Snakk med eksterne via Teams

Bruker du Microsoft Teams? Visste du at det er enkelt å nå en ekstern kontakt ved å bruke chat i Teams?

Det bli mange e-poster i hverdagen, og mye tid går med til å holde oversikt og ha struktur på innboksen. Flere har oppdaget at det er bedre å sende en chat (direktemelding) til en kollega. Da vet man hvor man har kommunikasjonen, og kan plukke opp en samtale eller starte en ny på en enkel måte.

Chat er jo ikke noe nytt. De fleste er kjent med Messenger, WhatsApp, Snap eller lignende, og på den proffesjonelle siden har mange brukt Skype for Business eller Slack. I løpet av de siste par årene har Microsoft utviklet sin Teams-plattform til å bli en mye brukt kanal for bedriftsintern kommunikasjon, noe som ikke minst har kommet godt med i en tid med hjemmekontor.

Det som ikke er like godt kjent er at på samme måte som du oppretter en ny chat til en intern kollega kan du lage en chat til en kontakt som jobber i en annen virksomhet. Du trenger bare å skrive inn e-postadresse i feltet for å starte en ny chat, så vil systemet sjekke om mottaker bruker teams.

Når Teams har bekreftet at mottakeren finnes er det bare å skrive i vei, og så får mottakeren det opp i sin chat akkurat som om det skulle kommet fra en kollega. Du kan se et merke som markerer at dette er en ekstern kontakt.

Funksjoner

Du kan i tillegg til chat også ringe eller koble opp videosamtale på direkten. Som et eksempel er du kanskje i en chat når du innser at det er lettere å forklare noe ved hjelp av lyd og eventuelt video, og da kreves det bare et knappetrykk for å koble opp samtalen.

En annen nyttig funksjon er at du kan ha en chat eller en samtale med en gruppe som består av både interne og eksterne (eller bare eksterne). Og også med private kontakter som bruker den personlige versjonen av Teams, enten det er på datamaskin eller mobil.

Begrensninger

På grunn av sikkerhet er det noen funksjoner som ikke er tilgjengelig i chat med eksterne, og viktigst er kanskje fildeling. Det er ikke mulig å dele en fil direkte inne i chat. Er finnes det likevel en enkel vei rundt. Dersom du skal sende en fil til en ekstern kan den deles fra din OneDrive eller i SharePoint, og så kan du bare klistre inn lenken i chat.

Fordeler

En klar fordel med chat er at du ofte får svar tidligere enn ved e-post, og så er det lettere å ha en samtale frem og tilbake hvis noe er litt uklart. En annen stor fordel er jo selvfølgelig færre e-poster å forholde seg til.