er hva som egentlig må gjøres?

Nedenfor forsøker vi å rydde litt i landskapet vi nå befinner oss i.

Utsettes slukkingen? Nei!

Et spørsmål mange stiller, er om vi får utsettelse med avviklingen av dagens Altinn-løsning? Dette har vi forhørt oss om hos Digitaliseringsdirektoratet, og svaret er nei.

Det er med andre ord viktig å gjøre nødvendige tilpasninger nå. Dette kommer også an på hva du skal rapportere og hvordan.

Skatteetaten har lagt opp til å tillate bruk av Altinn II-roller ut året, noe som er greit å vite dersom du leverer via skatteetaten.no.

Flere gamle tjenester stenges i Altinn 31. mai. Det blir likevel mulig å hente skattekort fra lønnssystem frem til 15. juni kl 12(!). Det er også mulig å levere a-meldinger etter gammel løsning frem til dette tidspunktet.

Det er også viktig å merke seg at påbegynte skjema i innboksen i gamle Altinn  blir slettet 31. mai. For å sjekke om du har påbegynte skjema kan du logge inn i Altinn, velge “Gå til gamle Altinn” og se om du har noe “Under arbeid” i innboksen der.

Selve Altinn II-innboksen forsvinner først 19. juni, men resten av innholdet derfra skal i utgangspunktet være overført til ny innboks.

Fra samme dag er det heller ikke mulig å gi fullmakt til de gamle Altinn-rollene. 

Sentrale begreper du må lære

Her er noen begreper du må kunne med nye Altinn 3:

• Tjeneste: En tjeneste i Altinn brukes om ett konkret skjema, én meldingstjeneste eller en spesifikk digital tjeneste. Hver enkelt tjeneste kan delegeres til andre, i stedet for å delegere en hel tilgangspakke.
• Enkelttjeneste: Det er det samme som Tjeneste.
• Tilgangspakke: En tilgangspakke er en samling av flere tjenester. Eksempelvis gir tilgangspakken Skatteforhold for privatpersoner tilgang til 18 tjenester. Tilgangspakken Regnskapsfører med signeringsrett gir tilgang til hele 361 tjenester.
• Klientadministrasjon: Med hjelp av Klientadministrasjon kan du gi fullmakter som ditt firma har fått av annet foretak videre til medarbeidere, underleverandører mv. Daglig leder og styreleder får automatisk tilgang til funksjonen, men rettigheten kan også delegeres andre ved å gi disse tilgangspakken Klientadministrator.
• Systemtilgang: Med Altinn 3 innføres begrepet og funksjonaliteten Systemtilgang. Dette er en «nøkkel» som kobler sammen Altinn med dine egne fagsystemer. Systembruker må benyttes både når dere skal hente inn informasjon til og rapportere fra fagsystem.

Konverteres RF-rollene automatisk til tilgangspakker? Ja!

 De fleste i regnskapsbransjen er tildelt minst én av rollene:

• Regnskapsfører med signeringsrett
• Regnskapsfører uten signeringsrett
• Regnskapsfører lønn

Disse rollene gir en rekke rettigheter på vegne av kundene i gamle Altinn.

Heldigvis er dette roller som allerede er konvertert over til tilgangspakker, og med samme navn. Denne konverteringen skjedde i desember. Senere rolletildelinger har blitt og blir fortsatt konvertert fortløpende.

Med hjelp av disse tilgangspakkene skal du, etter hva vi har klart å finne ut av, få utført de samme handlingene som før. Dette skal i hvert fall gjelde de mest sentrale oppgavene regnskapsbransjen bistår kundene med.

Er du da i mål?  

Hvis du rapporterer noe direkte inne i Altinn-portalen eller via skatteetaten.no, er du faktisk det.

Dersom du derimot rapporterer fra fagsystem (lønnssystem, regnskapssystem, årsoppgjørssystem eller lignende), må du i tillegg til riktig tilgangspakke sette opp det som i nye Altinn kalles Systemtilgang. Se mer om Systemtilgang nedenfor.

Det ovennevnte gjelder for øvrig tilsvarende for revisorrollene:

• Ansvarlig revisor
• Revisormedarbeider

Blir rollen Skatteforhold for privatpersoner automatisk konvertert til tilgangspakke? Med litt flaks, ja…

Når du skal bistå privatperson med skatteforhold, for eksempel med å søke om skattekort eller levere personlig skattemelding for lønnstakere og pensjonister, trenger dere tilgangspakken Skatteforhold for privatpersoner.

Hvis dere har denne rollen i dag og delegeringen ble gjort etter februar 2021, blir rollen automatisk konvertert til tilgangspakke med samme navn. Da har dere fortsatt tilgang til å tjenestene som er lagt inn i tilgangspakken.

Dersom delegeringen ble gjort i februar 2021 eller tidligere, må delegeringen dessverre gjennomføres på nytt. I så fall bør personen delegere denne til regnskapsforetaket, som delegerer videre til deg som medarbeider (anbefalt løsning).

Personen kan også delegere tilgangspakke til medarbeider direkte, men dette anbefaler vi ikke. I så fall mister regnskapsforetaket kontrollen på delegeringen.

Gå til tilgangsstyring

Blir andre roller automatisk konvertert til tilgangspakker? Nei!

I tilfeller hvor du har rapportert basert på annen rolle enn de særskilte regnskapsfører-, forretningsfører- eller revisorrollene, må du be de aktuelle kundene om å delegere dere relevant(e) tilgangspakke(r) eller tilgang til enkelttjenester.

Merk deg også at hvis tilgangene skal brukes i en systemtilgang for klienter (ref. informasjon om dette under), er kun tilgangspakker (ikke enkelttjenester) støttet.

Rollene Utfyller/innsender og Regnskapsmedarbeider er blant rollene som forsvinner.

Der du i egenskap av å være regnskapsfører for kunde må få delegert nye fullmakter (tilgangspakke eller enkelttjeneste), gjelder ett av to:

• Kan tilgangspakke for regnskapsførere brukes for tjenesten?
  1. Hvis Ja og dere er registrert som regnskapsfører for kunden i Enhetsregisteret, skal i hvert fall daglig leder hos dere ha rollen som Hovedadministrator allerede. Da kan denne, eller kollega som er tildelt rolle som Klientadministrator, delegere en av de tre regnskapsførerrollene til deg. Da trenger dere ikke involvere kunden.
  2. Hvis dere ikke er registrert som regnskapsfører i Enhetsregisteret for kunden ennå, bør dere sørge for å bli registrert snarest. I så fall skal dere i løpet av kort tid kunne delegere tilgangspakker til medarbeidere som nevnt i forrige punkt.
• Kan dere ikke bruke tilgangspakke for regnskapsførere for tjenesten det er snakk om?
  1. Da må dere finne rett tilgangspakke eller enkelttjeneste, og be kunden delegere denne til dere. I noen tilfeller kan det bli snakk om flere tilgangspakker. Vi anbefaler at slike delegeringer skjer til regnskapsforetaket først, som så delegerer videre til medarbeidere involvert i oppdraget.

Vi fraråder at kunden gir tilgangspakke til medarbeider direkte, for da vil ikke regnskapsforetaket kunne administrere tilgangspakken for medarbeideren.

Gå til tilgangsstyring

Inngår NAVs sykepengerelaterte tjenester i RF-rollene? Nja…

Har dere behov for tilgang til sykepengerelaterte tjenester fra NAV, er faren stor for at dere må innhente nye delegeringer. Dette kommer an på hva dere gjør for kundene.

Nær tjue tjenester er pt. med i regnskapsførerrollene. Eksempelvis inngår tjenestene Inntektsmelding for sykepenger og Inntektsmelding for foreldrepenger og svangerskapspenger. Det samme gjelder tjenesten Oppgjørsrapport arbeidsgiver – refusjoner fra Nav (tidligere K27).

Derimot inngår ikke disse tjenestene:

• Oppgi nærmeste leder for sykmeldt ansatt
• Sykmelding til arbeidsgiver
• Sykepengesøknad til arbeidsgiver

For den førstnevnte trenger dere tilgangspakken med det klingende navnet Sykefravær med personopplysninger av særlig kategori.

Dersom dere må ha tilgang til tjenesten Sykepengesøknad til arbeidsgiver, må dere få tilgang på tilgangspakken med nesten samme navn; Lønn med personopplysninger av særlig kategori.

Tjenesten Sykmelding til arbeidsgiver inngår i begge de nevnte tilgangspakkene.

Felles for disse to tilgangspakkene er at de også gir tilgang til tjenester som ikke nødvendigvis er relevante for regnskapsfører. Det kan derfor være relevant å delegere tjenestene som enkelttjenester i stedet for via tilgangspakker. Dette gjelder likevel ikke dersom dere er avhengige av at tjenestene er tilgjengelige i fagsystem hvor dere bruker systemtilgang for klienter. Systemtilgang for klienter kan kun kombineres med delegering til tilgangspakke.

Er dere interesserte i å rapportere sykefravær basert på statistikktjenesten Virksomhetens legemeldte sykefravær, må dere ha tilgangspakken Sykefravær.

Vi undersøker for øvrig om det er mulig å få til noen forenklende grep relatert til sykefravær, som samtidig kan ivareta personopplysninger bedre enn dagens tilgangsløsning.

Gå til tilgangsstyring

Systemtilgang – to typer systemtilganger

Systemtilgang er som nevnt over en «nøkkel», som bidrar til at et fagsystem dere bruker kan hente data eller rapportere informasjon gjennom Altinn. Det finnes to typer systemtilgang:

• Systemtilgang for egen virksomhet: Brukes når du henter informasjon eller rapporterer for eget foretak. Du må ha én systemtilgang per system dere bruker.
• Systemtilgang for klienter: Brukes når du i egenskap av å være regnskapsfører rapporterer på vegne av annet foretak.

Systemtilgang for egen virksomhet

Systemtilgangen for egen virksomhet kan du enten generere:

• I Altinn gjennom valget «Lag ny systemtilgang», eller
• I fagsystemet, dersom systemleverandøren har tilrettelagt for dette.

Det lages én systemtilgang per fagsystem som brukes.

Se Altinns steg for steg-guide: Opprette systemtilgang i Altinn.

Systemtilgang for klienter

Systemtilgang for klienter kan kun genereres i fagsystemene som brukes. Hvert system trenger sin egen systemtilgang.

Denne funksjonaliteten betinger at systemleverandøren har laget og publisert slik funksjonalitet. Her er fremdriften, etter det vi er kjent med, varierende. Sjekk derfor informasjon om dette i nyhetsbrev fra systemleverandøren eller dennes hjemmeside.

Merk også at den som kan sette opp slik administrasjon av kunder/klienter, må ha rollen Klientadministrator eller Daglig leder.

Når systemtilgang er laget i fagsystemet, kan du legge til kunder på altinn.no eller i fagsystemet dersom systemleverandøren har tilrettelagt for dette.

Dersom du skal koble opp kunder i Altinn, gjør du dette i menyvalget Systemtilganger. Hvis fagsystemet skal inkludere alle kundene dere har, er prosessen relativt kjapp. Da kan dere trykke på knappen Legg til alle klienter, og jobben skal være gjort.

Det kan nok være heldig å sjekke at kundelista i Altinn er oppdatert, før prosessen kjøres. Det er kunder som er registrert på regnskapsforetaket i Enhetsregisteret, og kunder som har gitt regnskapsforetaket fullmakter i Altinn, som er med i listen. En positiv nyhet er at også ektefeller til næringsdrivende kan inkluderes i Klientadministrasjon.

Dersom kundene er spredt på forskjellige fagsystemer, ser det dessverre ut til at hver enkelt kunde må legges til i hvert av de aktuelle fagsystemene. Alternativt kan dere, hvis det ikke utløser lisensproblematikk, legge til alle og deretter fjerne kunder som ikke hører hjemme i systemet. Dette kan bli en formidabel jobb. Det er derfor utvilsomt en fordel om systemleverandørene dine har lagt opp komplett oppkobling i eller tilknyttet fagsystemet.

Se mer i Altinns steg for steg-veileder: Hvordan administrere klienter under systemtilgang

Les mer

• Nye Altinns hjelpesider
• Altinn-rollene erstatter av tilgangspakker - slik håndterer du overgangen (Altinn)
• Haster! Sett opp systemtilgang nå
• Altinn 3: Senere overgang for a-melding og skattekort
• Altinn 3 - opptak fra informasjonsmøte (med foilsett og Q&A)