Autogear slipper robotene inn i bilregnskapet

900 000 nordmenn innkasserer årlig over syv milliarder kroner på bilgodtgjørelse, men få liker det nødvendige papirarbeidet. Autogear digitaliserer denne prosessen, og har mer enn tredoblet omsetningen på fem år.

Hvis man først har en aversjon mot papirarbeid, er det få ting som får mer fart på blodtrykket enn å sammenstille dokumentasjon for kjøregodtgjørelse. Hva var egentlig kilometerstanden da turen tok til, hvor mange kilometer kjørte du, hvilke(n) bomstasjon(er) passerte du – og når? Hadde du passasjer(er) og i så fall hvem, kjørte du med tilhenger, og går egentlig bilen din på bensin, diesel eller elektrisitet?

Du er ikke alene hvis dette er nok til å få deg til å bli varm under kragen, men det er hjelp å få. Rundt 20 leverandører i det norske markedet har løsninger som digitaliserer kjøredata og gjør jobben litt enklere, både for dem som kjører bil og for dem som steller med regnskapet. Én av disse er Autogear, som nå hjelper 6 600 kunder med å få riktig kjøregodtgjørelse – og holde blodtrykket under kontroll.

Fokus på regnskapet

– Vi er på mange måter i regnskapsbransjen, siden ekspertisen på kjøregodtgjørelse er en kjernekompetanse i produktet vårt. Vi er også et teknologiselskap som leverer skybasert programvare for å gjøre dette enklest mulig for kundene, men teknologien hjelper lite hvis løsningene våre ikke leverer etterrettelig informasjon, sier Jostein Ludvigsen.

Han startet i sin tid bedriften sammen med Stefan Jacobsen, og de to eier fremdeles aksjemajoriteten i selskapet. Tidligere var en fotoboksvarsler et viktig produkt, men de introduserte automatisert kjørebok i 2010, og det har etter hvert fått hovedfokus. Det er de altså ikke alene om, og Ludvigsen forteller at aktørene i markedet har tilnærmet seg markedet fra to ulike vinkler:

– Den ene siden, som er vårt hovedfokus, handler om kjøregodtgjørelse til ansatte som eier sine egne biler. Her dreier det seg om å digitalisere prosessene og gjøre det enklere å lage dokumentasjonen som sikrer riktig oppgjør, korrekt beskatning og alt som hører til.

– Den andre innfallsvinkelen er å ta utgangspunkt i firma- eller yrkesbiler, og løsningene på dette området handler blant annet om å dokumentere forhold som at bilene ikke blir benyttet privat. Noen tilbyr også funksjonalitet utover dette, gjerne såkalt «man in the van»-løsninger som handler om flåtestyring eller logistikk, forteller Ludvigsen.

Regler og maskinvare

Uansett er det nå vanlig for de fleste løsningene at brukerne installerer en GPS-modul i bilen sin. Autogear tilbyr kundene en slik boks som kobles til bilens OBD-kontakt (også kalt diagnoseporten). Den registrerer når bilen starter og stopper, og i mellomtiden sender den kjøretøyets nøyaktige posisjon til en server hvert tredje sekund, forteller Jacobsen.

– Brukerne kan lage regler for hvordan disse dataene skal behandles. Hvis en biltur for eksempel skjer en gang mellom åtte og fire, begynner på bedriftens kontoradresse og ender på adressen til en kunde, kan systemet automatisk føre dette opp som en tur det skal kreves kjøregodtgjørelse for. Hvis den derimot begynner på en søndag og går fra hytta til hjemmeadressen din, kan systemet regne det som en privattur som kanskje ikke engang skal synes i oversikten, sier han.

Byggevareforretningen Gausdal Landhandleri har tidligere fortalt om sine erfaringer med Autogears løsning. Selskapets ni proffselgere brukte tidligere flere timer hver måned på å dokumentere og kreve kjøregodtgjørelse. Etter at de tok løsningen i bruk, er samme jobb gjort på få minutter, og selskapet sparer nær 300 timer og langt over 100 000 kroner årlig.

– Slike tilbakemeldinger gleder oss stort. Det viser hva som er mulig når vi lykkes med å forstå hva som skaper verdi for sluttbrukerne og så klarer å levere det. Alt handler om å lage god arbeidsflyt for dem som bruker systemet, sier Jacobsen.

Samarbeidspartnere

Dette handler delvis om å gjøre løsningen så god som mulig på egen kjøl, og delvis om å få den til å fungere med andre systemer. Autogear har jobbet med blant annet Tripletex, Visma, Xledger og andre leverandører av regnskapssystemer for å etablere ulike integrasjoner, og de har dialoger gående om ytterligere forbedringer og ny funksjonalitet.

Når kjøredataene er digitalisert, handler det om å gjøre flest mulig prosesser så enkle som overhodet mulig. For eksempel er det veldig mange firmaer i Norge som jobber prosjektbasert, og det å få mer automatisering i hvordan kjøregodtgjørelse viderefaktureres kunder er noe det har vært stor interesse for.

– Som sagt er vår ekspertise på kjøregodtgjørelse kjernekompetansen i Autogear, og systemleverandørene vi snakker med ser at løsningene blir bedre for kundene dersom vi gjør noe sammen enn om de skal prøve å replikere det vi gjør.

Ennå under utvikling

Da Ludvigsen og Jacobsen startet selskapet i 2003, kom begge rett fra skolebenken. Nå er de 17 ansatte og leverte en omsetning på 17,2 millioner kroner i 2017. De to siste årene har omsetningen økt med over 10 millioner kroner, samtidig som selskapet har gått rundt tre millioner i underskudd på driften. Nye eiere har imidlertid spyttet inn rundt tre millioner kroner i kapitalutvidelser allerede, og står visst klar med mer om det trengs.

– Vi fikk litt kjeft fra styret for at vi vokste for sakte og brukte for lite penger, så vi har guffet på de siste årene. 17 ansatte er mye for et så lite firma som vårt, men vi er et vekstselskap. Vi kunne kuttet kostnader og holdt den stillingen vi har, men på sikt ville det naturligvis vært farlig sånn som markedet utvikler seg. Så da guffer vi på videre, sier Ludvigsen.

– Kombinasjonen av maskinvare og programvare levert som en abonnementstjeneste – ikke minst i samarbeid med tredjeparter – er en ung forretningsmodell, hvor det fortsatt gjenstår mye upløyd mark. Denne delen av regnskapsbransjen er et veldig spennende område å være i, smiler Jacobsen.