Hun åpnet for papir- fri flyt av fakturaer i Vinmonopolet

Vinmonopolets økonomifunksjon har blitt en av Norges beste – ikke fordi kravstore aksjonærer forlangte effektivisering, men fordi regnskapsavdelingen ønsket mer interessante arbeidsoppgaver.

Hva kan man få til av effektiviseringer og forbedringer i en organisasjon hvor det ikke står kravstore aksjonærer i kulissene og forlanger det? Dette spørsmålet kan nok besvares på mange måter, men regnskapssjef Laila Sønvisen Kjærland kan i hvert fall fortelle hva de har gjort i Vinmonopolet.

Fred til forandring

Da hun begynte i regnskapsavdelingen i 2011, var de 16 ansatte – fem av dem bare på fakturering. Nå har de eliminert 99,4 prosent av papirfakturaene i selskapets største produktområde (drikkevarevirksomheten), og en omfattende digitalisering av hele verdikjeden har åpnet for betydelig automasjon i hele organisasjonen.

Pensjonsavganger, oppsagte konsulentkontrakter og noen interne forflytninger har gjort at regnskapsavdelingen nå har 8 ansatte til å gjøre jobben. Det håndterer de godt, selv om avdelingens oppgaver er endret i omfang og karakter – blant annet fordi Vinmonopolet i mellomtiden har økt både omsetning og antall butikker. Så hvordan gikk dette til?

– Det er to måter å angripe dette på. Man kan si at statseide foretak liker sine rutiner, og at det derfor er begrenset eksternt påtrykk for å modernisere hvordan vi jobber. Men man kan like gjerne si at fordi vi er statseide, er folk kanskje litt mindre redde for å miste jobben sin. Det gir oss en ro til sammen å fokusere på hvordan vi vil jobbe – og til å få det til å skje, sier Kjærland.

– Da jeg kom inn i 2011, foregikk det meste her fremdeles manuelt. Rundt omkring i landet satt butikksjefer med papirbaserte systemer, og de sendte hver måned inn regnskapene sine i kasser med bilag og permer for gjennomgang. I vår ende brukte vi mye tid til å lete etter papirer og fakturaer, og vi fikk mange purringer. Det er få som liker å jobbe sånn, og da ble spørsmålet hvordan vi ønsket at arbeidsplassen vår skulle fungere og hva vi kunne gjøre for å få dette til, sier hun videre.

Punch no more

Den gang hadde Vinmonopolet allerede begynt jobben med å innføre SAP, som er et helintegrert ERP-system. Med det nye systemet kom nye prosesser, og Kjærlands team kunne se disse på tvers av funksjonene. Det gjorde det mulig for regnskapsavdelingen å se en ny rolle for seg selv.

– Vi er jo alle ledd i en kjede, og enhver kjede starter et sted; noen gjør en bestilling, det kommer inn en vare i butikkene, en kunde plukker den med seg, og innimellom skjer det noen betalinger. Mellom de ytterpunktene snakket man tidligere ikke sammen, så ingen tenkte egentlig så mye på hva de andre leddene i kjeden gjorde.

– Vinmonopolet kjørte også et LEAN-prosjekt, og vi i regnskapsavdelingen var vel de som tok dette mest innover oss. LEAN-tenkningen ga oss en annen forståelse for hvordan vi var avhengig av alle ledd i kjeden. Så lenge alt foregikk på papir, ville vi forbli en stor punche-avdeling, og da ville vi bli sittende som et sisteledd som fikk all oppryddingen, sier Kjærland.

Ut og «misjonere»

Regnskapsavdelingen satte pris på de nye, gode rutinene som SAP tilførte organisasjonen, men de skjønte fort at det ikke holdt å sitte på hovedkontoret og definere rutinene; de måtte også ut og forsikre seg om at det kunne fungere i utsalgene.

– Butikkene måtte for eksempel gjøre varemottak helt riktig for at systemet skulle kunne gi de ønskede fordelene. Det var slett ikke problemfritt, men vi tok oss tid til å reise rundt og snakke med butikkpersonalet. Da fikk vi utfordringene opp på bordet slik at vi kunne løse dem sammen, én for én.

– Gulroten var at de ansatte skulle få en enklere og mer interessant hverdag da vi kom i mål med dette. Det har vi levert på: Nå er over 99 prosent av utsalgenes fakturastrøm tilknyttet drikkevarer fullautomatisert, så det slipper butikksjefene helt å forholde seg til, sier hun.

Endring – lyst eller tvang?

Det har vært påpekt at Vinmonopolet, gitt sin helt eksplisitte maktposisjon, er i en særstilling som andre miljøer ikke nødvendigvis kan kopiere: Selv om det aller meste av varene deres produseres i utlandet, forholder Vinmonopolet seg utelukkende til rundt 400 norske smågrossister. Det blir da opp til dem å sørge for at små og store vinprodusenter – trolig med høyst varierende grad av digitalkompetanse og -kultur – oppfyller den norske monopolistens krav til sporbarhet, dokumentasjon og digital informasjonsflyt.

– Det stemmer for så vidt at vi har en viss definisjonsmakt, for å si det sånn. Det er stadig mange som vil inn og selge sine varer i våre hyller, og det får de ikke uten å kunne levere på en EDI-løsning. Det får de forresten helt fint til uten å gå over på SAP, da det er mange systemer som kommuniserer godt med våre.

– Men det blir ingen endringer hvis ingen går foran og stiller krav. Jeg ser derfor ikke dette som at vi overlater et problem til importører og smågrossister, jeg ser det mer som at vi lærer dem å bli mer digitale. Vi gir dem en mulighet – og et påskudd, om man vil – til å digitalisere og strømlinjeforme sine egne prosesser, slik at de kan hente ut de samme fordelene som vi har gjort, sier Kjærland.

Alltid forbedring

Du kan tenke på dette på din neste private polferd: Når flasken forlater hyllen, «bippes» gjennom kassasystemet og forsvinner ut av butikken, oppdateres lagerbeholdningen automatisk. Når den beholdningen faller under et gitt nivå, går det automatisk en ordre direkte til leverandøren, som sender ut varer for å bringe lagerbeholdningen tilbake til avtalt nivå.

Det at veldig mange mennesker ikke er involvert i denne prosessen, er både tids- og ressursbesparende på mange plan. Men Kjærland og regnskapsavdelingen har ikke tenkt å slå seg til ro med tingenes tilstand – hverken nå eller senere.

– For oss kommer ønsket om å stadig bli bedre helt naturlig. LEAN-prosjektet bidro til å skape en endringsvillig mentalitet. Nå har vi utviklet en kultur hvor alle er på kontinuerlig utkikk etter små og store problemer eller utfordringer som vi kan ta tak i og gjøre noe med. Vi har ennå mye ugjort, slår Kjærland fast.