Hvor skal bærekraftsinformasjonen legges?

Bedrifter kan hente bærekraftsinformasjon ut av fakturaene for å beregne sitt miljøavtrykk. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring mener imidlertid at slik informasjon helst bør registreres mye tidligere i kjøpsprosessen enn som så.

Bærekraftsrapportering har kommet et godt stykke de siste årene, men som fag kan det vel ennå ikke sies å være noen fullmoden disiplin.

I de tidlige årene var det vanskelig for mange bedrifter – selv de som var motivert for å lage ordentlige bærekraftsrapporter – å finne datamaterialet å rapportere på. Ivrige hoder tenkte seg da fremt en løsning som i hvert fall kunne tjene som en begynnelse: Bedriftens innkommende fakturaer.

I strømregninger, drivstoffregninger og andre dokumenter er det jo langt på vei spesifisert hva som inngår i de fleste av bedriftens innsatsfaktorer, og disse bør det være mulig å konvertere til andre, målbare størrelser. Men hvor langt er det fornuftig å dra denne praksisen?

Skepsis i direktoratet

– Jeg skjønner motivasjonen for å gripe til fakturaen for å hente relevant informasjon. Den er utbredt og enkelt tilgjengelig, og alternativene er ikke like utbredt som faktura. Derfor er vi ikke prinsipielt i mot.

Det sier Jan Andre Mærøe, som er Fagleder digital kontraktsoppfølging og Produktansvarlig Elektronisk handelsformat (EHF) i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Faktum er likevel at fakturaer, spesielt EHF og Peppol BIS, er regulert av standardiseringsorganisasjonen i EU, CEN, som vil gjøre det mer utfordrende å få inn bærekraftsinformasjon i formatet:

– Det vi vet, er at noen har pilotert bærekraftsinformasjon i faktura via såkalte frie felter – det som i standarden heter «additional item properties» – når de sender EHF-fakturaer.

– Utfordringen med dette er at ulike økonomisystemer håndterer disse feltene ulikt. Det gjør feltene vanskelige å få inn i systemet slik at de kan vises for kundene. Da kan det godt hende at informasjonen derfra rett og slett blir umulig å behandle, sier han.

Databaser som alternativ

Via EHF-katalog har vi sett på tre mulige måter å få overført bærekraftsinformasjon knyttet direkte til hver enkelt vare:

1. Leverandørene kan legge all bærekraftsinformasjon for individuelle produkter i eksterne databaser, og så kan økonomisystemer eller andre løsninger gjøre oppslag i disse basene via lenker på varelinjen i katalogen.
2. En annen måte er at varene klassifiseres med miljømerking, (svanemerke, fairtrade, nøkkelmerking og andre). Dette kan påvirke innkjøpsadferden ved at innkjøpere velger en vare med miljømerke i bestillingssystemet.
3. Eller også kan informasjonen om verdi for å måle fotavtrykk for varen, legges på linjenivå ved bruk av de frie feltene – aller helst i katalog, men også i faktura (med de ulemper som er beskrevet).

– Det er uansett fornuftig å se helhetlig på hele prosessen fra bestilling til betaling, og da mener vi at informasjonen bør samles inn så tidlig i prosessen som mulig. Det gir mye større mulighet til både å påvirke innkjøpsatferden og analysere innkjøpet på en helhetlig måte, i hvert fall målt opp mot å telle innholdet i ordrelinjer etter at kjøpet er gjennomført, sier Mærøe.

– Internasjonal handel er et annet aspekt i dette. For å sikre at også utenlandske leverandører registrere bærekraftsinformasjon tilknyttet sine varer, må Europeiske standardiseringsorganisasjoner på banen, sier han.

Mærøe viser til et Nordisk program kalt Nordic Smart Government & Business (NSG&B) der DFØ leder et område kalt Digitale forretningsdokumenter og produktinformasjon. En av pilotene omhandlet forsendelse av miljøinformasjon mellom de Nordiske land ved bruk av Peppol BIS og Peppol Network. Ved å gjøre bærekraftsinformasjon maskinlesbart, vil dette på sikt forenkle rapporteringen til de Nordiske myndigheter.

Vil unngå merkostnader

Hans Christian Ellefsen er Direktør teknologi, innovasjon og bærekraft i Regnskap Norge, og han har tidligere snakket varmt om mulighetene for å hente bærekraftsinformasjon ut av fakturaer.

Han er imidlertid tilhenger av å innta et helhetlig syn for innkjøpsprosessen samlet sett, og ser absolutt Mærøes poeng om å starte tidlig i prosessen.

– Etter mitt skjønn kan det være helt ok at bærekraftsinformasjonen samles gjennom oppslag i en katalog, men det avhenger litt av hvilke kostnader som er forbundet med å implementere en slik løsning, sier Ellefsen.

– For Regnskap Norge er det et viktig hensyn at små og mellomstore bedrifter ikke må pålegges vesentlige kostnader med en slik løsning, slår han fast.