Digitale kontroller – er det fremtiden?

2020 var første gang kvalitetskontrollen av autoriserte regnskapsførere ble avviklet helt digitalt. Her er noen av erfaringene kontrollørene gjorde seg.

Del
ANNERLEDESÅRET 2020: I 2020 måtte til og med kontrollene av autoriserte regnskapsbedrifter skje via videokonferanse – med de fordelene og ulempene det medførte. (Fotomontasje: Anna Shvets/Pexels og Linkedin Sales Solutions/Unsplash)

Det er ikke bare-bare å være autorisert regnskapsførerbedrift, men det er da også litt av poenget. I snart 25 år har Regnskap Norge hatt som en forutsetning at alle medlemsbedrifter er underlagt regelmessig kvalitetskontroll – minst hvert syvende år skal ulike aspekter av virksomheten gjennomgås av en uavhengig kontrollør.

Formålet med dette er naturligvis å sikre at private og offentlige interessenter kan ha tillit til at medlemsbedriftene følger relevante lover, forskrifter, standarder og krav, og at de utfører regnskapsoppdragene med høy grad av forretningsmessig profesjonalitet. Det undersøkes også at de leverer enhetlig og høy kvalitet på produserte regnskaper, samt at de tar ansvar for å avdekke og forebygge økonomisk kriminalitet.

Ordningen og kontrollene har naturligvis blitt tilpasset og utviklet gjennom årenes løp, men sjelden har vel en endring skjedd like plutselig – eller vært like akutt nødvendig – som fjorårets omlegging til nær 300 heldigitale kontroller.

Fungerte bra, skepsis til tross

Liv Valentinsen er autorisert regnskapsfører og registrert revisor i VALID Regnskap, og hun har vært kontrollør i 15 år. Hun er i all hovedsak godt fornøyd med den nye måten å kontrollere på.

Liv Valentinsen– Jeg har vanligvis gjort rundt 10 slike kontroller pr. sesong. Vi kontrollører har jo pleid å reise rundt og stort sett brukt en dag eller to pr. regnskapskontor, litt avhengig av størrelsen. Så har det i tillegg vært litt arbeid både i for- og etterkant, men det er jo uforandret, sier hun.

Kontroller foregår slik at regnskapsbedriftene fyller ut skjemaer og oppgir en del informasjon i forkant, og Valentinsen forteller at rundt halvparten av en gjennomsnittlig kontrolldag brukes på å gjennomgå dette materialet; bedriftens prosesser, kontrollrutiner, dokumentering, rapportering, oppdragsavtaler og så videre.

Etter det går man gjennom bokføringen på noen konkrete kunder, ser på hvordan jobben har vært utført i henhold til oppdragsavtalen, går inn i regnskapene og ser at avstemminger er gjort riktig og løpende, at de rapporterer som de skal, ser på årsoppgjør – og verifiserer at det hele er kontrollert riktig av regnskapsbedriftens autoriserte medarbeidere i de tilfellene hvor de som har utført jobben ikke selv er autoriserte.

Mange av bedriftene var litt skeptiske og lurte på hvordan vi skulle klare å gjøre alt dette på Teams

Liv Valentinsen, VALID Regnskap

– Mange av bedriftene var litt skeptiske og lurte på hvordan vi skulle klare å gjøre alt dette på Teams. Det er jo noen som har enkelte ting på papir fremdeles, men det meste begynner jo å bli digitalt – og mer ble jo digitalisert nå i fjor. Så vi brukte skjermdeling og i noen tilfeller webkamera, og for det aller meste gikk det helt finfint, sier Valentinsen.

Savnet lunsjpraten

Tilsvarende erfaringer har også kontrollør Martine Aas Dale gjort seg. Hun er daglig leder og autorisert regnskapsfører i ‎Adwice i Sandvika, og 2020 var hennes tredje sesong i kontrollørkorpset.

Martine Aas Dale– Jeg opplevde også at kontrollobjektene syntes det fungerte fint. Noen var skeptiske da vi kontaktet dem i forkant og fortalte at årets kontroll måtte skje på Teams, men da vi kom til høsten hadde alle installert programvaren og blitt vant til videomøter, og det hele gikk kjempefint. Det at Regnskap Norge sendte ut tips og triks på video til bedriftene i forkant, bidro nok til at de fleste var veldig godt forberedt, sier hun.

Hun mener denne kontrollformen nok vil være krevende for regnskapsbedrifter som har alt på permer og papir, men de fleste bedriftene hun kontrollerte, hadde kommet langt med digitalisering. Riktignok skjedde det at noen måtte holde papirbilag opp foran webkameraet, eller scanne dem inn for å vise frem, men det fant man løsninger på. Likevel understreker hun at det naturligvis er ting man går glipp av når man ikke kan møte opp fysisk.

Jeg opplevde også at kontrollobjektene syntes det fungerte fint.

Martine Aas Dale, Adwice Sandvika

– Det er klart, jeg savnet litt å spise lunsj der, hilse på alle medarbeiderne og bli litt bedre kjent. Dessuten er det også relevant å kunne se litt på hvordan lokalene er innrettet – har de ansatte låsbare kontorer eller skap sånn at de kan håndtere taushetsbelagt informasjon riktig, er printeren plassert på eget rom, sånne ting. Likevel synes jeg det fungerte så godt at det i mange tilfeller kan være verdt å fortsette digitalt, sier Dale.

Noen trenger stedlig kontroll

May Liz ChristensenI den andre enden av erfaringsskalaen finner vi May Liz Christensen, som til vanlig er autorisert regnskapsfører og daglig leder i DMC Regnskap. På Regnskap Norges årsmøte i 2019 ble hun overrasket med foreningens Hederstegn for sitt engasjement og sin innsats i kontrollørkorpset.

Christensen har vært med siden 2000, det andre året det ble utført stedlige kontroller, og dengang var det bortimot utenkelig å gjøre dem digitalt: Flere av kontrollørene brukte fremdeles penn og papir for å kladde sine rapporter ute i felten, for så å renskrive dem når de kom hjem til sitt eget kontor. Men i 2020 var regnskapsbedrifter blitt langt mer digitalt modne:

– Egentlig synes jeg at det fungerte veldig bra, særlig på de små og mellomstore regnskapsbedriftene, selv om jeg må innrømme at jeg opplevde den første og andre kontrollen som nokså intens – man sitter jo på kamera hele dagen.

– Jeg synes ikke at jeg brukte noe kortere tid, faktisk litt lengre? Dette var jo en ny situasjon både for oss som kontrollører og for dem som ble kontrollert – flere av dem var nok litt spente og trengte litt ekstra tid til å områ seg på. Etter hvert som jeg hadde gjort flere kontroller, følte jeg at jeg jobbet litt annerledes, men uansett ble timeforbruket i forhold til tidligere litt høyere.

Dette var jo en ny situasjon både for oss som kontrollører og for dem som ble kontrollert.

May Liz Christensen, DMC Regnskap

Det skal tilføyes at enkelte av Christensens kontrolloppdrag er blant de mer krevende, enten fordi det er etterkontroller, hvor man gjerne har fokus på avvikene som ble avdekket på fjorårets kontroll, eller hos de litt større konstellasjonene.

– På slike kontroller mener jeg at det har en egenverdi å være tilstede. Det gir et inntrykk av stemningen og følelsen i bedriften som jeg ikke opplever at man får på Teams. Et annet poeng er hos de litt større virksomhetene, for eksempel de som kanskje har 10-12 forskjellige avdelinger, så er de ofte ikke fullt så samkjørte som «sjefen» på hovedkontoret kanskje skal ha det til. I slike tilfeller tror jeg det vil ha en funksjon å gå tilbake til stedlige kontroller når det blir mulig, sier Christensen.

Med digitalt kan flere lære

Sluttrapporten for fjorårets 293 kontroller foreligger ikke i skrivende stund, men foreløpige tall indikerer at feilprosenten hos de kontrollerte bedriftene er enten flat eller synkende. Rutinene for kvalitetskontroll ser ut til å være det området som byr på størst problemer, men her har det likefullt vært en klar forbedring, med en samlet nedgang i andelen kritiske bemerkninger på over 30 prosent de siste tre kontrollsesongene.

Det er i skrivende stund heller ikke avgjort om kontrollsesongen 2021 også blir digital, men om den skulle bli det, vil det likevel ikke være gitt at dette blir den nye normalen. Kanskje kan det bli aktuelt å innføre en differensiering?

– Jeg tror nok at kontroll av de små og mellomstore byråene fungerer greit digitalt, men for de litt større konstellasjonene blir resultatet bedre når man er fysisk tilstede. Når det er sagt, var det en herlig avveksling i fjor å kunne legge seg i egen seng hver kveld – det er ikke til å komme forbi at denne måten å gjøre det på, er et godt alternativ til å skifte hotell fire ganger i uka, sier Christensen.

– Det finnes jo regnskapsbedrifter overalt i dette landet, så enkelte av reiserutene har vært nokså tidkrevende. Noen har nok vært skremt av det, og således kan kanskje digitale kontroller bidra til at flere vil være kontrollører. Folk er så flinke der ute, de løser ting på kreative måter og har funnet frem til masse nyttige verktøy! Når man brenner litt for faget og bransjen, er det derfor både gøy og lærerikt å møte folk på denne måten, sier Dale.

– «Man lærer så lenge man kontrollerer», pleier jeg å si. Det er ikke ett sted som er likt, og det er gøy å se hvordan ulike bedrifter har prøvd ut gode, organisatoriske grep som styrker effektiviteten. Det er rett og slett veldig mange som gjør mye smart med nye systemer, for eksempel på hvordan de lagrer og dokumenterer ting, sier Valentinsen.