Enklere liv med Microsoft To-Do

Har du mye du skal huske? Dette lille programmet kan gjøre livet enklere for deg.

Del

Vi har alle noen dager da vi har en million ting å gjøre, og hvor vi føler at noe viktig glipper og blir glemt. Det er lett å bli overveldet av ting man skal huske, enten det er privat eller på jobb. Resultatet kan uansett bli at man blir stresset og kommer på hælene, og man kan fort havne i en nedadgående spiral hvor glemte gjøremål hele tiden havner på toppen av nye oppgaver og til slutt blir til en flodbølge av uløste oppgaver.

Noen løser dette ved å skrive på lapper og dekker gjerne kontoret med fargerike Post-it. Andre noterer i en notisbok som definitivt ikke må mistes. Og så er det noen som stoler på hukommelsen, og kanskje med vekslende hell.

Tillatelse til å glemme

Heldigvis finnes det alternativer som kan hjelpe deg, og det er hva denne artikkelen handler om. Så fort du har skrevet ned noe du skal huske trenger du ikke å bekymre deg, og du kan konsentrere deg om oppgavene dine. Forutsetningen er selvfølgelig at det du har notert ned er i et format eller en struktur som gjør at du enkelt kan finne tilbake når du trenger det.

Hva om du hadde en digital lapp som alltid var tilgjengelig til å skrive på, og som alltid var der når du trengte hjelp med å huske eller få oversikt? Og om den gjorde det lett å organisere oppgavene slik at de ikke forsvinner i mengden.

Digitale huskelister

Huskelister på datamaskin eller mobilen er for så vidt ikke noe nytt, og notater på digitale lapper kan ha mange former – alt fra en liste i tekstbehandler eller regneark til mer spesialiserte programmer eller apper. Det er den siste kategorien vi skal se på. Det finnes mange alternativer både på datamaskin og for mobilen, men min favoritt etter utstrakt bruk i flere år er To-Do fra Microsoft.

To-Do er gratis i anskaffelse og bruk, og finnes både for datamaskin og mobil. Du kan laste appen til mobil ned fra Google Play eller Apple Store, og for datamaskin finner du den på Microsoft Store eller Apple Store. Hvis du har installert To-Do på både datamaskin og mobil vil enhetene sømløst synkroniseres. Det du skriver inn på det ene stedet vises øyeblikkelig på den andre enheten.

to-do.jpg

Mange funksjoner gjør det lett å være organisert

Du kan ha så mange lister du vil i To-Do. Du bestemmer selv hva listene og gruppene skal hete, og du kan dele lister med andre.

Jeg har for eksempel en liste som heter Oppgaver hvor jeg plasserer alt jeg må huske på. Det kan være at jeg skal sette opp et møte eller at jeg skal bestille noe. Eller kanskje noen jeg må huske å ringe. Ingen oppgave er for liten eller for stor. Så har jeg en annen liste som heter Idéer, og her skriver jeg inn nettopp ideer. 90 prosent av idéene mine er dårlige, men noen er gode, og dem er det viktig å ta vare på til jeg har tid til å ta dem videre. Min tredje liste heter Privat, og her putter jeg alt som ikke er jobbrelatert. Hvis man har mange lister kan de organiseres i grupper. Kanskje en gruppe for private lister og en for jobbrelaterte, eller kanskje du har flere arbeidsgivere eller kunder.

Datoer og frister

Hver eneste huskelapp som du legger opp i listen din kan ha sin egen frist, og dette sikrer at ikke viktige oppgaver blir glemt. En av de mest nyttige funksjonene for min del er «Min dag». Det er en egen liste som viser oppgaver fra andre lister hvis du har markert de med at de skal legges til i «Min dag». Jeg starter ofte dagen på vei til jobb med å se over To-Do og så finner jeg oppgaver fra listene mine som jeg bør få unna før dagen er omme. Etter hvert som jeg markerer saker eller oppgaver dukker de opp under «Min dag», og når jeg kommer til jobb har jeg arbeidslisten for dagen klar.

Jeg kan enkelt styre rekkefølgen slik at de viktigste kommer på toppen, og de jeg ikke rekker å begynne på henter jeg inn neste dag. Når jeg har utført en oppgave kvitterer jeg den ut ved å klikke på den, og da legger den seg på bunnen av listen under «utførte oppgaver». På den måten kan jeg avslutte dagen med en god følelse av hva jeg faktisk har utrettet.

Integrasjon – rosinen i pølsa

Jeg som mange må forholde meg til flere systemer for kommunikasjon, og en funksjon som virkelig løfter To-Do over de fleste andre tilsvarende systemer er integrasjonen mot Outlook og Teams. Hvis du flagger en e-post i Outlook, dukker den automatisk opp i To-Do som en flagget e-post. Det samme gjelder hvis du har laget en oppgave i Outlook, da legges den til under oppgaver i To-Do.

På samme måte er det tett integrasjon mot Teams. Oppgaver du oppretter, eller som blir tildelt deg i Teams blir vist i To-Do (du bør kanskje være forsiktig med å vise sjefen at han eller hun enkelt kan tildele deg oppgaver på denne måten). Dette virker begge veier, så både lister og oppgaver du oppretter i To-Do blir synlig under oppgaver i Teams.

En ryddig oppgaveliste og et avslappet hode

For min del er det utrolig nyttig å kunne notere ned en tanke eller noe jeg kommer på, for å slippe å gå rundt og tenke på hva jeg må huske. Det å kunne organisere arbeidsdagen gjør at stressnivået blir skrudd litt ned. Det er fortsatt slik at tiden av og til ikke strekker til, men da vet jeg alltid hvor jeg har oversikten min, enten jeg sitter på kontoret eller er ute på veien.

Jeg kan derfor på det varmeste anbefale en digital sjekkliste, og Microsoft To-Do i særdeleshet.