Fra sprikende tall til felles sannhet

– Det viktigste er at man får et felles bilde på hva som er sant, at man er enige om hvordan de ulike tallene beregnes, ikke om tallet er 99 eller 100 prosent riktig, sier Kjetil Myrseth i SYSCO. Les om hvorfor stadig flere – også mindre bedrifter – tar i bruk Business Intelligence.

Business Intelligence (BI), med dashboards som viser nøkkeltall og måltall (KPI-er), er blitt mer og mer vanlig og populært de siste 20 årene.

Business Intelligence henger uløselig sammen med dataanalyse (såkalt Analytics). I dag kobles BI stadig oftere sammen med begreper som kunstig intelligens (AI – Artificial Intelligence) og Machine Learning (programmer som «lærer selv») og de fleste regnskapsprogrammer tilbyr muligheter for å sette opp dashboards med nøkkeltall og analyse av disse.

Kjetil Myrseth, leder for Analytics-avdelingen i IT-selskapet SYSCO har hjulpet mange små og store virksomheter med innføring av Business Intelligence og løsninger for å analysere tall. Han sier at det viktigste for virksomhetene er å få tilgang på oppdaterte tall og et felles bilde på hva som er sant.

– Det er det viktigste, og det betyr mer enn om tallet er 98, 99 eller 100 prosent riktig. Ofte er det ikke tallet i seg selv som er viktig, men hvordan det endrer seg fra dag til dag eller måned til måned. Slik får man med seg svingninger, understreker Myrseth.

Hver mann sitt regneark

Det er ikke uvanlig i små og store virksomheter at medarbeidere har hver sine regneark med tall fra sine områder. Snarere er det vel heller normalen at ansatte passer på sitt salg, sine produkter og sin timebruk eller inntjening i egne regneark.

Det gjør at verdifull informasjon ikke kommer ledelsen til gode, og kan gjøre det vanskelig å ta gode forretningsstrategiske beslutninger for både dagen, morgendagen og på lenger sikt.

– I små og store organisasjoner kan man ikke ha mange som lager sine egne rapporter og lager egne definisjoner for hvordan man eksempelvis beregner lagertid på et produkt. Begreper og beregninger må gjøres likt. Det er en av hovedgrunnene til å innføre Business Intelligence, sier Myrseth.

Han legger til at rapportering på nøkkeltall – hvordan driften ser ut i forhold til budsjett – krever at man beregner ulike utgiftsposter likt på tvers av virksomheten, enten det handler om IT-utstyr, kopimaskiner, møbler eller annet. Det gjelder også periodisering. Han legger til at hvordan man beregner et tall, må gjøres likt og riktig på tvers av virksomheten, på alle lokasjonene. Myrseth eksemplifiserer med lagertid:

– Defineres lagertiden fra når varen lastes på bilen for å kjøre til lageret eller er det når det blir lastet av bilen? Eller når varen er registrert i reolen? Dette må være identisk for alle varene på alle lokasjonene i hele virksomheten. Hvis ikke, får man ikke sammenliknet den faktiske lagertiden på de ulike produktene, eller omløpshastigheten i de ulike lagrene. Da mister man muligheten til å analysere hvorfor et produkt har mindre liggetid, eller hvorfor et lager har lav omløpshastighet, forklarer Myrseth.

Informasjonskvalitet og informasjonsdeling

– En av de viktigste grunnene for at bedrifter velger å ta i bruk BI, er å få samlet og kvalitetssikret data fra ulike kilder, sier BI-ekspert Helle Benjaminsen Normann. Hun har studert Business Intelligence ved NTNU og jobber i dag som Business Intelligence-arkitekt ved Nordic Choice Hotels.

– Mange bedrifter sliter med at data som skal beskrive det samme, er forskjellig hos ulike kilder. Ved å ha kun ett sentralt datalager, med kvalitetssikrede data, kan man være sikker på at det ikke finnes andre versjoner av de samme dataene. Det kan bare finnes én sannhet, fortsetter hun.

Hun legger til andre grunner som også er viktige grunner for å innføre BI:

• Informasjonsdeling. Med ett felles datalager blir det tryggere og enklere å dele data og informasjon med ansatte, kunder, partnere o.l. gjennom rapporter og dashboards.
• Effektivisering. Prosesser som tidligere var manuelle blir automatiserte. At f.eks. HR får varsel dersom en ansatt har jobbet for mye overtid, i stedet for at dette må sjekkes manuelt.
• Overvåkning av viktige tall. BI gir mulighet til kontinuerlig overvåking av nøkkeltall, måltall, prestasjoner, fravær, salg og så videre.
• Beslutningsstøtte. Ved å følge med på KPI-er og gjøre bedriftsanalyser, får ledelsen i bedrifter et mer solid grunnlag til å ta bedre og riktigere avgjørelser. Beslutninger tas ofte på bakgrunn av analyser over ting som har hendt, men også ut fra hva som kan skje i fremtiden.

Se inn i fremtiden

Gjennom mønstergjenkjenning (dataminering og Machine Learning) kan man gjøre presise antagelser rundt hvordan mønsteret vil se ut i fremtiden. BI gjør det mulig å få ny innsikt i gamle data ved å koble samme dataene med ny informasjon og andre data. Dette gir ledelsen i bedrifter mulighet til å få hjelp i forretningsstrategiske avgjørelser. Man har gått fra å bruke data for å besvare spørsmål som «hva skjer nå?», til også å kunne si «hvorfor har dette skjedd?» og «hva vil skje i fremtiden?»

Business Intelligence kan kalles en virksomhetsprosess der man samler, analyserer og presenterer data for å oppnå et gitt formål. BI er med andre ord ikke ett verktøy, men et paraplybegrep som inkluderer applikasjoner, infrastruktur, ulike IT-verktøy og beste praksis. Alt dette gir tilgang til, og analyse av, informasjon slik at man kan optimalisere beslutninger og forbedre ytelsen.

Data som brukes i en Business Intelligence-løsning kan komme fra flere ulike datalager og datakilder. Det kan være forretningssystemer, ERP-systemer, kundedataapplikasjoner (CRM-løsninger), databaser, kommaseparerte filer, regneark med mer. Med de riktige Business Intelligence-verktøyene, kan veien være kort til en mer effektiv og verdiskapende bedrift.