Endelig à jour med kundetiltakene

Etter snart et år med Kjenn-din-kunde-tjenesten RN Kundesjekk, puster Merethe Flø fra regnskapsforetaket Kantall med magen: — Vi føler oss mer à jour i antihvitvaskingsarbeidet nå enn tidligere, sier Merethe Flø.

Regnskapskontoret på Lillehammer er i vekst og har 16 autoriserte regnskapsførere i sving, som alle følger opp egne kunder til punkt og prikke.

Hvitvaskingslovens krav om risikovurdering, legitimering og dokumentasjon på utførte kundetiltak, er kompliserte og strenge. Men oppgavene har blitt enklere med mer automatiserte oppslag mot registre, varsling og utsending av egenerklæringsskjema via RN Kundesjekk.

– Vi sparer tid når vi har alt på ett sted. Vi har rett og slett fått færre løse tråder som må følges opp i ulike registre til enhver tid, sier Merethe.

Kundene til Kantall er fra mange bransjer, men det er likevel en overvekt av reiselivsbedrifter. De er svært bevisste på at ulike bransjer har ulik risikovurdering.

– Vi har god kjennskap til kundene våre, men det er viktig å ikke være naive. Vi må vurdere risiko fortløpende og følger ekstra opp ved endringer i eierskapsstruktur eller andre vesentlige endringer i selskapet. Selv om vi kjenner våre kunder godt og vi holder til i en liten by, gjelder fortsatt kravene rundt oppfølging av hvitvasking, sier hun.

Hvitvaskingsansvarlig i selskapet, Elisabeth Sætre, holder de andre ansatte oppdatert på endringer i regelverk og hva selskapet bør være obs på. Elisabeth er også fornøyd med oversikten RN Kundesjekk gir.

Lett å komme i gang

Merethe syntes det var enkelt å komme i gang med RN Kundesjekk. Det første de gjorde var å oppdatere informasjon og dokumentasjon på alle kundene:

– Vi matet inn kundelisten vår fra Excel til RN Kundesjekk. Det tok ikke lange tiden før rapporten med tidsstempling over utført sjekk var klar. Det er veldig enkelt og sjekken går raskt unna, sier Merethe.

Kantall innhenter også egenerklæringer fra alle kundene via RN Kundesjekk.

– Vi sparer mye tid på at systemet purrer opp kundene som ikke har signert egenerklæringsskjema. Det går av seg selv, og så signerer de fleste med BankID uten at vi trenger å følge opp dette, sier Merethe.

Når kundene legitimerer seg digitalt med BankID, er det ikke lenger behov for at de kommer innom kontoret for å legitimere seg.

– Med BankID er kundene legitimert på null tid. Nå kan vi heller arrangere hyggelige frokostmøter, kurs og invitere på en kaffekopp i ny og ne for å holde kontakten med kundene våre, sier hun.

Blir hørt

Systemet RN Kundesjekk er fortsatt relativt nytt, og det skjer løpende forbedringer av tjenesten.

– Vi får god opplæring og kan spille inn ønsker. Når vi finner noe som kan forbedres, blir vi hørt. Det setter vi pris på, sier hun.

Den siste tiden har RN Kundesjekk fått inn eierskapskart som gir nyttig oversikt over eierskaps- og kontrollstrukturen hos kunden. Det er også lagt til rette for oppslag i Konto- og adresseringsregisteret (KAR), internasjonale PEP- og sanksjonslister, og mulighet for å konfigurere modell for risikoklassifisering av kunden i tråd med brukerens interne rutiner.

Merethe har også et ønske, og det er at RN Kundesjekk integreres med deres eget arkiv.

– Det tar ikke lang tid å overføre dokumentasjonen fra kundesjekken til eget system, men alt som kan effektivisere prosessen, er noe vi ville ønsket velkommen, sier Merethe.

Viktig å effektivisere

– Hvitvaskingsregelverket er krevende for de rapporteringspliktige, både med tanke på å oppfylle regelverket og ressursene dette krever. Dette området er et godt eksempel på hvor teknologien er til enorm hjelp, sier Rune Aale-Hansen, administrerende direktør i Regnskap Norge. – RN Kundesjekk gjør søk i de viktige kildene, og det går selvsagt veldig mye raskere enn det vi mennesker klarer selv.

– Hvis du skal oppfylle hvitvaskingsregelverket på en god måte, må du både kjenne deg selv og dine kunder. Du må reflektere over egne svakheter, og hvilke farer du må ta høyde for. Dette krever gjennomtenkte rutiner og løsninger. RN Kundesjekk bidrar med veldig viktige grunnlag til vurderingene som skal foretas, avslutter Aale-Hansen.