Regnskap Norge

Lønnssystemer vil ta i bruk nye API-er for innsending av a-melding i løpet av april, og flere systemer har allerede tatt i bruk systemtilgang på årsregnskap, aksjonærregisteropppgave, påleggstrekk og den nye tjenesten for krav og betalinger.

Rådet til regnskapsforetak er enkelt: Sett opp systemtilgang nå.

Ikke fordi alt nødvendigvis går galt i april, men fordi konsekvensene kan bli store hvis dere oppdager for sent at oppsettet mangler, feil type løsning er valgt, eller at dere ikke har de tilgangene som trengs.

Hva er det som faktisk endrer seg?

Kort fortalt handler systemtilgang om at fagsystemet får en egen, upersonlig tilgang til å handle på vegne av en virksomhet. Det minner om «datasysteminnstillinger» som eksisterer i Altinn 2.

For regnskapsførere er det særlig viktig å skille mellom to ulike oppsett:

• Systemtilgang for eget system: brukes når virksomheten handler på vegne av seg selv.
• Systemtilgang for klientforhold/klientsystem: brukes når et regnskapsforetak eller revisjonshus handler på vegne av flere kunder/klienter. Denne typen kan ha klienter knyttet til seg, og må opprettes gjennom flyten i fagsystemet.

Er regnskapsforetaket registrert i Enhetsregisteret som regnskapsfører for kunden/klienten, får dere tilgang gjennom særskilte tilgangspakker. Regnskapsførere skal normalt tildeles tilgangspakker vi kjenner igjen fra Altinn 2:

• Regnskapsfører med signeringsrett
• Regnskapsfører uten signeringsrett
• Regnskapsfører lønn 

Noen i regnskapsforetaket trenger dessuten tilgangspakken Klientadministrator, for å styre hvilke medarbeidere som skal tildeles tilgangspakker.

Når dere ikke er registrert som regnskapsfører i Brønnøysundregistrene, er det mer krevende å få satt opp systemtilgang. Dersom du er inhouse regnskapsfører i et selskap, eller arbeider i regnskapsforetak hvor dere tar på dere oppdrag hvor dere ikke må registrere dere som ekstern regnskapsfører i Enhetsregisteret, må kunden selv finne riktig tilgangspakke i Altinn 3 og delegere denne til dere. Alternativt må du be den som har de rette tilgangene, om å sette opp systemtilgang for deg i regnskapssystemet du bruker.

Vi opererer altså med to sentrale begreper fremover; tilgangspakke og systemtilgang.

• Tilgangspakker gir brukere rettigheter til å utføre oppgaver på vegne av opplysningspliktige, og erstatter de gamle rollene.
• Systemtilgang er definert som en teknisk bruker koblet til systemet du skal rapportere til. (Merk at flere fagsystemer bruker begrepet «systembruker». Systemtilgang og systembruker betyr i Altinn-sammenheng det samme.)

Tabellen under viser hvilken tilgangspakke som er aktuell for noen enkelttjenester. (Merk at den kun er aktuell når du ikke er valgt regnskapsfører i Enhetsregisteret.)

Her kan du eller kunden utføre tilgangsstyring i Altinn. 

Her finner du informasjon om tilgangspakkene. 

Her finner du informasjon om klientadministrasjon.

Her finner du informasjon om systemtilgang. 

En praktisk fallgruve 

Mange fagsystemer, altså regnskapssystemer, lønnssystemer, årsoppgjørsprogram mv., har lagt funksjonalitet for systemtilgang i det som gjerne kalles et klientadmin-, byrå- eller regnskapskontorlag. Fellesnevneren er at dette ikke nødvendigvis er noe hver enkelt medarbeider kan gjøre nede på enkeltklienten uten videre.

Det er derfor lurt å stille et veldig konkret spørsmål allerede nå: Har vi faktisk tilgang til det stedet i systemet der systemtilgang for klienter settes opp? Hvis svaret er nei, er dette noe som en bør få på plass så fort som mulig.

“Ulv, ulv”?

Noen vil kanskje mene at dette er å rope ulv, ulv. Det kan vi håpe de faktisk har rett i. Det beste utfallet er jo at de fleste får satt opp koblingene sine uten store problemer, og at denne advarselen viser seg å være unødvendig dramatisk. Det vi vet, er at både Regnskap Norge og flere systemleverandører er spente på hvor smidig eller krevende overgangen blir.

Av og til er det nyttig å lytte til ropene. Hvis dere sitter tett på en frist og oppdager at systemet ikke får sendt inn eller hentet nødvendige data fordi riktig oppsett mangler, kan det fort bli tidskritisk å skaffe til veie korrekte tilganger og rett systemtilgang.

Dette bør regnskapskontoret gjøre nå

1. Lag en oversikt over alle systemer dere bruker som enten rapporterer til eller henter data fra Altinn. Dette gjelder de fleste tjenester som Brreg, Skatteetaten, SSB og NAV har. I første omgang er det systemer med lønnsrapportering som er det mest kritiske å få på plass, men stadig flere tjenester (skjemaer) vil ta i bruk systemtilgang i tiden fremover.
2. Finn ut hvordan hvert system håndterer systemtilgang, og hvor i systemet dette faktisk settes opp. Er det i klientoverbygget til fagsystemet, må du sikre deg at du har de nødvendige tilgangene. 
3. Avklar hvem hos dere som har rollen Tilgangsstyrer og hvem som er Klientadministrator i regnskapsforetaket. Det er denne personen som må sette opp systemtilgang for klientene til regnskapsforetaket, eller evt. delegere tilganger videre til kollegaer som kan sette opp systemtilgang.
4. Sjekk hvilke klienter dere er registrert for i Enhetsregisteret, og hvilke klienter som i stedet vil kreve manuell delegering av tilgangspakker.
5. Sett opp systemtilgang for alle klientene i et og et system. Da vil dere fort oppdage om det er avvik eller problemer. Har ikke regnskapssystemet deres systemtilgang på plass: da må dere presse på.

Finn veiledningen til systemet ditt

Det er ingen felles oppskrift som ser helt lik ut i alle fagsystemer. Årsaken er at Altinn har tilgjengeliggjort et API, så er det opp til hver enkelt systemleverandør å lage løsningen som de mener er best. Derfor bør alle regnskapsforetak hente fram veiledningen til hvert enkelt system de bruker, og gå gjennom oppsettet i god tid.

Her finner du lenke til veiledning om systemtilgang til noen systemer som har publisert veiledning om systemtilgang. Vi jobber med å innhente og søke opp flere veiledninger, så listen vil bli oppdatert etter hvert som vi får flere veiledninger å vise til.

(Er du systemleverandør og ønsker å komme med på listen, send lenke eller pdf-vedlegg til innspill@regnskapnorge.no.)

• Duett
• Fiken
• PowerOffice
• Tripletex

Vår oppfordring til regnskapsforetak

Oppfordringen til dere som jobber i regnskapsforetak er enkel: Ikke vent. Ta en runde nå. Finn ut hvordan systemene deres løser systemtilgang. Sjekk hvem som har tilgangene. Få opp koblingen der den er klar. Og hvis noe feiler, bruk tiden du har til å rydde opp.

Det er langt bedre å oppdage problemene i mars enn i april, når rapporteringen haster og handlingsrommet er mindre.

Se for øvrig Regnskap Norges webinar om innføringen av Altinn 3.

Avslutning: En liten anmodning til Altinn og Skatteetaten 

Når regnskapsbransjen først må ta i bruk systemtilgang og nye tilgangspakker, er det et naturlig ønske at flere tjenester så raskt som mulig omfattes av en helhetlig og forutsigbar løsning. Blant tjenestene som klart bør støttes av systemtilgang, er blant annet mva-meldingen og rapportering om reelle rettighetshavere.

Samtidig skaper samspillet mellom enkelttjenester og tilgangspakker unødvendig mye friksjon. I dag er det slik at en person som har tilgang til en enkelttjeneste gjennom en tilgangspakke, likevel ikke nødvendigvis kan bruke denne til å sette opp systemtilgang mot den aktuelle enkelttjenesten. Årsaken er at Altinn krever at enkelttjenesten er delegert direkte til personen, og ikke bare indirekte gjennom en tilgangspakke.

Konsekvensen er at enkelttjenester i praksis trolig vil bli lite brukt av regnskapssystemene. I stedet vil mange systemer be om bredere tilgangspakker. Det kan igjen føre til at virksomheter må gi flere rettigheter enn det som strengt tatt er nødvendig for å få satt opp systemtilgang. Det er uheldig. Målet bør være en løsning som både er trygg, presis og praktisk å bruke.

Til slutt:

Neste gang det gjøres vesentlige endringer i Altinn, er det viktig at Altinn (Digdir), Skatteetaten og andre etater som eventuelt er involvert legger opp til tett dialog med systemleverandørene og brukerorganisasjoner tidlig i prosessen. 

Med tidlig involvering blir det lettere å fange opp praktiske utfordringer, før løsningene er låst. Det vil gagne både myndighetene, systemleverandørene, regnskapsførerne og næringslivet.