– Hvitvaskingsarbeidet er en felles utfordring for hele regnskapsbransjen

Det fremstår som tydelig at bransjen må løfte blikket og ta innover seg ansvaret de er pålagt under det nye hvitvaskingslovverket. Det var én av konklusjonene i Regnskap Norges frokostseminar om anti-hvitvaskingsarbeid.

Regnskap Norges frokostseminar om anti-hvitvasking 10. mai – med rundt 40 oppmøtte i salen og ytterligere rundt 550 deltakere på nett over det ganske land – viste klart at anti-hvitvaskingsarbeidet er noe bransjen tar på største alvor.

Knut Høylie, fagansvarlig kompetanse i Regnskap Norge, mente at dette også understrekes av regnskapsførernes innmeldinger av Mistenkelige Transaksjoner (såkalte MT-meldinger), som i 2021 steg til rekordhøye 104 meldinger (fra 57 i 2019 og 92 i 2020).

– Det kan naturligvis hende at antallet burde ligget enda høyere, men det sentrale er å observere at vi her ser en positiv trend etter at bransjen lenge har ligget nokså stabilt på en 50-60 meldinger årlig. Denne utviklingen fortsetter også gjennom første kvartal i år, hvor vi allerede er oppe på 31 meldinger, sa Høylie.

Tematilsynet viste sprik

Men selv om utviklingen i MT-meldinger er positiv nok, viste fjorårets tematilsyn om den nye hvitvaskingsloven med stor tydelighet at det er et sprik mellom Finanstilsynets forventninger til regnskapsbedriftenes anti-hvitvaskingsarbeid og regnskapsbedriftenes interne praksis.

– Det er lett å spørre om myndighetene er for formalistisk orientert og ikke nok opptatt av den løpende oppfølgingen som avdekker de mistenkelige transaksjonene – for det er der den store oppgaven ligger. Vi har også stilt spørsmål ved om veiledningen fra myndighetene har vært god nok når resultatet ble som det ble, uttalte Høylie.

Siden samtlige av dem som fikk tilsyn også fikk kritikk, mente han det er lett å si at de som ble kontrollert «tok en for laget» – og at dette derfor må være en vekker for resten av bransjen.

– De som ble kontrollert er seriøse aktører innen sitt fagfelt, og blant våre mest velrenommerte regnskapsbedrifter. Men dette er en felles utfordring for hele regnskapsbransjen, og derfor må hele bransjen være bevisst sitt ansvar: Styrene må ta sitt ansvar, ledelsene og de oppdragsansvarlige må ta sitt ansvar, og det samme må også den enkelte regnskapsmedarbeider.

Ansvar for styret og daglig leder

Høylie mente det kunne virke som at mange styrer kanskje har tenkt at hvitvaskingsarbeidet er noe administrerende direktør og regnskapsbedriftens øvrige ledere måtte ta ansvar for, eller at den enkelte medarbeider følger med på det. Det går ikke lenger.

– Finanstilsynet har tydelig sagt at de forventer mye mer av styrene rundt omkring. De må rett og slett investere mer tid enn man har gjort til nå, sa Høylie, og viste til følgende liste:

• Styremedlemmer og daglig leder har et personlig ansvar for anti-hvitvaskingsarbeidet. Overtredelser på dette kan straffes med gebyr, bøter eller fengsel.
• Rutiner for anti-hvitvaskingsarbeidet skal:
  • Være fastsatt av styret
  • Sikre at foretaket håndterer identifisert risiko og oppfyller pliktene etter hvitvaskingsloven
  • Tilpasses virksomhetens art og omfang
  • Dokumenteres
  • Fastsettes og følges både på konsernnivå og i filialer, samt i majoritetseide datterselskaper (der dette er aktuelt)
  • Holdes oppdatert, gjennomgås minst en gang i året, og inngå som en del av internkontrollen
• Det skal utpekes en hvitvaskingsansvarlig i ledelsen (og denne må naturligvis byttes ut dersom vedkommende slutter)

– Det er absolutt anbefalt for regnskapsbedriftene å ta utgangspunkt i malverk fra for eksempel oss i Regnskap Norge, men en viktig erfaring fra tilsynet er at det er avgjørende å tilpasse malen til eget foretak. Dette var den sterkeste kritikken fra Finanstilsynet, så dette er noe av det aller mest kritiske å få rettet opp i, uttalte Høylie.

Ansvar for oppdragsansvarlig og medarbeidere

Selv om den oppdragsansvarlige ikke er tillagt noen spesiell rolle etter loven, har vedkommende ansvar for å sikre at regnskapsbedriften oppfyller sine plikter på oppdragsnivå. Det handler om rutiner og tiltak i forbindelse med etablering av nye kundeoppdrag, og om den løpende oppfølgingen av kundeforholdene.

Den enkelte medarbeider har også – på linje med alle som er involvert i utføringen av et oppdrag – ansvar for å følge hvitvaskingsrutinen og kundespesifikke tiltak. Det innebærer blant annet løpende overvåking av at transaksjoner er i samsvar med opplysningene bedriften har innhentet om kunden, og at man reagerer dersom det skjer endringer hos kunden som kan påvirke kundetiltak.

Dette med «kjenn din kunde»-tiltak er noe av det som ser ut til å volde medlemsbedriftene størst hodebry. En svært stor andel av spørsmålene i kjølvannet av seminaret dreide seg om nettopp dette – de er listet opp og besvart på denne siden, sammen med en film av hele seminaret.

Motivasjonen til den enkelte

En veldig klar anbefaling fra Høylie er uansett at alle i regnskapsbransjen bør lese Finanstilsynets rapport og stille seg selv spørsmålet «Hva betyr dette for meg, og for vår bedrift?».

Her er det på den ene siden snakk om at overtredelsesgebyrene etter det stedlige tematilsynet var betydelige – fra 100 000 kroner for de minste til 400 000 kroner for de største – og på den andre siden at det blir offentliggjort hvem som får kritikk. Men hvis motivasjonen skal være at regnskapsbedriften ikke skal havne i gapestokken eller på annen måte straffes dersom Finanstilsynet kommer på besøk, mener Høylie det vil bli vanskelig å bygge noen særlig langvarig motivasjon for arbeidet:

– Som regnskapsførere må vi vurdere fokus for arbeidet vårt, hva motivasjonen vår skal være. Handler dette om å følge reglene, eller handler det om å hindre hvitvasking? Klarer vi den utfordringen det er å gå fra et formelt fokus til å fokusere på det materielle – bygge gode rutiner for arbeidet, gode systemer som hjelper oss med å få dette til å fungere, gli sømløst og bli en naturlig del av jobben – da vil vi lettere klare å bygge en langvarig motivasjon som gir mestring og arbeidsglede, uttalte Høylie.