Kan regnskapsfører bistå kundene med innkjøp?

Regnskapsførere er i en unik posisjon til å sikre lønnsomme løsninger for kundene.

I artikkelen Nå går EHF-toget så vi på hvordan regnskapsførere kan bistå kundene med oppsett av innkjøpssystem, og bidra til å effektivisere hverdagen deres. 

Her ser vi nærmere på regnskapsførers rolle i innkjøpsuniverset, som kan sikre at løsningen blir så lønnsom som mulig for kunden.  

Med regnskapsførers innsikt i kundenes virksomhet og drift, er regnskapsfører gjerne den nærmeste til å anbefale innkjøpssystem og vurdere lønnsomhet. I tillegg vil flere SMB-virksomheter nok være interessert i bistand tilknyttet leverandører og leverandøravtaler.   

Hvorfor bør en SMB-virksomhet vurdere innkjøpssystem? 

Per Inge Rygg, daglig leder i Vieri, en leverandør av programvare innen innkjøp, forteller at de har sett på hvorfor kundene tar i bruk innkjøpssystemer, og oppsummerer deres erfaringer: 

– Kunder vil aldri innføre en bestillingsløsning hvis det ikke lønner seg, så det er vesentlig at man kan peke på en gevinst for kunden.   

Enkel og komplett løsning  

– Når innkjøp ikke er satt i system skjer de ofte litt tilfeldig etter behov, uten kontroll og styring. Når innkjøpene rutes inn i en bestillingsløsning, har man god kontroll og sporbarhet. Det gir grunnlag for bedre kontroll og flyt for virksomheten på innkjøpsområdet. Dette omtales ofte som prosessgevinster for virksomheten, sier Per Inge. 

Videre forklarer han at det i hovedsak er snakk om to besparelsestyper: Prosessgevinst er nevnt, og den andre er gevinsten knyttet til at man får lavere priser når man bygger kjøp på inngåtte rammeavtaler. Kall det en prisgevinst.  

Rammeavtaler gir besparelser 

God oversikt over innkjøpene sikrer transparens og gir bedre kostnadskontroll:  

– Å bestille de varene som er kontraktsfestet med leverandøren er et viktig mål ved innføring av bestillingsløsning, forteller Rygg. – På den måten oppnår man som kunde prisbesparelser mot leverandøren. Det er viktig å sørge for at det finnes rammeavtaler som kan benyttes. Disse kan enten stamme fra virksomheten selv eller fra et innkjøpssamarbeid. Klarer man å få alle til å benytte rammeavtaler, så vil man ha forhandlingsmakt gjennom volum - og da gir dette umiddelbart lavere priser.  

Dette er kjernen for å lykkes med elektronisk handel, mener Rygg:  

– Har man rammeavtaler og sortimentet er lagt opp i elektroniske varekataloger, så er resten av prosessen relativt enkel. Gevinsten knyttet til selve rammeavtalene kan dreie seg om en 7 % besparelse, ifølge DFØ (Direktoratet for Forvaltning og Økonomistyring). DFØ bruker mye tid og ressurser på å gjøre analyser for besparelser som kan oppnås blant annet ved innføring av elektronisk handel.  

Regnskapsførerens rolle og mulighet

Skal regnskapsføreren som rådgiver kunne alt? Absolutt ikke. Men å ha nok kunnskap til å vite hva som beveger seg i landskapet til kunden, og følge utviklingen, er noe både regnskapsfører og kundene vil være tjent med. 

– I og med at regnskapsfører kjenner både innkjøpsvolum målt i kroner og antall ordre per år, er det enkelt for regnskapsføreren å presentere business-caset for kunden og bistå i vurderingen av om et innkjøpssystem er en god investering, mener Rygg. 

Utfordringene til små og mellomstore virksomheter er at få har ressurser til å dekke de mest arbeidsintensive oppgavene, som er (1) fremforhandling av rammeavtaler og (2) tilgjengeliggjøring av sortiment gjennom opplastning av varekataloger.  

Hvorfor vil ikke SMB-virksomheten løse dette selv?  

– Det kan være flere årsaker, sier Per Inge. – Den mest vanlige er at man ikke har ressurser som jobber med innkjøpsfunksjonen. Derfor har bedriftene heller ingen kompetanse på innkjøp. Finnes det ingen kompetanse tenker man gjerne heller ikke på at det finnes penger å spare på smartere innkjøp.  

At kunden får et strukturert og sømløst system som gjenbruker data gir en prosessgevinst. Du slipper å gjøre ting to ganger:  

– Studier fra DFØ har vist at du får en besparelse på 200 kroner per bestilling i prosessgevinst, og det er faktisk et konservativt anslag, forteller Rygg. – Når du vet hvor mange bestillinger en kunde har, kan du enkelt regne den totale besparelsen. Regnskapsfører er tjent med å starte prosessen for sine kunder med en gjennomgang av business-caset, og ut fra dette komme med en anbefaling. 

Per Inge i Vieri tror innkjøpssystemer vil bli like vanlig å bruke som regnskapssystemer:  

– Å ta i bruk systemene blir stadig rimeligere. Og det har enorme fordeler! Det vi ser er at det ikke lenger kreves store ordrevolum før det blir lønnsomt, og da vil det være aktuelt for ganske mange. Regnskapskontorer som vil ta en posisjon på innkjøpssystem bør inngå et partnerskap med leverandører av innkjøpssystemer, oppfordrer Rygg. 

Rammeavtaler kan hentes på mange måter 

Leverandøravtalene inngås med leverandør i egen virksomhet eller gjennom et innkjøpssamarbeid som man er medlem av. 

Når rammeavtaler er inngått må leverandørene sende en varekatalog, som igjen må godkjennes at er i henhold til avtalen. Dette kan regnskapsfører gjøre, og noen systemer har funksjonalitet for å sjekke varekatalogen opp mot avtalen. 

Mindre virksomheter har sjelden dedikerte ressurser til å fremforhandle avtaler. Disse kan bli medlem av ulike innkjøpssamarbeid, og få bruke avtalene som fremforhandles mot et fee.  

Regnskapskontorer kan også redusere kostnader og effektivisere innkjøp for kundene sine ved å fremforhandle avtaler i et eget innkjøpssamarbeid, så kundene ikke trenger bruke tid på å sondere markedet og fremforhandle avtaler på egen hånd. Kriteriet er at regnskapskontoret eller -kjeden har stor nok kundemasse til at det er attraktivt for leverandørene.  Ser du for deg at regnskapsføreren, som virksomhetens nærmeste økonomiske rådgiver, kan ta en slik rolle? 

– Innkjøp er typisk en funksjon som ikke blir prioritert hos SMB fordi det er for ressurskrevende når virksomheten står alene. For et regnskapskontor som betjener mange kunder, så vil man kunne en levere en tjeneste som er lønnsom for kunden. Dette er en vinn-vinn, sier Per Inge avslutningsvis.