Digital bokføring, kunstig intelligens og automatisering: Mer kontroll og mindre stress!

– Automatisering handler ikke bare om fart – det gir bedre flyt, færre feil, bedre sporbarhet, mindre stress og tryggere kontroll for regnskapsførerne, mener produktleder Marius Krohg Andreassen i Duett Økonomi.

Han er statsautorisert regnskapsfører og tidligere daglig leder i regnskapsbransjen. Krohg Andreassen deler sine tanker om automatisering, og ser tydelig hvordan ny arbeidsmetodikk påvirker regnskapsbransjen.

Manuelle og digitale bilag

Nesten alle regnskapsførere har kunder med innslag av manuelle bilag. Dette kan typisk være kunder med årstermin mva, holdingselskaper og foretak med lite aktivitet, men også større virksomheter som ikke helt har klart å følge med på den teknologiske utviklingen. Regnskapsførere er raske i hodet og på tastaturet, og bilagene blir enten punchet inn manuelt eller skannet for digitalisering.

– Duett Økonomi har innebygd kunstig intelligens som henter ut nødvendige felter og foreslår bokføringskonti. Bilaget er digitalt, den lovpålagte jobben er gjort – men et digitalt bilag er ikke nødvendigvis automatisert, forteller Krohg Andreassen.

EHF og automatisert flyt

– Hvis vi ser på inngående fakturaer, er dette gjerne de mest arbeidskrevende bilagene – både for kunden og for regnskapsføreren. Krav om EHF-fakturering mellom næringsdrivende er på vei, og først når EHF tas i bruk kan regnskapet automatiseres fullt ut. Når målet er å få en regnskapsprosess som faktisk går av seg selv, trenger du et system som kan levere hele flyten,sier Krohg Andreassen og legger til:

– I Duett Økonomi for eksempel, blir inngående EHF-fakturaer automatisk bokført med et konteringsforslag – inkludert alle varelinjer, antall og detaljer. Deretter er fakturaen umiddelbart tilgjengelig for godkjenning og betaling hos kunden, uten at regnskapsfører trenger å videresende eller behandle den manuelt. 

Mindre stress

Rigmor Huse, prosjektleder i Duett med bakgrunn fra revisjon og regnskap, ser hvordan dette gir et merkbart løft i arbeidshverdagen: 

– Stressfaktoren er redusert hos regnskapsføreren som bruker automatisk bilagshåndtering. Hele flyten går av seg selv, døgnet rundt – men regnskapsføreren har alltid kontrollen. For regnskapsføreren betyr det færre avbrudd, mindre punching og mer tid til å følge opp kundene. For kunden betyr det raskere behandling og bedre oversikt, sier Huse.

Mer enn effektivitet: Trygghet! 

Automatisering reduserer ikke bare tidsbruk, men også den menneskelige faktoren – risikoen for feil eller misbruk. Selv den flinkeste kan gjøre en tastefeil. I Duett Økonomi er dette bygget inn i automatiske kontroller, for eksempel: 

• Varsel hvis fakturanummer er brukt tidligere samme år fra samme leverandør 
• Varsel hvis bankkontonummer på faktura avviker fra det som er registrert på leverandøren 
• Varsel hvis reskontrokonti har mange gamle eller uavklarte poster 

For kundene handler det om trygghet. Når systemet automatisk fanger opp avvik, kan regnskapsføreren bruke mer tid på å gi råd – og mindre tid på å lete etter feil. 

Automatisk bokføring av alle detaljer – helt ned til antall enheter pr. varelinje – gir i tillegg et solid grunnlag for bærekraftrapportering, som de fleste virksomheter vil bli berørt av etter hvert. 

Prosjektleder Rigmor Huse (t.v.) og gode kolleger i Duett er ikke i tvil: – Vær fremoverlent og bruk teknologien, det gir mindre stress! Foto: Duett 

Oppfordringen er klar:

– Ikke utsett å ta i bruk EHF-fakturaer! De gir åpenbare fordeler for næringslivet, regnskapsbransjen og samfunnet. Automatisering fjerner ikke regnskapsførerens verdi, den frigjør tid og forsterker samarbeidet med kundene. Duett Økonomi er bygget for at regnskapsføreren skal beholde kontrollen, samtidig som systemet tar hånd om rutineoppgavene. Dermed kan regnskapsføreren bruke mer tid på de verdiskapende tjenestene kundene virkelig trenger, sier Rigmor Huse og oppsummerer det slik:

– Vær ikke redd for automatisering og kunstig intelligens, men sørg for å beholde kontrollen. Gled deg til å oppleve mindre stress, færre skippertak og mer tid til det som gir overskudd!