Ble Årets Overskudd på kompetanse, gode prosesser og «All Inclusive»

I Abacus Ratio betjenes kundene etter standardiserte rutiner i en «All Inclusive»-ordning, og de ansatte bruker et dagsverk i uken på kompetanseheving. Resultatet er en svært velfungerende arbeidsplass, fornøyde kunder – og prisen Årets Overskudd 2023!

På avstand kan nok Abacus Ratio i Son se ut som et tradisjonelt regnskapsforetak. Nærmere undersøkelse avslører imidlertid at det ikke helt er tilfelle.

I driften av foretaket er det noen små og noen ganske mye større forskjeller som skiller seg fra de fleste andre i bransjen, og enkelte av disse forskjellene inngikk i juryens begrunnelse for at gründer Geir Braathe ble kåret til Årets Overskudd 2023 under arrangementet i september.

Annen bakgrunn, annen modell

Da Braathe startet selskapet for bare fire år siden, bestod CV’en hans i hovedsak av et knippe IT-selskaper han hadde vært med å grunnlegge gjennom flere tiår. Det seneste av dem het Abacus IT og leverte ERP-systemer, og denne arven bidro nok til at de lagde en forretningsmodell som er særpreget i bransjen.

– Vi fikk konsesjon som regnskapsforetak i september 2019, og vår første kunde i oktober. Allerede fra starten betjente vi kundene etter et slags fastpriskonsept, selv om det i begynnelsen var krydret med noen begrensninger og ulike typer priselementer. Etter en tid fant vi imidlertid ut at ved å bruke et «all inclusive»-konsept, slapp vi blant annet å komme i situasjoner hvor vi måtte diskutere hvorvidt noe var inkludert eller ei. Det hadde i seg selv en verdi, sier Braathe.

Fra første stund fokuserte de på kompetansekrevende kunder, bedrifter hvor logistikk og integrasjoner er viktig, sånn at de kunne benytte kompetansen de hadde med seg fra IT-siden. Men med bakgrunn fra en enda mer omskiftelig bransje enn regnskap, visste både Braathe og teamet hans at kompetanse er ferskvare.

Kompetansedagen som spredte seg

– Kompetanseheving er både gøy og viktig, og vi var alle enige om at det må skje kontinuerlig. Likevel kjente vi på en følelse av «har jeg egentlig tid til dette» når vi deltok på kurs, så vi brukte derfor en del ressurser på å etablere en bedriftskultur hvor vi hjalp hverandre med å forstå at dette var noe vi måtte prioritere.

Et ledd i dette var å bestemme at alle ansatte skulle bruke én hel dag i uken på kompetanseheving, og så startet de med et felles, strukturert konsept for kursing hver eneste onsdag. Da fikk kundene beskjed om ikke å ringe med forespørsler som kunne vente – og de heiet på det!

– I utgangspunktet tenkte vi dette som et stunt i et år eller to, men nå har vi skjønt at vi aldri skal stoppe. Vi har riktignok gått bort fra å sette av én hel dag, nå fordeler vi det utover og tar litt hver dag så det fremdeles blir 20 prosent av arbeidstiden.

– Det bidrar til å løfte både oss som firma og kundene våre, og det har nå blitt en naturlig del av arbeidet vårt. Vi prioriterer det minst på linje med å avstemme banken. Quality Queen her på Overskudd snakket om å bli én prosent bedre hver dag, og selv om man kanskje ikke klarer en hel prosent hver eneste dag, blir det uansett en vanvittig økning over tid, sier han.

Mye av det de har lært seg, er godt på siden av det som tradisjonelt ansees som nøkkelkompetanse for regnskapsførere: De har gått kurs i kunstig intelligens, lært om hvordan mennesker og relasjoner virker, og sett nærmere på flere verktøy, for bare å nevne noe.

– Vi prøver å utvide den tradisjonelle regnskapsførerrollen med prosjektprosesser, tilliggende tjenester og annet som må bli en del av produkter for kunden. Vi tror ikke på å se regnskapet som en egen ting, isolert fra forretningsdriften, og det bidrar til at det er større kunder vi tiltrekker oss.

«All Inclusive» fremfor «À la carte»

Abacus Ratio har tatt utgangspunkt i at ingen bedrifter ønsker å bruke mer tid enn nødvendig på å snakke med regnskapsføreren sin, og at omorganiseringer eller andre store grep skjer sjelden.

Så når Braathe får et av de vanligste spørsmålene regnskapsfolk stiller ham – hvordan de avgrenser hvilke tjenester kundene skal få inkludert i fastprisen – blir mange overrasket av svaret:

– Vi definerer faktisk ikke hva vi skal gjøre eller ikke, ingen av oss skriver timer, og vi bruker ikke tid på å måle lønnsomheten i kundeoppdraget. Nye kundeforhold innledes med at hver enkelt kunde vurderes for seg selv gjennom at vi ser på virksomheten – antall ansatte, inntjening, omsetning og andre nøkkeltall – og så lager vi en prismodell basert på det.

– Hvis noe er arbeidskrevende, finner vi en måte å automatisere det på. Både kundene og våre ansatte liker ting som fungerer og flyter godt – kommer de til oss, får de mye drahjelp. I det store bildet fungerer det veldig bra, men vi må naturligvis fortsette å levere, sier Braathe.

Han legger til at fastpris også bidrar til å gjøre dialogen med kundene enklere. Når kunden kan ringe uten at det påvirker regningen, blir det enklere for dem å ta regnskapsføreren tidlig inn i prosessen, og det kan løse problemer på et langt tidligere stadium. Det gjør også at de ansatte i Abacus Ratio kan ha en lav terskel for både å søke hjelp og bistå kollegene.

Veldefinerte prosesser

Det hører med til historien at de da setter nokså firkantede, sære krav til prosesser og systembruk: De litt større kundene må bruke Visma Net, de mindre kjøres på Uni Economy.

– Dette gjør mye også med organisasjonskompetansen i foretaket vårt. Siden mange jobber med samme løsning, kan vi lage «best practice» på hvordan ting skal gjøres. Når vi får inn nye kunder, har vi da en metodikk vi kan «selge inn», og det er en vinn-vinn-situasjon som også løfter kunden, sier Braathe.

Han legger til at de ikke er helt ubøyelige på metodikken. Hvis en kunde har gode grunner til å ikke følge den, kan de akseptere unntak. Det aller viktigste er at de unngår tilfeldigheter i prosessene, noe som gjør underverker både for kundeopplevelsen og den interne effektiviteten.

– Jeg kommer som sagt fra IT-bransjen, hvor jeg har vært gründer i hele mitt liv. I de fire årene vi har holdt på med å bygge dette regnskapsforetaket, hvor all vekst har vært organisk, er min erfaring at veksten har kommet mye enklere enn jeg har vært vant til – og kundene er veldig fornøyd i vår bransje. Det er selvfølgelig veldig gøy, sier Årets Overskudd 2023.

Pris med viktig symbolverdi

– Formålet med Årets Overskudd som bransjepris, er å anerkjenne enkeltpersoner som yter et særlig bidrag til at bransjen utvikler seg. Dette gjør vi gjennom å synliggjøre de gode historiene som bygger stolthet og inspirerer, sier styreleder i Regnskap Norge, Ingebjørg Harto, som også delte ut årets pris fra scenen under Overskudd 2023.

Det kom inn mange gode forslag til kandidater, noe Harto mener underbygger hensikten med prisen – at aktørene i bransjen heier på hverandre. De som lanserte Braathes kandidatur, understreket at han er fremoverlent med tanke på automatisering og effektivisering, og at han er opptatt av mangfold i både bakgrunn, utdannelse og kompetanse.

– Regnskapsbransjen er en bransje som står og faller på kompetanse. Derfor finner jeg det ekstra hyggelig at Geir, som er over middels opptatt av kompetanseutvikling og faktisk bruker det som et salgsargument overfor kundene, stakk av med tittelen i år, sier Harto.