Spin-off: Bør din virksomhet skille ut økonomiavdelingen?

Behovet for profesjonalisering bidro til at Fjord Shipping skilte ut økonomiavdelingen i en egen regnskapsbedrift. Det har gitt de ansatte bedre oversikt, flere spennende kunder og en mer interessant hverdag.

I det øverste, venstre hjørnet av Vestland fylke, i Måløy i nye Kinn kommune, har Fjord Shipping holdt til siden 1989.

De er et rent management-selskap som selger tjenester til rederier. Det betyr at de leverer HMS-ledelse, bemanningsløsninger, kvalitetssikringssystemer, teknisk bistand, innkjøpsløsninger og annet som rederier trenger hjelp til.

Autorisasjon og risikospredning

Fjord Shipping leverer også regnskapstjenester til skipene, men siden 2013 har den delen av organisasjonen som leverer denne virksomheten vært organisert som et eget selskap. Fjord Services AS ble stiftet som et søsterselskap, med en egen ledelse og mange eksterne kunder som ikke har noe med Fjord Shipping å gjøre.

– Det ble etter hvert klart at autorisasjonsordningen gjorde det nødvendig for regnskapsdelen av tjenestespekteret å ha klarere skillelinjer og mer formelt definerte ansvarsområder. Dermed skilte vi regnskapsavdelingen ut som et eget selskap, Fjord Services AS, som så ble autorisert. Det forteller Jannicke Nydal, som har ledet regnskapsvirksomheten i 11 år, hvorav de siste åtte som daglig leder for det utskilte selskapet.

– Et annet aspekt var at shipping er en veldig konjunkturavhengig bransje, og en splitt ga oss mulighet til en ekstra trygghet i form av flere ben å stå på. Med flere eksterne kunder hadde vi ikke alle eggene i samme kurven dersom shipping plutselig fikk en vanskelig periode, sier hun.

Nærmest bare fordeler

Da økonomiavdelingen ble skilt ut, var det innledningsvis ikke lett å merke den store forskjellen. De samme folkene satt i de samme kontorene og utførte mange av de samme oppgavene. Men det pågikk en stor jobb med å utarbeide kvalitetssikringssystemer, sette opp avtaleverk og få inn enklere ting som for eksempel timeregistrering. Først da disse tingene var på plass ble effekten synlig – og da var det nærmest bare fordeler å spore, forteller ledelsen.

– Vi merket gradvis at det skjedde en viktig profesjonalisering. Én effekt var at vi fikk bedre oversikt og større synlighet rundt hva ting egentlig kostet. En annen effekt var en veldig kvalitetsheving på dokumentasjonen på regnskapsarbeidet overfor kundene. Det at vi fikk implementert gode styringssystemer og felles rutiner for de ansatte, ga et veldig løft for Fjord Shipping og leveransene våre, forteller Svein Skibenes, en av hovedeierne i morselskapet bak Fjord-selskapene.

– Rapportering har hele veien vært viktig for kundene våre. Noen av dem trenger for eksempel delregnskap for individuelle båter, og i det hele tatt er det en stor spredning i produkt- og tjenestespekteret som bransjen behøver, sier han.

Godt utgangspunkt

– I vår kommune er det et ganske globalt tilsnitt på næringslivet, med mange bedrifter som har stor aktivitet utenlands og følgelig kan ha nytte av vår spesielle erfaring. Samtidig er det stor bevissthet rundt verdien av å bruke lokale leverandører. Vi har ikke brukt de store summene på markedsføring, for utfordringen vår er vel først og fremst å få tak i dyktige medarbeidere, og så har kundene kommet av seg selv, sier Nydal.

I staben har de allerede flere siviløkonomer med erfaring fra revisjon. Nydal forteller samtidig at de legger stor vekt på at alle ansatte må være faglig oppdatert, og det er ekstra viktig at de setter seg grundig inn i virksomheten til kundene de jobber for.

– Kompetanse og kjennskap til kunden må gjennomsyre alt, slik at de kan være en sparringpartner langt utover det å føre regnskapet riktig, sier hun.

Det har fungert godt. Nærmest samtidig med at de ble skilt ut, begynte en rivende utvikling i næringslivet i Kinn kommune. Flere av de mest spennende blant disse selskapene vendte seg til Fjord Services for å få økonomibistand med internasjonal kompetanse og veletablerte rutiner, og mange av selskapene har opplevd fin vekst over flere år. Etter åtte år som eget selskap, er kundemassen nå fordelt omtrent likt på eksterne kunder og Fjord Shipping-tilknyttede oppdrag.

Sjefsskifte

Men veksten har vært krevende for Fjord Services som selskap, og etter å ha ledet virksomheten siden før den ble skilt ut, var Nydal klar for å gå over i en ny rolle i selskapet. Tidligere i år fikk Nydal høre at en erfaren ressurs gikk rundt i Bergen med en gryende ambisjon om å flytte tilbake til hjemstedet. Kontakt ble opprettet, ballen begynte å rulle, og i april overtok Margrethe Mykland som daglig leder.

– Jeg har ledet flere team som manager i EY i Bergen. Her i Fjord Services er det enda flere ansatte og kunder å ha ansvar for, og det så jeg som en veldig spennende oppgave å gi seg i kast med. Det har vært mye å sette seg inn i, for som det tidligere har vært sagt her, så er jo ikke shipping helt «rett frem», smiler Mykland.

– Det har vært en prosess å få oversikten over kundene og virksomheten, og jeg må også bli kjent med de ansatte. Det er jo en stor oppgave å sørge for at alle har det bra og at de hverken har for lite eller for mye arbeid. Samtidig er det ikke større forhold her enn at jeg også kan sitte med egne regnskap og ha oppdragsansvar, og det synes jeg er en fin kombinasjon, sier hun videre.

Mer avansert regelverk

Så er spørsmålet om en slik spin-off er noe Fjord Services vil anbefale for regnskaps- og økonomiavdelinger i andre foretak?

– Jeg vil si at det er veldig mange faktorer å ta stilling til. Det vi har sett, er at regelverket for regnskapsarbeid, og det ansvaret som medfølger, er blitt veldig mye mer omfattende. For oss har det blitt mer oversiktlig å få produksjonen over i en egen virksomhet, og det har gjort ansvaret – både overfor myndigheter, kunder og ansatte – mer synlig, og det har i hvert fall fungert veldig bra for oss. I tillegg har det gitt oss mulighet til å ta på oss oppdrag for eksterne kunder, sier Nydal.

Fjord Shipping har dessuten både kunnet beholde høy, spesialisert kompetanse mer eller mindre internt, samtidig som den kompetansen også kan tilbys til – og videreutvikles hos – andre kunder. Dette ville ikke vært mulig som en intern økonomiavdeling. Det er også lettere å rekruttere dyktige økonomi- og regnskapsfolk til et selskap hvor de kan jobbe med flere av regionens mest spennende selskaper, enn til «bare» å levere tjenester til shipping-selskaper, noe som også bidrar til at organisasjonen er bedre rustet for fremtiden.

– Jeg er veldig glad for at Margrethe valgte å komme inn. Regnskap kommer til å forandre seg mye fremover, og det kommer til å kreve mye ny kompetanse. Vi trenger unge, uredde medarbeidere som kan være med på den utviklingen. Dette er vi veldig giret på å få til, sier Nydal.